Identificatie van de functie

Functiecode : DPO087

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het bepalen van de doelstellingen van het stafteam "Strategisch PMO" uitgaande van de analyse van de beleidsplanning en de beleidslijnen inzake coördinatie en in samenspraak met de stafdirecteur "Strategisch PMO (Program Management Office) en Communicatie" en het afdelingshoofd " Ondersteuning en Opvolging PMO", de eindverantwoordelijkheid voor deze doelstellingen dragen en het stafteam aansturen in overeenstemming hiermee , en dit afhankelijk van de prioriteiten van het algemeen beleid van de FOD Financiën

teneinde

de doelstellingen van het stafteam doeltreffend en doelmatig te halen met respect voor de medewerkers

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het motiveren, evalueren en aansturen van het stafteam en van de verschillende programmamanagers en projectleiders, waarvoor hij/zij (vanuit hierarchisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

teneinde

een optimale inzet van iedereen en een beter begrip te doen ontstaan

 

Voorbeelden van taken

• het doen verdwijnen van aale oorzaken van demotivatie

• handelen op individueel vlak en in teamverband

• de medewerkers erbij betrekken door het werk te delegeren

• deelnemen aan seminaries inzake opleiding en individuele coaching (begeleiding)

 

Als

specialist

het vertalen van de doelstellingen en prioriteiten gesteld door het management naar acties die door het team uitgevoerd moeten worden zoals bijvoorbeeld:
- het ter beschikking stellen van de gegevens opdat het management de vooruitgang van het veranderingsproces in de FOD kan evalueren ;
- het inleiden van de bewustwording, de aanvaarding , het engagement en de aanpassing ten opzichte van de initiatieven inzake verandering in de organisatie - het inventariseren en verzamelen van de gegevens die vereist zijn voor de opvolging van de programma's en projecten;
- het bieden van de methodologische ondersteuning voor de programma's en de projecten;
- ...

teneinde

het stafteam te laten bijdragen aan de verwezenlijking van de operationele doelstellingen van de pijler en van de eenheid

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen van het algemeen beleidsplan en van de resultaten die het management verwacht

• het opvolgen van de ontwikkelingen in de maatschappij, de politiek en de externe omgeving

 

Als

organisator

het bepalen van de impulsen die gegeven moeten worden aan de medewerkers van het team en aan de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is, zoals bijvoorbeeld het organiseren van vergaderingen, overleg

teneinde

de vooropgestelde doelstellingen te halen en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van methodes om resultaten te behalen

• het inschatten van het werkvolume

• het voorstellen van gerichte acties

• het bepalen van de te voeren acties en de te behalen resultaten

 

Als

planner

duiding geven bij de projecten die door het stafteam ontwikkeld moeten worden ( projecten die in het beheersplan van de divisie opgenomen moeten worden); de uitvoering verdelen onder de medewerkers van het team, de uitvoeringsverantwoordelijkheden verduidelijken en het geheel weergeven in duidelijke richtlijnen

teneinde

de goede en volledige realisatie ervan te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan de opstelling van het plan van het afdelingshoofd en het uitvoeren

• het beleggen van vergaderingen met de teamleden en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het toewijzen van de opdrachten aan alle leden van het team en aan de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het verzekeren van een continu contact met de leden van het team en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

 

Als

controleur

het verzekeren van de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het werk uitgevoerd door de PMO-consultants en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

teneinde

de verwezenlijking van de doelstellingen in verhouding tot de vooropgestelde doelstellingen en de middelen die ter beschikking gesteld werden om deze te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het regelmatig onderzoeken van de boordtabel van het stafteam en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het trekken van conclusies en het ondervragen van de medewerkers en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• aanzetten tot het vinden van oplossingen ter verbetering in samenwerking met medewerkers en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het erkennen en waarderen van de positieve resultaten en inspanningen

 

Als

personne de contact

het leggen van de nodige externe en interne, formele en informele contacten (volgens de "vrije" procedures en binnen de grenzen van de voorrechten van de functie) o.a. inzake richtlijnen, instructies, ervaringen, informatie, enz. die komen van de stafdiensten ( operationele expertise,...) inzake medewerking met de regionale operationele diensten, inzake communicatie met de doelgroepen, enz.

teneinde

op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen in zijn/haar vakgebied en het verzekeren van goede relaties tussen het team en de andere niveaus van de organisatie, en de centrale en operationele diensten te laten bijdragen tot het onderhoud van de relaties met de doelgroepen waarvoor hij/zij verantwoordelijk is

 

Voorbeelden van taken

• zich spontaan tot deskundigen richten om op de hoogte te blijven

• het team vertegenwoordigen tijdens interne en externe vergaderingen

• deelnemen aan conferenties, congressen

• het verspreiden van de ontvangen informatie onder de medewerkers

 

Als

rapporteur

het geven van regelmatige en gerichte feedback over de activiteiten en resultaten van het team aan de divisiechef

teneinde

hem/haar de gelegenheid te bieden om deze te evalueren en te integreren in het managementbeleid

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van rapporten

• deelnemen aan vergaderingen

• het initiatief nemen tot informele ontmoetingen met het afdelingshoofd en zijn/haar personeel

 

Als

veranderingsdeskundige

het stimuleren van bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van veranderingsinitiatieven

teneinde

de implementatie van het veranderingsproces en het stimuleren van de projectwerking binnen de FOD Financiën te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van activiteiten op communicatief vlak die gericht zijn op het welslagen van het programma / project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen t.a.v relevante informatie van algemene aard

• het verschaffen van uitleg over de doelstellingen en de aanpak

• het opbouwen van toewijding t.o.v. de verandering en t.o.v. het waarnemen en afbouwen van bestaande terughoudendheid

• het uit de weg ruimen van misverstanden of misvattingen

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Het afdelingshoofd " Ondersteuning en Opvolging PMO"
Op technisch vlak wordt de functie ondersteund door de Senior PMO consultant

personen waaraan men hiërachisch gezien leiding geeft:
- senior PMO consultant (DPO089)
- PMO consultant (DPO090)
- analist veranderingsbeheer (niveau B)
- analist senior dossierbeheerder (niveau B)

De functies die bijgevoegd worden door ICT moeten eveneens in overweging genomen worden:
- analist toepassingen (IIC016 functioneel analist
- extern correspondent (IIC013) businessanalist

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.