Identificatie van de functie

Functiecode : DPO087

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het bepalen van de doelstellingen van het stafteam "Strategisch PMO" uitgaande van de analyse van de beleidsplanning en de beleidslijnen inzake coördinatie en in samenspraak met de stafdirecteur "Strategisch PMO (Program Management Office) en Communicatie" en het afdelingshoofd " Ondersteuning en Opvolging PMO", de eindverantwoordelijkheid voor deze doelstellingen dragen en het stafteam aansturen in overeenstemming hiermee , en dit afhankelijk van de prioriteiten van het algemeen beleid van de FOD Financiën

teneinde

de doelstellingen van het stafteam doeltreffend en doelmatig te halen met respect voor de medewerkers

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het motiveren, evalueren en aansturen van het stafteam en van de verschillende programmamanagers en projectleiders, waarvoor hij/zij (vanuit hierarchisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

teneinde

een optimale inzet van iedereen en een beter begrip te doen ontstaan

 

Voorbeelden van taken

• het doen verdwijnen van aale oorzaken van demotivatie

• handelen op individueel vlak en in teamverband

• de medewerkers erbij betrekken door het werk te delegeren

• deelnemen aan seminaries inzake opleiding en individuele coaching (begeleiding)

 

Als

specialist

het vertalen van de doelstellingen en prioriteiten gesteld door het management naar acties die door het team uitgevoerd moeten worden zoals bijvoorbeeld:
- het ter beschikking stellen van de gegevens opdat het management de vooruitgang van het veranderingsproces in de FOD kan evalueren ;
- het inleiden van de bewustwording, de aanvaarding , het engagement en de aanpassing ten opzichte van de initiatieven inzake verandering in de organisatie - het inventariseren en verzamelen van de gegevens die vereist zijn voor de opvolging van de programma's en projecten;
- het bieden van de methodologische ondersteuning voor de programma's en de projecten;
- ...

teneinde

het stafteam te laten bijdragen aan de verwezenlijking van de operationele doelstellingen van de pijler en van de eenheid

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen van het algemeen beleidsplan en van de resultaten die het management verwacht

• het opvolgen van de ontwikkelingen in de maatschappij, de politiek en de externe omgeving

 

Als

organisator

het bepalen van de impulsen die gegeven moeten worden aan de medewerkers van het team en aan de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is, zoals bijvoorbeeld het organiseren van vergaderingen, overleg

teneinde

de vooropgestelde doelstellingen te halen en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van methodes om resultaten te behalen

• het inschatten van het werkvolume

• het voorstellen van gerichte acties

• het bepalen van de te voeren acties en de te behalen resultaten

 

Als

planner

duiding geven bij de projecten die door het stafteam ontwikkeld moeten worden ( projecten die in het beheersplan van de divisie opgenomen moeten worden); de uitvoering verdelen onder de medewerkers van het team, de uitvoeringsverantwoordelijkheden verduidelijken en het geheel weergeven in duidelijke richtlijnen

teneinde

de goede en volledige realisatie ervan te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan de opstelling van het plan van het afdelingshoofd en het uitvoeren

• het beleggen van vergaderingen met de teamleden en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het toewijzen van de opdrachten aan alle leden van het team en aan de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het verzekeren van een continu contact met de leden van het team en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

 

Als

controleur

het verzekeren van de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het werk uitgevoerd door de PMO-consultants en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

teneinde

de verwezenlijking van de doelstellingen in verhouding tot de vooropgestelde doelstellingen en de middelen die ter beschikking gesteld werden om deze te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het regelmatig onderzoeken van de boordtabel van het stafteam en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het trekken van conclusies en het ondervragen van de medewerkers en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• aanzetten tot het vinden van oplossingen ter verbetering in samenwerking met medewerkers en de programmamanagers en projectleiders waarvoor hij/zij (vanuit hiërachisch of functioneel standpunt) verantwoordelijk is

• het erkennen en waarderen van de positieve resultaten en inspanningen

 

Als

personne de contact

het leggen van de nodige externe en interne, formele en informele contacten (volgens de "vrije" procedures en binnen de grenzen van de voorrechten van de functie) o.a. inzake richtlijnen, instructies, ervaringen, informatie, enz. die komen van de stafdiensten ( operationele expertise,...) inzake medewerking met de regionale operationele diensten, inzake communicatie met de doelgroepen, enz.

teneinde

op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen in zijn/haar vakgebied en het verzekeren van goede relaties tussen het team en de andere niveaus van de organisatie, en de centrale en operationele diensten te laten bijdragen tot het onderhoud van de relaties met de doelgroepen waarvoor hij/zij verantwoordelijk is

 

Voorbeelden van taken

• zich spontaan tot deskundigen richten om op de hoogte te blijven

• het team vertegenwoordigen tijdens interne en externe vergaderingen

• deelnemen aan conferenties, congressen

• het verspreiden van de ontvangen informatie onder de medewerkers

 

Als

rapporteur

het geven van regelmatige en gerichte feedback over de activiteiten en resultaten van het team aan de divisiechef

teneinde

hem/haar de gelegenheid te bieden om deze te evalueren en te integreren in het managementbeleid

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van rapporten

• deelnemen aan vergaderingen

• het initiatief nemen tot informele ontmoetingen met het afdelingshoofd en zijn/haar personeel

 

Als

veranderingsdeskundige

het stimuleren van bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van veranderingsinitiatieven

teneinde

de implementatie van het veranderingsproces en het stimuleren van de projectwerking binnen de FOD Financiën te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van activiteiten op communicatief vlak die gericht zijn op het welslagen van het programma / project door mee te werken aan het informeren van alle betrokkenen t.a.v relevante informatie van algemene aard

• het verschaffen van uitleg over de doelstellingen en de aanpak

• het opbouwen van toewijding t.o.v. de verandering en t.o.v. het waarnemen en afbouwen van bestaande terughoudendheid

• het uit de weg ruimen van misverstanden of misvattingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hoger management	beslissingen	vergadering, stuurgroep	dagelijks
Services de staff / de la ligne opérationnelle de son propre SPF	rapporten, studies	pour accord formel	ad hoc
managers de programme, Chefs de projet	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
collega's, medewerkers en management	mondelinge en schriftelijke adviezen	formeel en informeel	dagelijks
seminaries, colloquia, artikelen, publicaties, studies, ...		voor informatie/opleiding	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management inférieur	beslissingen	vergadering, stuurgroep	dagelijks
managers de programme, Chefs de projet	beslissingen	als dossier	ad hoc
bevolking (organisaties-particulieren-burgers) van de entiteit/van de pijler	schriftelijke antwoorden	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke antwoorden	per brief, e-mail ...	ad hoc
collega's, medewerkers en management	conseils oraux et écrits	informeel	dagelijks
seminaries, colloquia, artikelen, publicaties, studies, ...		voor informatie/opleiding	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Het afdelingshoofd " Ondersteuning en Opvolging PMO"
Op technisch vlak wordt de functie ondersteund door de Senior PMO consultant

personen waaraan men hiërachisch gezien leiding geeft:
- senior PMO consultant (DPO089)
- PMO consultant (DPO090)
- analist veranderingsbeheer (niveau B)
- analist senior dossierbeheerder (niveau B)

De functies die bijgevoegd worden door ICT moeten eveneens in overweging genomen worden:
- analist toepassingen (IIC016 functioneel analist
- extern correspondent (IIC013) businessanalist

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verdeling van het personeel toegewezen aan het team

• het wijzigen van de uitvoering van de ontwikkelingsdoelstellingen en van bepaalde operationele doelstellingen in functie van de beschikbare middelen als deze wijzigingen de betrokken ontwikkelingsdoelstellingen of operationele doelstellingen niet in vraag stellen

• het leggen van externe en interne contacten

• de evaluatiemethodes van het werk dat door de leden van het team uitgevoerd werd

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het vastleggen van uitgaven (personeel, materiaal, ...

• in samenspraak met het afdelingshoofd, het wijzigen van bepaalde ontwikkelingsdoelstellingen of operationele doelstellingen in functie van de beschikbare middelen wanneer deze wijzigingen de desbetreffende ontwikkelingsdoelstellingen en operationele doelstellingen fundamenteel in vraag stellen

• het wijzigen van de evaluatiemethodes van het werk uitgevoerd door de stafteams en de projectteams in overleg met de senior PMO consultant

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

Budget ter ondersteuning van het verzamelen en verwerken van interne en externe informatie (abonnementen op publicaties, deelna

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. kosten van 12 VTE waaraan de functie leiding geeft

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• aan de richtlijnen, instructies en wetgeving (fiscale et niet-fiscale) aangaande de materie die in de pijler behandeld wordt en aangaande de materie betreffende de werking van de directie en haar personeel

• aan het algemeen beleid van het management en van N-2 , van de stafdirecteur en het afdelingshoofd in het bijzonder

 

Welke vernieuwingen

• in het bepalen van de doelstellingen van het team, in functie van de prioriteiten inzake beheer van de stafdirecteur en het afdelingshoofd van de stafdienst, de administrateur (N-2), de administrateur-generaal (N-1) en van de FOD Financiën

• inzake alle aangelegenheden die ertoe strekken om zo effectief en efficiënt mogelijk deze doelstellingen te bereiken, zoals: > acties (preventief, remediërend) om de arbeidsomstandigheden in het team te optimaliseren; > het initiëren, sturen, organiseren, plannen, verdelen, coördineren van de werkzaamheden (inclusief acties voor het inzetten van personeel en materiaal); > het kwalitatief en kwantitatief opvolgen van het werk; > het ontwikkelen van en het overbrengen aan medewerkers van een visie over de opdrachten van het team; > het aansturen en begeleiden ("coachen",...) van de medewerkers

• interne richtlijnen en instructies die van toepassing zijn op het team

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• verwezenlijking van de doelstellingen van de stafdienst "Strategisch PMO en Communicatie"

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.