Identification de la fonction

Code de la fonction : IIS008

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Médiateurs

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Organiser, coordonner des réunions d'échanges internes et externes au SPF ou à l'institution dans les matières concernées, rédiger les rapports et s'assurer de leur transmission vers les instances compétentes, se tenir informé des évolutions récentes sur le plan national et international et développer une expertise pointue dans le domaine

afin de

permettre aux responsables de baser leurs choix et décisions sur des éléments adéquats, concrets, précis, cohérents et ainsi formaliser la position belge en veillant à la cohérence de la communication dans les instances nationales et internationales.

 

Finalités

En tant que

organisateur

organiser des réunions de coordination, de concertation et de réflexion internes et externes au SPF ou à l'institution dans les matières concernées

afin de

formaliser la position belge et veiller à la cohérence de la communication dans les instances nationales et internationales

 

Exemples de tâches

• organiser les réunions de préparations en vue des conseils européens

• veiller à l'envoi correct et au moment opportun des convocations aux réunions

• identifier les personnes cibles/experts devant participer aux réunions

• envoyer l'ordre du jour avec commentaires et avis

 

En tant que

spécialiste

donner des conseils et des recommandations aux responsables

afin de

permettre aux interlocuteurs de prendre les décisions adéquates

 

Exemples de tâches

• donner des avis à la hiérarchie dans des domaines internationaux

• participer et/ou présider des réunions et y prodiguer ses avis et conseils

• élaborer des rapports ou des notes de recommandation

 

En tant que

rédacteur

rassembler, traiter, rédiger les informations sous forme de rapports complets et détaillés

afin de

permettre aux responsables de baser leurs choix et décisions sur des éléments adéquats, concrets, précis et cohérents

 

Exemples de tâches

• assurer la rédaction et la mise à jour de notes politiques dans les sujets visés

• rédiger des réponses à la signature du Ministre, dans les matières concernées

• contribuer aux rapports nationaux dans les matières visées

• assister aux réunions communes de suivi des dossiers et rédiger les rapports de ces réunions

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

se tenir informé des évolutions récentes dans les instances nationales et internationales ainsi que des évolutions internes au SPF ou de l'institution

afin de

garantir un service actualisé dans les informations fournies

 

Exemples de tâches

• consulter la presse spécialisée dans le domaine traité

• consulter les sites du Conseil européen

• s'informer sur les communications du représentant permanent

• suivre la situation politique et sociale des pays avec lesquels le département entretient des relations

• participer à des séminaires à l'étranger

 

En tant que

gestionnaire d'information

garantir l'archivage, le classement et la mise à jour des rapports et de toute l'information pertinente pour le département et collaborer à l'échange d'informations

afin de

la rendre disponible et facilement accessible pour l'utilisateur

 

Exemples de tâches

• classer l'information pertinente

• gérer les différentes bases de données

• collaborer à la transcription des directives européennes

 

En tant que

coach

soutenir et former les nouveaux collaborateurs

afin de

garantir un travail de qualité et une uniformité dans les méthodes de travail

 

Exemples de tâches

• donner des conseils et informer les nouveaux collaborateurs sur les méthodes de travail utilisées

• accompagner les nouveaux collaborateurs pour la gestion de leurs dossiers

• gérer ou superviser les dossiers plus complexes

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	informel	mensuel
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
particuliers/citoyens	conseils oraux	informel	mensuel
cellule politique	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
collègues	conseils oraux	informel	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	informel	mensuel
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
particuliers/citoyens	conseils oraux	informel	mensuel
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	mensuel
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	mensuel
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

chef de service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation personnelle du travail

• réponses aux demandes d'informations

• organisation des réunions

• choix des personnes de contact

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• fixation du budget et dépenses budgétaires

• question diplomatique, sujet sensible

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• statut des organisations et réglementation internationales

• directives nationales en la matière

 

Quelles innovations

• contribuer à l'adaptation et à l'amélioration de la réglementation

• créer des nouvelles procédures de travail et de réunions

 

Sur base de quel cadre de référence

• formations personnelles

• réseau propre

• documentation spécialisée

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.