Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA990

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assurer la gestion administrative et logistique d'un centre régional d'infrastructure (CRI)

afin de

veiller à ce que les moyens disponibles soient utilisés le plus efficacement possible

 

Finalités

En tant que

dirigeant

diriger et organiser le service Resources d'un CRI qui est composé du secrétariat général du CRI, d'un bureau Human Resources, d'un bureau Non-Human Resources et d'un bureau de soutien informatique, en assurant une gestion et un contrôle efficaces du temps, des activités et des moyens

afin de

coordonner et d'exécuter les travaux et missions du service de manière optimale

 

Exemples de tâches

• répartir le travail entre les membres du service Resources, déterminer les tâches à exécuter et définir les priorités quotidiennes et hebdomadaires

• traiter différentes demandes émanant des collaborateurs (missions, formations, activités, activités sportives, etc.) et accorder éventuellement les autorisations requises

• vérifier si les missions ont été exécutées correctement

• évaluer les collaborateurs et agir en qualité d'autorité disciplinaire

 

En tant que

contrôleur

contrôler quotidiennement les diverses activités administratives effectuées par les collaborateurs dans le domaine de l'administration du personnel et de la gestion du matériel

afin de

vérifier que tout s'effectue conformément aux règles et aux règlements

 

Exemples de tâches

• assurer le contrôle des présences par l'appel du jour, du registre de congés, du RCU (Rapport du Commandant d'unité) et assurer la tenue à jour des récupérations et de toute l'administration relative au personnel du CRI

• contrôler les avis de sécurité du personnel (entre autres, vérifier si le personnel a subi en temps voulu les examens médicaux du travail, nécessaires pour exercer certaines fonctions), contrôler les formations imposées (vérifier si chaque membre du personnel dispose des brevets requis pour exercer la fonction de base et, si ce n'est pas le cas, éventuellement y remédier) et contrôler la possession de passeports de service (nécessaires pour partir en opération)

• assurer le contrôle et la validation de toute l'administration relative au matériel du CRI

• contrôler les ordres de marche (vérifier qu'aucune demande d'indemnisation non justifiée n'est introduite pour les déplacements de service effectués, par exemple)

• contrôler la mise en service du matériel, notamment vérifier si le conseiller en prévention (qui vérifie si toutes les exigences de sécurité sont remplies) s'est déclaré d'accord avec la mise en oeuvre du nouveau matériel et vérifier les états à fournir périodiquement concernant le matériel (l'emplacement de tel matériel, par exemple)

 

En tant que

conseiller stratégique

conseiller le directeur du CRI dans le domaine de l'organisation du service, de l'administration du personnel et de la gestion du matériel

afin de

lui permettre de prendre les bonnes décisions

 

Exemples de tâches

• formuler des avis quant à différents types de demandes, comme les demandes de mutation (changement de place, demande d'absence, etc.), les dossiers d'avancement et les évaluations

• proposer au directeur la mise en place du personnel au sein du CRI et proposer des changements à apporter au tableau d'organisation (TO), tant en matière de personnel que de matériel, ainsi que conseiller le comité de concertation de base

• rendre des avis ou prendre des décisions quant aux procès-verbaux concernant le matériel (par exemple, en cas de perte ou de vol de matériel, déterminer à qui incombe la faute et qui doit éventuellement rembourser)

• prodiguer des conseils en matière de dossiers d'accident de circulation (déterminer qui est en tort, proposer les sanctions à prendre, etc.)

• prodiguer des conseils en matière de dossiers d'accident de travail (personnel militaire), rendre notamment des avis contraignants quant au moment de l'accident (pendant ou en dehors du service), à la responsabilité de la faute, etc.

 

En tant que

expert/spécialiste

rédiger des directives internes ou exécuter des tâches particulières de par ses connaissances en matière d'administration du personnel et de gestion du matériel

afin de

mieux informer le personnel

 

Exemples de tâches

• rédiger des descriptions de fonctions, établir des demandes de rapport social, rédiger les ordres quotidiens

• rédiger des notes de service, des directives internes et des ordres permanents relatifs au matériel (par exemple, la procédure à suivre pour solliciter l'utilisation d'un véhicule, pour obtenir des vêtements, etc.)

• assurer la coordination, avec la direction générale Human Resources (DGHR), des formations du personnel, des évaluations du personnel militaire (qui doit se faire tous les ans dans le cadre des avancements), de la participation aux tests militaires d'aptitude physique (déterminer qui est obligé de le passer, qui en est dispensé, etc.), des exercices de tir périodiques, etc.

• rédiger des notes de service, des directives internes et des ordres permanents en ce qui concerne les matières ayant trait au personnel

• être responsable de la procédure disciplinaire du personnel militaire et coordonner les évaluations de ce personnel (qui doit se faire tous les ans dans le cadre des avancements)

 

En tant que

gestionnaire

assurer la fourniture, le suivi et la gestion du transport militaire

afin de

en assurer une gestion rationnelle

 

Exemples de tâches

• délivrer des feuilles de route pour l'usage de véhicules militaires (autoriser l'utilisation des véhicules militaires, par exemple)

• contrôler le calendrier d'entretien des véhicules

• assurer le suivi des feuilles de consommation des différents véhicules

• établir des programmes

• contrôler si l'on dispose des attestations d'aptitude médicale à conduire et des permis de conduire militaires valables requis

 

En tant que

gestionnaire

répartir les crédits de corps entre les différents gestionnaires et vérifier s'ils sont utilisés correctement

afin de

éviter les abus et les déficits et d'assurer le suivi

 

Exemples de tâches

• répartir les crédits de corps entre les différents gestionnaires des catalogues des cinq CRI

• assurer le suivi de la consommation et le contrôle de l'utilisation correcte des crédits de corps et fournir des états intermédiaires

• prendre des décisions en matière d'achat de matériel avec les crédits de corps (matériel qui est uniquement utilisé dans les CRI locaux)

• introduire des demandes d'attribution et/ou d'augmentation des crédits de corps

• assurer la présidence de la caisse Service spécial - CRI

 

En tant que

fonctionnaire d'information - médiateur

informer le personnel de leurs droits et devoirs, de même que résoudre les problèmes

afin de

disposer d'un personnel informé et satisfait

 

Exemples de tâches

• informer le personnel du CRI des changements dans l'organisation, des horaires de service, des droits et devoirs, des changements dans les règlements applicables au personnel, etc.

• jouer le rôle de médiateur en cas de conflits entre des membres du personnel

• faire fonction de sécretaire du comité Sécurité et Hygiène du CRI

• agir en qualité de personne de confiance et de premier filtre en matière de problèmes personnels pour le directeur du CRI (par exemple : abus d'alcool, absences illégales)

 

En tant que

chef de projet

diriger la mise en place de nouvelles procédures et applications (par exemple : HARMONY, l'application pour l'administration locale du personnel ou ILIAS, l'application pour la gestion du matériel et des achats) et de méthodes de travail au sein de son service, de même que veiller à la continuité du fonctionnement de celles-ci

afin de

veiller à ce que la mise en oeuvre se fasse le plus efficacement et le plus objectivement possible

 

Exemples de tâches

• désigner les collaborateurs chargés de travailler avec les applications (gestion des droits d'accès au système, par exemple)

• être responsable de la formation du personnel concerné ayant une fonction-clé (organisation des cours, désignation des membres du personnel à former, etc.)

• formuler des propositions concernant la configuration éventuelle au sein du CRI

• formuler des propositions concernant l'adaptation éventuelle du système ou des procédures

• contrôler le fonctionnement des nouvelles procédures, du nouveau système ou des nouvelles méthodes de travail

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management : Directeur CRI	questions et conseils écrits et oraux	toutes formes	quotidien
collègues chefs de service	questions et conseils écrits et oraux	toutes formes	quotidien
collaborateurs	questions et conseils écrits et oraux	toutes formes	quotidien
état-major : DGMR (MR Infra), DGHR (HRG-C et HRO-MR)	questions et conseils écrits et oraux	toutes formes	mensuel
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
unités : CCCIS/RSCC, Log-Sp	questions et conseils écrits et oraux	toutes formes	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management : Directeur CRI	questions et conseils écrits et oraux	toutes formes	quotidien
collègues chefs de service	questions et conseils écrits et oraux, décisions	toutes formes	quotidien
collaborateurs	questions et conseils écrits et oraux, décisions	toutes formes	quotidien
état-major : DGHR (HRG-C et HRO-MR), DGMR : MRInfra	décisions	par lettre, e-mail ... en tant que dossier	mensuel
particuliers/citoyens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
unités : CCCIS/RSCC, Log-Sp	questions écrites et orales, décisions	toutes formes	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du centre régional d'infrastructure

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la gestion du personnel, à savoir l'octroi de congés d'urgence (congés de circonstances, entre autres) et de congés de vacances

• la décision concernant tous les ordres de marche (à l'exception des missions de tous les officiers et de toutes les missions avec véhicule personnel)

• la gestion du matériel

• la décision concernant les procès-verbaux (remboursement) jusqu'à maximum 125 EUR

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la mise en place du personnel, les demandes de modification du tableau d'organisation

• tout ce qui a un impact sur les autres services au sein du CRI

• les décisions qui ont un impact budgétaire

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

50.000 EUR

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation sur les marchés publics

• les règlements relatifs au personnel A8, A10, A12/1, OG et BIP (réglementation en matière d'indemnités et d'allocations)

• la réglementation en matière de concertation sociale locale

• le Règlement général pour la protection du travail, le Règlement général sur les installations électriques et la législation sur le bien-être

• les règlement en matière de sécurité militaire

 

Quelles innovations

• l'organisation de son propre service

• les adaptations des procédures internes et le développement de leur efficacité

• l'introduction de nouvelles méthodes de travail et d'applications

 

Sur base de quel cadre de référence

• l'expérience propre

• les directives de l'état-major de la direction générale Material Resources ou de la direction générale Human Resources

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.