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Attaché synthèse et procédures - Chef d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DLO920
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers
Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Assurer le suivi des budgets des gestionnaires de matériel CIS (Communication Information Systems) (fonction DLO906)
afin de
parvenir à une attribution optimale des budgets.
Finalités
En tant quecoordinateur
- assurer le suivi des crédits et des dépenses (pour l'achat et l'entretien de matériel) alloués aux gestionnaires de matériel
afin de
- pouvoir utiliser les budgets de la manière la plus optimale possible
Exemples de tâches
- coordonner les moyens budgétaires pour le programme de fonctionnement développé par les différents gestionnaires de matériel au sein de la sous-section, et transmettre au chef de service la proposition de répartition du budget parmi les différents gestionnaires de matériel
- établir les plans budgétaires quinquennaux de la sous-section (récolter les inputs/contributions des différents gestionnaires de matériel et en faire un tout, et ce, dans les limites des budgets)
- coordonner les budgets prévus pour le rééquipement
- assurer la coordination des adaptations nécessaires à l'application pour la gestion du matériel (p. ex.: ILIAS), analyser les anomalies et soutenir les gestionnaires de matériel lors de l'exploitation de l'application
- assurer le suivi des dépenses des gestionnaires de matériel et des fonctionnaires dirigeants et diffuser les informations y afférentes auprès des gestionnaires de matériel, planifier et assurer le suivi les budgets alloués en matière de missions à l'étranger et éventuellement, proposer une redistribution
En tant que
gestionnaire de dossiers
- assurer le suivi des dossiers d'achat qui ont été introduits par les gestionnaires de matériel auprès du service d'achat
afin de
- permettre que le traitement de ces dossiers se fasse le plus efficacement possible
Exemples de tâches
- vérifier les dossiers d'achat des gestionnaires de matériel quant à leur forme
- assurer le suivi des dossiers auprès du service d'achat (éventuellement, collecter des informations supplémentaires, assurer le suivi des décisions prises dans le dossier, etc.)
En tant que
expert/spécialiste
- assurer le suivi des procédures concernant l'utilisation et l'entretien du matériel
afin de
- garantir une utilisation et un entretien corrects de ce matériel
Exemples de tâches
- planifier les fiches techniques qui doivent être publiées
- publier les fiches techniques
- veiller à l'application des fiches techniques
- assurer le suivi des modifications à apporter aux directives et aux instructions techniques, et veiller à leur application dans les services exécutifs
- participer à toutes sortes d'activités en matière d'amélioration de la qualité (TQM (
En tant que
organisateur
- organiser des formations et des cours pour le personnel qui utilise ou utilisera le matériel
afin de
- garantir une utilisation et un entretien corrects de ces systèmes
Exemples de tâches
- assurer l'organisation des formations et des cours nécessaires pour la mise en place et l'utilisation du matériel géré par les gestionnaires de matériel de la sous-section et à cette fin, prendre éventuellement les contacts nécessaires avec les producteurs
- déterminer quel est le personnel qui doit suivre ces formations et ces cours
- demander des budgets si ceux-ci n'ont pas encore été prévus
En tant que
coach
- encadrer et conseiller le personnel
afin de
- disposer de personnel plus disponible et plus motivé
Exemples de tâches
- procéder aux entretiens de fonctionnement et d'évaluation avec le personnel du service
- déterminer les besoins de formation du personnel et effectuer les demandes nécessaires en vue de répondre à ces besoins
- encadrer et accompagner les membres du personnel présents
- veiller à ce que les membres du personnel puissent assurer le suivi de toutes les situations prévues
En tant que
expert/spécialiste
- étudier la politique des dépenses pour l'achat et l'entretien de matériel ou effectuer des études en général
afin de
- proposer des diminutions de dépenses
Exemples de tâches
- étudier et proposer des modifications à apporter au programme de consommation
- étudier et proposer des possibilités pour réduire les dépenses
- effectuer toutes sortes d'études
- participer, en qualité de spécialiste, à toutes sortes de groupes de travail nationaux et internationaux (OTAN, UE, etc.) pour les systèmes gérés
Positionnement
La fonction est dirigée par
le Chef des systèmes d'exploitation territoriaux pour le commandement, le contrôle et la communication
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.