Attaché synthèse et procédures - Chef d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DLO920
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Assurer le suivi des budgets des gestionnaires de matériel CIS (Communication Information Systems) (fonction DLO906)
afin de
parvenir à une attribution optimale des budgets.
Finalités
En tant quecoordinateurassurer le suivi des crédits et des dépenses (pour l'achat et l'entretien de matériel) alloués aux gestionnaires de matériel
afin de
pouvoir utiliser les budgets de la manière la plus optimale possible
Exemples de tâches
- coordonner les moyens budgétaires pour le programme de fonctionnement développé par les différents gestionnaires de matériel au sein de la sous-section, et transmettre au chef de service la proposition de répartition du budget parmi les différents gestionnaires de matériel
- établir les plans budgétaires quinquennaux de la sous-section (récolter les inputs/contributions des différents gestionnaires de matériel et en faire un tout, et ce, dans les limites des budgets)
- coordonner les budgets prévus pour le rééquipement
- assurer la coordination des adaptations nécessaires à l'application pour la gestion du matériel (p. ex.: ILIAS), analyser les anomalies et soutenir les gestionnaires de matériel lors de l'exploitation de l'application
- assurer le suivi des dépenses des gestionnaires de matériel et des fonctionnaires dirigeants et diffuser les informations y afférentes auprès des gestionnaires de matériel, planifier et assurer le suivi les budgets alloués en matière de missions à l'étranger et éventuellement, proposer une redistribution
En tant quegestionnaire de dossiersassurer le suivi des dossiers d'achat qui ont été introduits par les gestionnaires de matériel auprès du service d'achat
afin de
permettre que le traitement de ces dossiers se fasse le plus efficacement possible
Exemples de tâches
- vérifier les dossiers d'achat des gestionnaires de matériel quant à leur forme
- assurer le suivi des dossiers auprès du service d'achat (éventuellement, collecter des informations supplémentaires, assurer le suivi des décisions prises dans le dossier, etc.)
En tant queexpert/spécialisteassurer le suivi des procédures concernant l'utilisation et l'entretien du matériel
afin de
garantir une utilisation et un entretien corrects de ce matériel
Exemples de tâches
- planifier les fiches techniques qui doivent être publiées
- publier les fiches techniques
- veiller à l'application des fiches techniques
- assurer le suivi des modifications à apporter aux directives et aux instructions techniques, et veiller à leur application dans les services exécutifs
- participer à toutes sortes d'activités en matière d'amélioration de la qualité (TQM (
En tant queorganisateur organiser des formations et des cours pour le personnel qui utilise ou utilisera le matériel
afin de
garantir une utilisation et un entretien corrects de ces systèmes
Exemples de tâches
- assurer l'organisation des formations et des cours nécessaires pour la mise en place et l'utilisation du matériel géré par les gestionnaires de matériel de la sous-section et à cette fin, prendre éventuellement les contacts nécessaires avec les producteurs
- déterminer quel est le personnel qui doit suivre ces formations et ces cours
- demander des budgets si ceux-ci n'ont pas encore été prévus
En tant quecoachencadrer et conseiller le personnel
afin de
disposer de personnel plus disponible et plus motivé
Exemples de tâches
- procéder aux entretiens de fonctionnement et d'évaluation avec le personnel du service
- déterminer les besoins de formation du personnel et effectuer les demandes nécessaires en vue de répondre à ces besoins
- encadrer et accompagner les membres du personnel présents
- veiller à ce que les membres du personnel puissent assurer le suivi de toutes les situations prévues
En tant queexpert/spécialisteétudier la politique des dépenses pour l'achat et l'entretien de matériel ou effectuer des études en général
afin de
proposer des diminutions de dépenses
Exemples de tâches
- étudier et proposer des modifications à apporter au programme de consommation
- étudier et proposer des possibilités pour réduire les dépenses
- effectuer toutes sortes d'études
- participer, en qualité de spécialiste, à toutes sortes de groupes de travail nationaux et internationaux (OTAN, UE, etc.) pour les systèmes gérés
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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gestionnaire de matériel
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informations concernant les budgets
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en tant que dossier
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quotidien
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gestionnaire de matériel
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informations concernant les budgets
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informel
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quotidien
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gestionnaire du budget de la Direction Générale Material Resources
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informations concernant les budgets
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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entreprises
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informations concernant les formations et les cours
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en tant que dossier
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mensuel
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service d'achat
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informations concernant les dossiers d'achat
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en tant que dossier
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quotidien
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service d'achat
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informations concernant les dossiers d'achat
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informel
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quotidien
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OTAN
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informations concernant les budgets
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en tant que dossier
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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gestionnaire de matériel
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informations concernant les budgets
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en tant que dossier
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quotidien
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gestionnaire de matériel
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informations concernant les budgets
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informel
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quotidien
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gestionnaire du budget de la Direction Générale Material Resources
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informations concernant les budgets
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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entreprises
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informations concernant les formations et les cours
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en tant que dossier
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mensuel
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service d'achat
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informations concernant les dossiers d'achat
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en tant que dossier
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quotidien
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service d'achat
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informations concernant les dossiers d'achat
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informel
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quotidien
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OTAN
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informations concernant les budgets
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en tant que dossier
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mensuel
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le Chef des systèmes d'exploitation territoriaux pour le commandement, le contrôle et la communication
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- organisation des formations
La fonction doit demander une autorisation pour
- planification des budgets
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
0
Budget de travail propre
0
Autres données quantitatives
1. le budget alloué pour l'achat et l'entretien de systèmes d'exploitation territoriaux s'élève à environ 12.000.000,00 euros
2. quelque 150 contrats afférents à ces systèmes sont conclus chaque année
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la législation sur les adjudications publiques
- les procédures d'achat au sein de la Défense
Quelles innovations
- vu la réglementation stricte au sein de la Défense, aucune marge n'est laissée à ce niveau pour des innovations
Sur base de quel cadre de référence
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