Identificatie van de functie

Functiecode : DLO920

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het opvolgen van de budgetten van de materieelbeheerders CIS-materiaal (communicatie- en informatiesystemen) (functie DLO906)

teneinde

een optimale toewijzing van de budgetten te bekomen.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het opvolgen van de kredieten en uitgaven (voor de aankoop en het onderhoud van materieel) toegewezen aan de materieelbeheerders

teneinde

de budgetten zo optimaal mogelijk te kunnen gebruiken.

 

Voorbeelden van taken

• het coördineren van de budgettaire voorzieningen voor het werkingsprogramma ontwikkeld door diverse materieelbeheerders binnen de ondersectie, alsook het overmaken van het voorstel tot budgetverdeling onder de verschillende materieelbeheerders aan het diensthoofd

• het opstellen van de vijfjaarlijkse budgettaire plannen van de ondersectie (verzamelen van de inputs van de diverse materieelbeheerders en er een geheel van maken en dit binnen de budgettaire krijtlijnen)

• het coördineren van de voorziene budgetten voor de heruitrusting

• het coördineren van de nodige aanpassingen aan de applicatie voor het beheer van het materieel (bv. ILIAS), het analyseren van de anomalieën en het ondersteunen van de materieelbeheerders bij de uitbating van de applicatie

• het opvolgen van de uitgaven van de materieelbeheerders en leidende ambtenaren en het verspreiden van de informatie dienaangaande bij de materieelbeheerders, het plannen en opvolgen van de toegewezen budgetten inzake buitenlandse zendingen en eventueel het voorstellen van een herverdeling

 

Als

dossierbeheerder

het opvolgen van de aankoopdossiers die door de materieelbeheerders ingediend werden bij de aankoopdienst

teneinde

de behandeling van deze dossiers zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

 

Voorbeelden van taken

• het nakijken wat betreft de vorm van de aankoopdossiers van de materieelbeheerders

• het opvolgen van de dossiers bij de aankoopdienst (eventueel het verzamelen van bijkomende informatie, het opvolgen van beslissingen die in het dossier genomen werden, enz.)

 

Als

deskundige/specialist

het opvolgen van de procedures met betrekking tot het gebruik en het onderhoud van materieel

teneinde

een correct gebruik en onderhoud van dit materieel te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• het plannen van de technische fiches die uitgevaardigd dienen te worden

• het uitvaardigen van de technische fiches

• waken over de toepassing van de technische fiches

• het opvolgen van wijzigingen aan technische richtlijnen en instructies en waken over de toepassing in de uitvoeringsdiensten

• deelnemen aan allerlei activiteiten inzake kwaliteitsverbetering (TQM (total quality management), …)

 

Als

organisator

het organiseren van vormingen en opleidingen voor het personeel die het materieel (zullen) gebruiken

teneinde

een correct gebruik en onderhoud van deze systemen te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van de vormingen en opleidingen die noodzakelijk zijn voor de inplaatsstelling en het gebruik van het materieel dat wordt beheerd door de materieelbeheerders van de ondersectie en hiervoor eventueel de nodige contacten leggen met de producenten

• het bepalen van het personeel dat deze vormingen en opleidingen dient te volgen

• het aanvragen van budgetten indien deze nog niet voorzien werden

 

Als

coach

het aansturen en adviseren van het personeel

teneinde

over beter inzetbaar en gemotiveerd personeel te beschikken

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met het personeel van de dienst

• het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met het personeel van de dienst

• het coachen en begeleiden van de aanwezige personeelsleden

• ervoor zorgen dat alle geplande situaties kunnen worden opgevolgd door de personeelsleden

 

Als

deskundige/specialist

het bestuderen van het uitgavenbeleid voor de aankoop en het onderhoud van het materieel of het uitvoeren van studies in het algemeen

teneinde

een vermindering van de uitgaven voor te stellen

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen en voorstellen van wijzigingen aan het verbruiksprogramma

• het bestuderen en voorstellen van mogelijkheden om de uitgaven te verminderen

• het uitvoeren van allerlei studies

• deelnemen als specialist aan allerlei nationale en internationale werkgroepen (NAVO (Noord-Atlantische Verdragsorganisatie), EU, …) voor de beheerde systemen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
materieelbeheerder	informatie betreffende budget	als dossier	dagelijks
materieelbeheerder	informatie betreffende budget	informeel	dagelijks
	informatie betreffende budget	als dossier	wekelijks
firma's	informatie betreffende vormingen	als dossier	maandelijks
aankoopdienst	informatie betreffende aankoopdossiers	als dossier	dagelijks
aankoopdienst	informatie betreffende aankoopdossiers	informeel	dagelijks
NAVO	informatie betreffende budget	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
materieelbeheerder	informatie betreffende budget	als dossier	dagelijks
materieelbeheerder	informatie betreffende budget	informeel	dagelijks
	informatie betreffende budget	als dossier	wekelijks
firma's	informatie betreffende vormingen	als dossier	maandelijks
aankoopdienst	informatie betreffende aankoopdossiers	als dossier	dagelijks
aankoopdienst	informatie betreffende aankoopdossiers	informeel	dagelijks
NAVO	informatie betreffende budget	als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de Chef van de Territoriale operatiesystemen voor commando, controle en communicatie (= ondersectiechef bij de sectie in de divisie MR (Material Resources))

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van de dienst

• de organisatie van de vormingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de planning van de budgetten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. het toegewezen budget voor aankopen en onderhoud van territoriale operatiesystemen bedraagt ongeveer 12.000.000,00 euro

2. er worden jaarlijks ongeveer 150 contracten met betrekking tot deze systemen afgesloten

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving met betrekking tot openbare aanbestedingen

• aankoopprocedures binnen Landsverdediging

 

Welke vernieuwingen

• gezien de stringente regelgeving binnen Landsverdediging is er op dit niveau geen ruimte voor vernieuwing

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.