Identificatie van de functie

Functiecode : DBV088

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het behandelen van individuele dossiers (vanaf het ontvangen van de vraag tot het communiceren van de beslissing) door middel van informatieverzameling, het opstellen van advies of het nemen van een beslissing en het communiceren ervan in het domein van de uitvoering van straffen en maatregelen

teneinde

voor elk individueel dossier een gefundeerde beslissing te nemen of gefundeerd advies te verstrekken op basis van de uitgeschreven wetgeving rond de uitvoering van straffen en maatregelen.

 

Het organiseren van de dienst individuele dossierbehandeling Uitvoering Straffen en Maatregelen

teneinde

op een efficiënte en effectieve manier elk dossier te behandelen binnen de afgesproken termijnen.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

het behandelen van de individuele dossiers (individuele aanvragen in verband met toepassing van de wetgeving en de reglementering, bv. penitentiair verlof, gratie, enz.) in verband met de uitvoering van straffen en maatregelen op basis van de door de medewerkers opgevraagde en voorbereide informatie (voor die dossiers die geen beslissing van de medewerkers toelaten)

teneinde

elk individueel dossier kwalitatief af te handelen volgens de voorgeschreven wetgeving en procedures

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van alle informatie in het dossier die voorbereid werd door de medewerkers (inlichtingen komende van gevangenissen, advocaten, de Dienst Vreemdelingenzaken, de wetgeving, de uitvoeringsbesluiten, enz.)

• het doorgeven, in sommige gevallen (die voorgeschreven zijn door de wet), van het dossier met een voorstel van beslissing en motivering aan de hiërarchie zodat zij de beslissing kunnen formuleren

• het nemen van beslissingen (in andere gevallen dan hierboven vermeld) op basis van de wetgeving

• het motiveren van de beslissing op basis van de voorhanden zijnde informatie

• het communiceren van de beslissing aan de betrokken partijen (ook in geval van beslissing door hiërarchie)

 

Als

contactpersoon

het doorspelen van alle nodige informatie aan de hiërarchie (in verband met de individuele dossiers die door de hiërarchie opgenomen moeten worden) en aan de gevangenissen (wat betreft de aanvraag en het desbetreffende antwoord/beslissing)

teneinde

een gefundeerde beslissing mogelijk te maken voor de hiërarchie (in geval van doorgeschoven dossiers) of de acceptatie van de beslissing te bekomen (in geval van communicatie naar de gevangenissen)

 

Voorbeelden van taken

• het doorsturen van het dossier (per mail, op papier) naar de bevoegde adviseur-generaal

• het ontvangen van de beslissing van de directeur-generaal of de adviseur-generaal

• het mondeling en/of schriftelijk beantwoorden van concrete vragen in verband met een individueel dossier

 

Als

leidinggevende

het op dagdagelijkse basis organiseren van de werkzaamheden en de medewerkers in de dienst

teneinde

de dossiers op efficiënte manier af te werken en de ontwikkeling van de medewerkers te maximaliseren

 

Voorbeelden van taken

• het toekennen van binnenkomende individuele aanvragen aan de juiste personen

• het opvolgen van de werkzaamheden en vorderingen

• het beantwoorden van vragen van de medewerkers en het bieden van emotionele ondersteuning aan de medewerkers (in geval van zware en gevoelige dossiers)

• instaan voor het administratief personeelsbeheer van de medewerkers (verlofregeling, ziekte, enz.)

• het opmaken van evaluaties en het geven van feedback over het functioneren in team van de medewerkers

 

Als

expert - adviseur

het leveren van een eigen bijdrage aan de leidinggevenden en de centrale diensten binnen Justitie wat betreft mogelijke procesverbeteringen binnen de dienst USM (Uitvoering van Straffen en Maatregelen) door vragen te beantwoorden of deel te nemen aan werkgroepen

teneinde

de werking van de Justitie in het algemeen en van het directoraat-generaal Uitvoering van Straffen en Maatregelen beter te organiseren

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan werkgroepen in verband met procesverbeteringen

• het beantwoorden van punctuele vragen in verband met de werking van de dienst

• het doorgeven van operationele problemen aan de leidinggevende zodat deze ze kan aankaarten op een hoger niveau

 

Als

intern expert

het beantwoorden van toepasselijke vragen van de gevangenissen in verband met de nieuwe of veranderde wetgeving rond de uitvoering van straffen en maatregelen

teneinde

de gevangenissen te laten beschikken over alle nodige kennis en informatie om de uitvoering van straffen en maatregelen ter plaatse te bewerkstelligen

 

Voorbeelden van taken

• het beantwoorden (schriftelijk en mondeling) van vragen in verband met de uitvoering van straffen en maatregelen

 

Als

organisator

het operationeel organiseren op dagdagelijkse basis van de archivering van de documenten binnen de bestaande procedures en regelgeving

teneinde

alle dossiers wettelijk in orde te houden en alle informatie gestructureerd ter beschikking te hebben

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de archiveringswerkzaamheden

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
(adjunct-)gevangenisdirecteurs	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
(adjunct-)gevangenisdirecteurs	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
(adjunct-)gevangenisdirecteurs	mondelinge adviezen	informeel	ad hoc
		persoonlijk contact

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur Maatregelen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• alle individuele dossiers die bij wet niet door de adviseur-generaal behandeld moeten worden (vervreemding uit het land, criminele dossiers > 3 jaar, procedures gebonden door ministerieel besluit)

• de werkverdeling binnen de dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• dossiers die bij wet door de adviseur-generaal behandeld moeten worden (vervreemding uit het land, criminele dossiers > 3 jaar, procedures gebonden door ministerieel besluit)

• procedurewijzigingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

n.v.t.

 

Eigen werkbudget

n.v.t.

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. n.v.t.

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de strikte wetgeving rond de uitvoering van straffen en maatregelen

 

Welke vernieuwingen

• het leveren van een eigen bijdrage rond procesverbeteringen binnen USM

• de verbetering van de dagdagelijkse werkzaamheden als leidinggevende

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.