Identificatie van de functie

Functiecode : DSD058

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)

Doel van de functie

Het beheren, leiden en coördineren van de cel Pensioenen

teneinde

op een doeltreffende manier het beantwoorden van alle vragen rond het pensioen & einde loopbaan & vervroegd pensioen operationeel te verzekeren (interpretatie van de bijstandswetgeving in deze materie) en de resultaten van de afdeling te bereiken conform de doelstellingen van de FOD Volksgezondheid (adviezen, wetvoorstellen, regelgeving,...)

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het sturen van het werk van de cel Pensioenen en het ontwikkelen en onderhouden van managementtools

teneinde

in te staan voor een goed beheer van het ter beschikking gestelde budget, medewerkers en materiaal

 

Voorbeelden van taken

• samen met de Medex-verantwoordelijke, het bepalen van de missie, strategie en van de visie op korte, middellange en lange termijn van de cel.

• het vertalen van de strategie in operationele doelstellingen

• het ontwikkelen en implementeren van managementtools (KPI's( Key Performance Indicators, Balanced Score Cards, ... om de voorafgestelde doelstellingen te realiseren en toezien op het correct bijhouden van de statistieken en analyses.

• het evalueren van de resultaten ten aanzien van de doelstellingen

• Rapporteren aan de Medex-verantwoordelijke

 

Als

coach

het aansturen van de medewerkers en hun optimale arbeidsvoorwaarden bieden

teneinde

de expertise en competenties van de medewerkers te ontwikkelen en hen te motiveren om hun werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van de functiebeschrijvingen en het bepalen van de doelstellingen per medewerker

• het houden van evaluatiegesprekken

• het detecteren van de opleidingsbehoeften, toezien op de vorming en training van de werknemers zodoende dat ze hun competenties kunnen ontwikkelen, het opstellen van ontwikkelcirkels

• Bijstand verlenen, advies en informatie doorgeven aan de medewerkers zodoende dat hun expertise en autonomie toeneemt

• het coördineren en verdelen van de activiteiten en taken van ieder

 

Als

Quality Manager

instaan voor de kwaliteit van de geleverde administratieve diensten beftreffende een dossier (aanvraag tot vervroegde pensionering)

teneinde

de klanten (werkgevers die vastbenoemde ambtenaren in dienst hebben (Onderwijs, Post, OCMW's, overheden, ..., degenen die vervroegde pensionering aanvragen ) tevreden te stellen

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen, opvolgen, verbeteren en wijzigen van processen en procedures ( reactietijd, prestaties, ... betreffende een behandeling van een aanvraag tot vervroegde pensionering

• het standaardiseren van de processen en procedures zodoende dat de medewerkers de dossiers op dezelfde manier verwerken

• het informeren van de medewerkers over terugkerende vragen van klanten waarop geen of onvoldoende antwoord komt

• het opstellen van Service Level Agreements

• fungeren als projectleider van werkgroepen in verband met de verbetering van de procedures

 

Als

deskundige/specialist

de eindverantwoordelijkheid hebben voor de administratieve afhandeling van de dossiers

teneinde

erop toe te zien dat de dossiers juridisch en adminstratief in orde zijn

 

Voorbeelden van taken

• Instaan voor de opvolging van de dossiers, het coördineren van de administratieve stappen

• het opvolgen en behandelen van klachten

• het behandelen van speciale dossiers (= dossiers die afwijken van de normale procedure) en de klanten informeren over de wetgeving en procedures in verband met speciale dossiers

• het aanpassen en aansturen van de wijzigingen van de wetgeving die van toepassing is

• het organiseren van vergaderingen met de medewerkers en de medische centra ( plaats waar een medische analyse gebeurt van de aanvragen van vervroegde pensionering, er zijn 13 erkende centra)

 

Als

vertegenwoordiger

fungeren als aanspreekpunt van de cel

teneinde

de werking van de cel beter en vlotter te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• beschikbaar zijn als contactpersoon voor vragen van buiten de cel

• het onderhouden van contacten met klanten ( werkgevers die vastbenoemde ambtenaren in dienst hebbben, autonome overheidsbedrijven (Post, Belgacom, ...

• het ontwikkelen van relaties en netwerken

• het onderhouden van contacten met interne en externe partners (Ministerie van Financiën, dienst Administratie der Pensioenen, juridische dienst van de FOD, controle-artsen van de diensten)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Medex-verantwoordelijke	aanvragen tot in vervroegde pensionering	persoonlijk contact	wekelijks
medewerkers	mondelinge vragen	informeel	dagelijks
een andere FOD	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
artsen	dossiersinformatie	als dossier	dagelijks
ombudspersoon	klachten	per brief, e-mail ...	ad hoc
medische centra	schriftelijke vragen		om de twee weken
interne en externe partners	schriftelijke adviezen		ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Medex-verantwoordelijke	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	wekelijks
medewerkers	schriftelijke adviezen	informeel	dagelijks
een andere FOD	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
ombudspersoon	beslissingen	als dossier	ad hoc
medische centra	dossierinformatie	per brief, e-mail ...	wekelijks
interne en externe partners			ad hoc
Kabinet

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Medex-verantwoordelijke

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• eigen werkorganisatie : verdeling van taken & activiteiten op basis van dringendheid & nood

• adviezen van klanten (uitleg over regels, wetgeving en procedures)

• verlof van medewerkers; het verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• aanwervingen en ontslagen van medewerkers

• beslissingen die een invloed hebben op het budget

• beleidsbeslissingen die een invloed op het beleid inzake pensioen & einde loopbaan & vervroegd pensioen kunnen hebben

• communicatie, aanwezigheid op externe fora, symposia, enz ...

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

Niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

Niet van toepassing

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de cel Pensioenen behandelt ongeveer 8000 aanvragen /jaar

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Wet van 1984: Wet over de burgerlijke en kerkelijke pensioenen

• Wetgeving in verband met bepaalde beperkingen voor definitieve pensionering

• Algemene pensioenwetgeving

• Reglementering bij de Raad van State (vb. procedure tot nietigverklaring van een beslissing)

• Personeelsstatuut van ambtenaren

 

Welke vernieuwingen

• Administratieve processen en procedures betreffende de behandeling van een aanvraag tot vervroegde pensionering

• het in overeenstemming brengen van de behandelingen van de dossiers rond pensionering

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Klachten - FOD Personeel en Organisatie - werking overheidsinstellingen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.