Identification de la fonction

Code de la fonction : DMP068

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 13. Santé humaine et animale (MP)

Raison d'être de la fonction

Organiser, préparer, sur le plan du contenu, la procédure consultative et décisionnelle et en assurer le suivi, d'une part en soutenant le fonctionnement des organes de concertation avec les partenaires externes (Commission, groupes de travail, etc.) au sein desquels on procède à l'évaluation thérapeutique et économico-sanitaire des spécialités pharmaceutiques et on pose les conditions dans lesquelles ces spécialités pourraient être remboursées par l'assurance maladie, d'autre part en traduisant - en collaboration avec les Cellules stratégiques, d'autres services administratifs, des firmes pharmaceutiques et des dispensateurs de soins - les évaluations et les propositions de ces organes de concertation en une réglementation pratique et univoque; organiser les flux de données et de communication en vue de communiquer les propositions, les décisions et la réglementation à toutes les parties internes et externes concernées

afin de

veiller, d'une part, au fonctionnement optimal de la Commission de sorte que celle-ci puisse formuler des propositions dans les délais fixés par la loi et, d'autre part, à ce que le ministre puisse prendre une décision en conformité avec les dispositions légales, les moyens budgétaires et les déclarations de politique générale et ce, dans les délais fixés par la loi, en vue de garantir un fonctionnement efficace et correct du secteur concerné conformément aux décisions prises et à la réglementation élaborée.

 

Assimiler les flux de données et la réglementation accompagnés de leur historique dans les fichiers de données informatisés

afin de

pouvoir, à tout moment, fournir des données et informations stratégiques correctes, et pouvoir constituer et exécuter correctement et rapidement les ordres de recouvrement et de paiement.

 

Participer à des groupes de travail et de projet et traiter des dossiers individuels ponctuels, d'une part au niveau du secteur (autorités, hôpitaux, firmes, etc.), et d'autre part au niveau public (à la demande de dispensateurs de soins, de patients et de firmes pharmaceutiques)

afin de

d'une part, pouvoir apporter une réponse correcte aux questions en matière de stratégie et d'application des réglementations élaborées (au cabinet, en réponse aux questions parlementaires, etc.) et, d'autre part, donner une réponse correcte et en temps voulu aux questions portant sur des dossiers individuels (aux dispensateurs de soins, mutualités, patients et firmes phamaceutiques).

 

Finalités

En tant que

conseiller externe et interne ( = account manager)

soutenir les différents organes de concertation (commissions et groupes de travail, ... aux niveaux conceptuel, administratif et organisationnel; préparer et établir l'ordre du jour et formuler les questions/problèmes et propositions des diverses parties internes et externes (services de l'INAMI, représentants des dispensateurs de soins, mutualités, etc.); assister aux réunions et exposer les points de vue; rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des décisions prises

afin de

veiller à ce que la procédure consultative et décisionnelle se déroule de façon optimale et à ce que les discussions aboutissent à des propositions cohérentes et techniquement exécutables, sur la base desquelles le ministre peut prendre des décisions fondées conformément aux dispositions légales (délais, motivation sur la base de critères objectifs), aux moyens budgétaires et aux déclarations de politique générale

 

Exemples de tâches

• organiser les réunions et établir les ordres du jour; préparer les points à l'ordre du jour, les questions, les problèmes, les propositions, etc.

• assister aux réunions et exposer des points de vue, des analyses et des données techniques, etc.

• rédiger les procès-verbaux des réunions

• formaliser (voir 2) les propositions et les décisions et en assurer le suivi et l'exécution

• être la personne de contact pour les membres des commissions

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

en se basant sur sa propre expérience technique, assurer structurellement et administrativement le développement, l'élaboration et le suivi de la réglementation, des notes juridiques et techniques (arrêtés royaux, arrêtés ministériels, rapports aux organes de gestion, modalités de remboursement, etc.) en vue d'appuyer les (décisions des) organes externes et ce, de manière cohérente et univoque

afin de

préparer, négocier et publier une réglementation claire, applicable et accessible dans les délais légaux prévus, afin que le dossier puisse être utilisé par les instances juridiques et administratives (par exemple le tribunal du travail)

 

Exemples de tâches

• rédiger des arrêtés royaux et ministériels ainsi que des textes juridiques et techniques

• discuter ces textes au sein des divers organes de concertation; assurer le suivi des procédures consultatives et décisionnelles et des délais y afférents

• veiller, en concertation avec le dirigeant, à une éventuelle adaptation nécessaire des procédures de traitement administratif

• mener d'éventuelles procédures juridiques en collaboration avec le Service juridique, etc.

• informer les services internes et les parties externes de l'étendue du remboursement des spécialités pharmaceutiques, des procédures et de l'exécution concrète (voir 3)

 

En tant que

coordinateur

assurer l'exécution concrète des décisions, de la réglementation et des procédures par le biais de la collecte et de la vérification structurées des informations nécessaires à l'exécution, de la mise en oeuvre de flux de données, de l'organisation et l'élaboration de la transmission active d'informations aux services internes, aux dispensateurs de soins, aux mutualités, aux autres organismes publics, etc., par le biais des canaux les plus appropriés (circulaires, brochures d'information, en ligne sur le site web, etc.)

afin de

informer toutes les parties internes et externes (dispensateurs de soins, firmes pharmaceutiques, mutualités, patients, etc.) le plus rapidement et le plus complètement possible dans un langage accessible, et faire exécuter les décisions correctement et dans les délais

 

Exemples de tâches

• collecter, de manière structurée, des informations nécessaires à l'exécution des décisions, de la réglementation, des procédures, etc.; structurer, coordonner et superviser les activités des collaborateurs exécutants et ce, de façon collégiale

• vérifier les informations

• recueillir/traiter des informations, les tenir continuellement à jour (site web, brochures d'information, etc.) et les mettre à la disposition du public

• rédiger des circulaires à l'attention des dispensateurs de soins; rédiger des lettres types

• entretenir les contacts nécessaires avec la hiérarchie, les autres services, institutions et autorités, etc.

 

En tant que

gestionnaire de données

assurer le suivi des différentes étapes dans les procédures consultatives et décisionnelles du système informatique; à cette fin, structurer (définir le contenu et la structure des fichiers de données, etc.), préparer, organiser, vérifier, exécuter et assurer le suivi du traitement collectif des données

afin de

pouvoir suivre en permanence et en conservant l'historique, l'état d'avancement des dossiers et ce, en vue d'un rapport stratégique, d'un contrôle interne de la qualité, d'une défense en cas de litiges

 

Exemples de tâches

• aider à la mise en place de projets informatiques en se basant sur ses propres connaissances des exigences du domaine/secteur

• gérer et tenir à jour un fichier correct de suivi du dossier

• créer des fichiers pour les ordres de recouvrement et de paiement

• mettre au point des systèmes de contrôle

• effectuer des calculs et des simulations

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

être la personne de contact pour les dossiers individuels (demandes relatives au remboursement de spécialités pharmaceutiques, questions ponctuelles de patients, de dispensateurs de soins) et, sur la base des problèmes qui sont détectés lors du traitement de ces dossiers individuels et qui ne peuvent pas être résolus au niveau de l'administration, les analyser et documenter correctement (au niveau juridique, technique/scientifique et budgétaire) et les soumettre à l'organe de concertation compétent

afin de

trouver une solution appropriée au niveau conceptuel (voir 1) qui, le cas échéant, sera transposée en une adaptation de la réglementation (voir 2); en tant que personne de contact, fournir une réponse correcte en temps utile aux demandeurs (dispensateurs de soins, fabricants, mutualités, patients, autorités, etc.) conformément à la politique et à la réglementation en vigueur

 

Exemples de tâches

• donner aux demandeurs une réponse / des informations claire(s) et (juridiquement) correcte(s) tant par contact téléphonique que par une correspondance individualisée

• assurer toute la planification et le suivi du contenu des dossiers de demande de remboursement des spécialités pharmaceutiques : réception des dossiers (y compris le contrôle), préparation du contenu et de la forme pour la Commission et le ministre (voir 1), et information de toutes les parties concernées (voir 3)

• veiller à la qualité du cadre de travail des agents en notant et en structurant les problèmes auxquels ceux-ci sont confrontés

• veiller à instaurer une bonne communication au sein de l'équipe de manière à ce que l'information circule et que les membres de l'équipe s'accordent, correctement et rapidement

 

En tant que

collaborateur de projet

collaborer - sur le plan conceptuel et sur le plan administratif et organisationnel - aux groupes de travail et aux projets, soit à l'initiative du Service, soit à l'initiative des organes de concertation (voir 1), et représenter le Service notamment en ce qui concerne des problèmes fondamentaux et les informations de gestion relatives au secteur

afin de

apporter une plus-value au Service, à l'INAMI, aux organes de gestion, aux partenaires externes et au(x) ministre(s) de tutelle

 

Exemples de tâches

• rédiger des notes d'étude, etc.

• assurer le secrétariat et préparer les réunions: organiser les réunions, établir l'ordre du jour, préparer les points inscrits à l'ordre du jour, ainsi que les questions, les problèmes et les propositions / assister aux réunions et exposer des points de vue, des analyses et données techniques, etc. / rédiger les procès-verbaux des réunions / formaliser et suivre les décisions prises et leur exécution

• être la personne de contact pour les membres des groupes de travail, des groupes de pilotage et des projets, etc.; représenter le Service notamment lors de congrès externes, etc.

• collaborer avec les centres d'expertise externes à l'INAMI et élaborer des contrats avec ces instances

• élaborer des financements expérimentaux intégrant des bénéficiaires potentiels (objet, manière de procéder, etc.); encadrer des études économiques de faisabilité, etc.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
firmes pharmaceutiques	questions écrites et orales	en tant que dossier	quotidien
partenaires internes	questions écrites et orales	contact personnel, en tant que dossier,	quotidien
partenaires externes	questions écrites et orales	contact personnel, en tant que dossier	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites et orales	contact personnel, en tant que dossier	quotidien
particuliers/citoyens	questions écrites et orales	par lettre, e-mail ...	quotidien
membres groupes de travail/projest d'étude	questions écrites et orales	réunion, groupe de pilotage	quotidien
management (N+1, N+2)	compte rendu écrit	rapport, note, lettre, projet de réglementation	quotidien
juristes	opinions écrites	réunions, lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
firmes pharmaceutiques	compte rendu écrit et oral	en tant que dossier	quotidien
partenaires internes	compte rendu écrit et oral	en tant que dossier	quotidien
partenaires externes	compte rendu écrit et oral	en tant que dossier, par lettre, contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	compte rendu écrit et oral	par lettre, e-mail ... site web	quotidien
particuliers/citoyens	compte rendu écrit et oral	en tant que dossier, par lettre, e-mail	quotidien
membres groupes de travail/projets d'étude	compre rendu écrit et oral	en tant que dossier, lettre, contact personnel	quotidien
management (N+1, N+2)	compte rendu écrit	rapport, note, lettre, projet de réglementation	quotidien
juristes	opinions écrites	réunion, lettre, e-mail	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le 'responsable du secteur des produits pharmaceutiques' (niveau chef de service - pharmacien)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• des ordres du jour des réunions (en accord avec le Président ou le dirigeant)

• pendant les travaux de la Commission et des groupes de travail, la fonction jouit d'une grande autonomie pour les suggestions de méthode de travail, les propositions, les conseils à donner au Président et aux membres en vue de faciliter un accord, assurer le respect des obligations

• compte tenu du cadre défini par la réglementation ou par une autre autorité, rédiger des propositions d'arrêtés royaux, ministériels, adaptations de la loi, notes d'accompagnement, éventuellement après concertation orale avec le dirigeant

• des informations à mettre sur le site Web

• la réponse à la plupart des courriels, lettres, demandes d'information

• les projets de réponse aux questions parlementaires orales ou écrites éventuellement, si possible après concertation orale avec le dirigeant, exceptionnellement avec le fonctionnaire dirigeant

• la gestion du suivi des paiements dans le cadre des conventions, accords, cotisations et redevances (délais, appréciation de la facturation, etc.)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la plupart du temps une autorisation formelle (signature par le fonctionnaire dirigeant) pour faire suivre à la Cellule stratégique du Ministre, les projets d'arrêtés royaux, d'arrêtés ministériels, les projets de réponse aux questions parlementaires, les notes officielles, les lettres importantes

• l'autorisation porte surtout sur les grandes options, orientations ou nuances plus 'politiques', leur mise en application est plutôt déléguée

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. L'impact de la fonction doit, dans une très large mesure, être évalué d'un point de vue qualitatif. Les contacts, la concertation et les réunions impliquent une participation d'un certain niveau où le travail se fait correctement au moyen d'informations correctes (finalité 1). Si les demandes ne suivent pas correctement la procédure au niveau des délais et de l'évaluation du contenu pour finalement être traduites en dispositions légales ou en textes réglementaires (A.R., règlements, etc.), on risque d'aboutir à une application incorrecte, à une répétition de toute la procédure et des processus de négociation complexes, en vue de corriger l'erreur et d'éviter d'éventuels dépassements budgétaires pour le secteur concerné (finalités 2, 3 et 4).
Si des données, réglementations et procédures (accompagnées de leur historique) sont intégrées de manière incorrecte dans des fichiers informatiques, cela peut avoir des effets néfastes tant au niveau du secteur (dépassements budgétaires, vices de procédure, affaires judiciaires, erreurs dans les ordres de paiements importants, image de marque vis-à-vis de l'autorité et du public, etc.), qu'au niveau de la gestion des dossiers individuels (paiements erronés, etc.) (finalité 5).

2. La fonction requiert un degré élevé de responsabilité autonome; elle est encadrée par le dirigeant fonctionnel et ne comprend qu'une vérification marginale des données particulières par le dirigeant fonctionnel.

3. Les procédures strictes et les délais fixés par la loi ne permettent plus au dirigeant d'effectuer des contrôles systématiques, ce qui peut entraîner des erreurs aux conséquences juridiques et/ou financières graves.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation relative à l'assurance soins de santé et indemnités

• la législation en matière d'exercice de l'art de guérir et de l'enregistrement des spécialités pharmaceutiques

• les directives et/ou les instructions des cellules stratégiques des ministres des Affaires sociales, du Budget, des Affaires économiques; directives du Conseil d'État

• la directive européenne relative à la transparence

• la réglementation de l'Union européenne, les directives relatives notamment aux médicaments orphelins, etc.

 

Quelles innovations

• Il est possible dans cette fonction d'exercer une influence, de formuler des propositions ou des avis concernant les questions relatives au remboursement des spécialités pharmaceutiques au niveau de la Commission et au niveau de la Cellule Stratégique du Ministre; ce qui a trait aux campagnes de prévention au niveau de la Cellule Stratégique du Ministre.

• La fonction permet de proposer des adaptations, des améliorations pour essayer de répondre aux difficultés d'application des procédures et textes existants, surtout en ce qui concerne les réglementations, les conditions de remboursement et les procédures à suivre, et de proposer des adaptations afin de rester cohérent vis-à-vis des modifications de réglementation au niveau de la santé publique et/ou économique; certains arrêtés royaux, ministériels, parfois des adaptations à la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités

• Dans la communication globale et individuelle avec les dispensateurs de soins (patients, mutualités, firmes pharmaceutiques, etc.) : développement et amélioration des applications informatiques, en particulier en ligne

 

Sur base de quel cadre de référence

• la Commission qui est compétente en matière d'initiative, de proposition ou d'avis concernant toute modification à la liste des spécialités remboursables

• la loi, les instructions provenant de la cellule stratégique, les innovations qui doivent parvenir à satisfaire des exigences - de la part de la profession par exemple - des instructions, des législations, parfois difficilement conciliables

 

Profil de compétences génériques

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