Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV145

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Traiter les dossiers de manière autonome et proactive dans les domaines particuliers liés à la direction Gestion policière (organes et structures des zones de police, tutelle administrative, nominations, mandats, discipline, etc.)

afin de

soutenir la police locale, les autorités locales de police et les gouverneurs dans l'exercice de leurs missions

 

Rédiger, interpréter, appliquer et évaluer la réglementation relevant de la compétence de la direction Gestion policière

afin de

atteindre les objectifs et les résultats fixés et ce, dans le respect des stratégies, des normes de qualité et d'efficience et des valeurs du SPF et de la direction générale

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

assurer la gestion des dossiers de manière autonome et organisée (organes et structures des zones de police, tutelle administrative sur les actes des zones de police, recours, nomination des officiers de police, désignation en mandat des chefs de corps, discipline pour les officiers de police)

afin de

remplir la mission de la direction et préparer la décision à prendre par le ministre

 

Exemples de tâches

• analyser les éléments composant les dossiers, recueillir des éléments d'information complémentaires, demander des clarifications, participer à des concertations avec les partenaires afin de déterminer une position commune, etc.

• rédiger des évaluations, établir des conclusions et proposer des recommandations

• préparer des projets de décision du ministre (via la voie hiérarchique)

• élaborer la réglementation, appliquer les procédures, y compris procéder à des auditions, gérer des dossiers de contentieux, formuler des avis sur des projets de nature policière, etc.

• traiter la correspondance, répondre aux questions parlementaires

 

En tant que

gestionnaire d'informations

recueillir, exploiter et analyser les informations pertinentes dans les matières relevant des compétences de la direction Gestion policière

afin de

augmenter l'expertise utile au soutien des autorités locales et des gouverneurs dans l'exécution de la réglementation

 

Exemples de tâches

• consulter et informer des partenaires internes (cabinet et autres directions de la direction générale) et externes (services des gouverneurs, police fédérale, Comité P, Inspection générale de la police, etc.) afin de contextualiser l'information, la comprendre et la mettre en perspective avec d'autres paramètres

• établir des analyses, des études, des avis, des notes de synthèse, des tableaux, des graphiques, etc., sur la base des informations recueillies et croisées

• détecter proactivement des aspects problématiques relatifs à la réglementation et formuler des avis et notes fouillées en la matière

 

En tant que

représentant

représenter la direction, la direction générale, le SPF ou le ministre dans divers forums

afin de

exprimer et défendre le point de vue de la direction en matière de gestion policière

 

Exemples de tâches

• participer au nom de la direction, de la direction générale, du SPF ou du ministre à divers forums (journées d'étude, par exemple en gestion financière des zones de police), des groupes de travail (exemple : évaluation des structures zonales, évaluation de la loi disciplinaire, évaluation des tâches administratives de la police locale), plateformes de concertation (exemple : services des gouverneurs sur la tutelle administrative) ; le cas échéant, en assurer la présidence

• rédiger des rapports de réunion et donner du feed-back à la direction

 

En tant que

personne de contact

répondre aux questions et fournir des avis sur les matières traitées

afin de

garantir l'uniformité dans l'interprétation et l'application de la réglementation régissant les matières de la direction Gestion policière

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions écrites et orales posées par les services de police, les bourgmestres, les autres services concernés, les citoyens, etc.

• gérer les dossiers dans les matières spécifiques et veiller à la communication interne avec les collègues au sujet des matières traitées

• prendre tous les contacts nécessaires afin de gérer les dossiers de manière autonome et efficace

 

En tant que

coordinateur/coach

accompagner les nouveaux collaborateurs juniors

afin de

atteindre les objectifs opérationnels (soutien aux autorités locales, rédaction, interprétation et application de la réglementation)

 

Exemples de tâches

• encadrer les nouveaux collègues lors de leur entrée en service, être leur parrain, les assister lors de leur apprentissage de la matière et leur fournir une formation

• les accompagner dans le cadre de leurs dossiers, relire des notes, des projets, etc.

• stimuler les collaborateurs au quotidien et dans leur progression personnelle

• donner du feed-back de manière constructive, tant négatif que positif, quant à leur mode de fonctionnement

• coordonner les tâches du personnel de niveaux C ou D

 

En tant que

assistant du directeur

participer au développement de divers outils de management de la direction Gestion policière, en appui au directeur

afin de

contribuer au bon fonctionnement du service

 

Exemples de tâches

• participer activement au développement des outils et instruments de gestion (fiches stratégiques et opérationnelles, tableaux de bord équilibrés, fiches de suivi des projets, etc.)

• gérer les instruments (veiller à leur actualisation, stimuler la participation des collègues à leur utilisation, réaliser des notes d'évaluation des résultats, procéder à des analyses de risque, etc.), en appui du directeur Gestion policière

• soutien au directeur dans ses tâches de gestion des ressources humaines (élaborer et actualiser les descriptions de fonction, suivre des procédures de recrutement ou de remplacement, assister aux interviews de sélection, évaluer les collaborateurs de niveau C ou D, etc.)

• soutenir le directeur dans l'évaluation du fonctionnement de service, y compris des propositions de solution

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions orales	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
autres serv. publ. féd., régionaux et locaux	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
organisations/entreprises	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	quotidien
particuliers/citoyens	conseils écrits	contact personnel, réunions	ad hoc
	législation (loi, AR, AM ...	informel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier	quotidien
management	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd., régionaux et locaux	conseils écrits	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils oraux	contact personnel, réunions	quotidien
		informel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur Gestion policière

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• propre organisation du travail et concertation interne avec les collègues sur les dossiers

• émission d'avis et réponses à toute question (posée oralement ou par courrier électronique) non-politique, conforme à la jurisprudence du service dans les matières traitées

• négociation des positions qui engagent le service, voire le SPF, dans la limite du mandat confié

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• utiliser des budgets

• participer à des colloques, séminaires ou réunions avec des participants externes

• les avis écrits, les notes conceptuelles, les propositions de textes réglementaires ou cadres doivent être supervisés et approuvés par le directeur

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. annuellement et pour l'ensemble de la direction : 40 à 50 notes internes et mémoires politiques, 20 textes légistiques (projets de loi, arrêtés royaux réglementaires, arrêtés ministériels et circulaires), conclusions individuelles par arrêté royal ou ministériel, 75 nominations, mandats, etc., 30 à 40 mesures disciplinaires, 20 contrôles administratifs - appels), 30 à 35 questions parlementaires, 15 à 20 dossiers auprès du Conseil d'Etat (y compris leur défense en séance) ; au point de vue quinquennal : nominations de 196 chefs de corps et autres mandats

2. 3.900 dossiers entrants, 1.000 dossiers sortants officiels (hormis les réponses par courrier électronique, téléphone, intranet, banques de données internes et autres formes de traitement)

3. 196 zones de police

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation en matière de police

• directives émanant du ministre, de la présidente ou du directeur général

 

Quelles innovations

• améliorations législatives et réglementaires dans certaines domaines, soit de façon directe dans le cadre des compétences de la direction, soit indirectement comme membre des groupes de travail dans d'autres matières

• contribuer à l'optimisation de fonctionnement de certains partenaires, dans le cadre des compétences de la direction, voir de la mise à disposition d'outils

• amélioration du fonctionnement de la direction, moyennant les outils de management actuels

 

Sur base de quel cadre de référence

• notes de politiques générales et décisions du Conseil des Ministres

• attribution des compétences propres au service et aux autres services partenaires (Police, département de la justice, etc.)

• expérience et expertise propres

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.