Identificatie van de functie

Functiecode : DLO013

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het beheren, leiden en coördineren van het centrum voor identificatie en documentatie (CIDMat) dat verantwoordelijk is voor:
- alle aspecten van de identificatie en de codificatie van bevoorradingsartikelen voor de Krijgsmacht, zowel nationaal als internationaal en dit in samenspraak met de materieelbeheerders
- het onderhouden van internationale relaties en het uitwerken van nationale en internationale procedures in het kader van de identificatie
- alle activiteiten i.v.m. de behandeling van de technische documentatie in ILIAS (= softwaretool voor het beheer van materieel) volgens de richtlijnen van de materieelbeheerder
- het bijhouden van een centrale bibliotheek aangaande technische documentatie en het reproduceren van technische documentatie en identificatiegegevens op vraag van de materieelbeheerders (elektronisch en hard copy)
- het lokaal, of via drukkerij niveau 2, laten reproduceren en verdelen van alle op het Ministerie van Landsverdediging binnenkomende technische documentatie volgens de door de materieelbeheerders opgemaakte verdeelsleutels

teneinde

het centrum haar kerntaken op een efficiënte en effectieve wijze te laten uitvoeren

 

Resultaatgebieden

Als

dienstverantwoordelijke

het coördineren van de dienst aan de hand van de meest aangepaste managementstechnieken

teneinde

het CIDMat op een efficiënte, kwalitatieve en dynamische manier te laten werken

 

Voorbeelden van taken

• Het evalueren van de organisatietabel en het voorstellen van verbeteringen

• Het plannen van de budgetten die nodig zijn voor de werking van de dienst

• Het analyseren van problemen, het formuleren en laten implementeren van oplossingen

• Het bepalen van de objectieven voor de dienst, controleren of de objectieven behaald worden

• Het plannen van de budgetten voor de internationale opdrachten

 

Als

leidinggevende

het aansturen en begeleiden van de medewerkers

teneinde

ervoor te zorgen dat deze op een gemotiveerde wijze hun taken kunnen uitoefenen en binnen de dienst de kennis overdragen teneinde de deskundigheid en autonomie van de diensthoofden en medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• Het adviseren van de evaluatoren aangaande de evaluatie van hun personeel

• Het evalueren van het personeel waarvoor hij/zij rechtsreeks verantwoordelijk is

• Het bepalen van individuele opleidingsbehoeften en voorzien in deze behoeften

• Het verstrekken van technische raad aan diensthoofden en de medewerkers

 

Als

coördinator

ervoor zorgen dat de verschillende diensten (dagelijks beheer, concepten, documentatie en codificatie) op elkaar afgestemd zijn en het onderhouden van de contacten met de andere diensten (materieelbeheerders, eenheden, firma's, ...

teneinde

de kwaliteit te waarborgen van de werking van het centrum

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan vergaderingen (besprekingen aangaande aankoopdossiers, problemen/vragen van de gebruikers, standpunten van het CIDMat aangaande de identificatie verdedigen, ... met de materieelbeheerders

• Het organiseren van de taakverdeling binnen de diensten

• Het controleren van de dagelijkse werking van het centrum

• Tussenkomen in geval van problemen tussen de verschillende diensten van het CIDMat

 

Als

specialist

het controleren van de bestekken van de aankoopdossiers op gebied van de identificatie van het materieel

teneinde

de codificatie en documentatie van het materieel zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• Het controleren van het bestek op het gebied van codificatie en documentatie (vorm, inhoud, minimumvereisten, ...

• Het beleggen van vergaderingen met de fabrikanten om problemen i.v.m. de codificatie en documentatie op te lossen

• Het behandelen van aanvragen tot codificatie van materiaal dat in het buitenland gekocht wordt (het land dat produceert is verantwoordelijk voor de codificatie)

• Het onderzoeken en verder laten uitwerken van aanvragen van het buitenland i.v.m. de codificatie. (De fabrikant is in principe verantwoordelijk voor de codificatie, indien er nog geen codificatie is, stuurt de aanvrager via de NAVO een verzoek tot codificatie)

 

Als

organisator/kennisbeheerder

deelnemen aan/het organiseren van vergaderingen en werkgroepen

teneinde

op de hoogte te blijven van de vernieuwingen in de materie

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan vergaderingen van het NAVO-codificatiesysteem AC/135 (2x per jaar), meetings, werkgroepen (2 tot 4 x per jaar)

• Het occasioneel organiseren van AC/135-vergaderingen, de ontvangst van internationale delegaties (NAVO en niet-NAVO leden)

• Het omzetten van nationale richtlijnen in internationale richtlijnen en omgekeerd in het domein van de codificatie

• Deelnemen aan/het organiseren van vergaderingen met de materieelbeheerders en de firma's i.v.m. de codificatie en de documentatie

• Het laten bijhouden en laten verdelen van documentatie over het materieel

 

Als

documenatiebeheerder

het laten codificeren van de technische documentatie, het laten bijhouden van de bibliotheek van technische documentatie en het superviseren van de reproductie en verdeling van alle technische documentatie

teneinde

te allen tijde te beschikken over de nodige documentatie

 

Voorbeelden van taken

• Het laten opnemen van nieuwe technische documentatie van de verschillende materiëlen die in gebruik zijn op het Ministerie van Landsverdediging

• Het bijhouden van uit omloop genomen documentatie

• Het bijhouden van de lijst met welke documentatie zich waar bevindt, om later errata te kunnen uitvoeren

• De aankoop en het beheren van alle normen (ISO, ...

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
firma's	schriftelijke/mondelinge adviezen, dossiers, documentatie	als dossier, brief, e-mail, telefoon	ad hoc
materieelbeheerders	vragen, adviezen	brief, dossier	ad hoc
NAVO, PfP leden, andere naties	vragen, adviezen	brief, dossier, mondeling	ad hoc
diensthoofden eigen Dst	vragen, adviezen	dienstnota, e-mail, mondeling	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
firma's	schriftelijke/mondelinge adviezen, dossiers, documentatie	als dossier, brief, e-mail, telefoon	ad hoc
materieelbeheerders	vragen, adviezen	brief, dossier	ad hoc
NAVO, PfP leden, andere naties	vragen, adviezen	brief, dossier, mondeling	ad hoc
diensthoofden eigen Dst	vragen, adviezen	dienstnota, e-mail, mondeling	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het hoofd van de divisie systemen van de Algemene Directie Material Resources (DGMR-Sys)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het al dan niet codificeren van materieel

• deelname aan nationale vergaderingen

• standpunten in het vakgebied t.a.v. firma's en leveranciers

• het codificatiesysteem van de technische documentatie (aangezien dit niet door de NAVO opgelegd wordt), de codificatie van materieel is gebonden aan de NAVO-regels

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• deelname aan cursussen, stages en conferenties in het buitenland

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

230000 euro

 

Eigen werkbudget

64070 euro (uitgaven 2004)

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. bibliotheek met documentatie

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• internationale richtlijnen i.v.m. codificatie

• nationale richtlijnen i.v.m. codificatie

• richtlijnen van de Algemene Directie Material Resources

 

Welke vernieuwingen

• het laten aanpassen van internationale richtlijnen, het aanpassen van nationale richtlijnen i.v.m. codificatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• binnen het expertisedomein

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.