Identificatie van de functie

Functiecode : DCO016

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Het bijstaan van het diensthoofd in het beheer en de coördinatie van de persdienst van de FOD Buitenlandse Zaken

teneinde

alle werkzaamheden van de dienst op de meest efficiënte manier uit te voeren

 

Fungeren als adjunct van het hoofd van de persdienst (woordvoerder) van de FOD Buitenlandse Zaken

teneinde

de schakel zijn tussen de FOD en de media (het opstellen van perscommuniqués, wekelijkse briefings aan de pers, voortdurende contacten met de media, ...

 

Resultaatgebieden

Als

adjunct-diensthoofd

het plannen en coördineren van de werkzaamheden van de medewerkers in overleg met de chef en samenwerken met deze laatste voor het uitwerken van de organisatie van het werk en van de strategie van de dienst

teneinde

een optimale dienstverlening te leveren en het meest juiste en beste imago van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het informeren van de medewerkers binnen de dienst en aan hen concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden overdragen

• het bepalen van de prioriteiten in de lopende communicatieactiviteiten in samenwerking met het diensthoofd

• het op zich nemen van bepaalde taken om de gevraagde doelstellingen te bereiken

• regelmatig verslag uitbrengen aan het diensthoofd teneinde de nodige opvolging te verzekeren

 

Als

adjunct diensthoofd

het vervangen van het diensthoofd tijdens zijn dienstopdrachten in het buitenland

teneinde

de voortzetting van de activiteiten in de dienst te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• optreden als dienstverantwoordelijke in geval van afwezigheid van zijn/haar chef en toezien op de goede coördinatie van de taken

• het uitvoeren van de dagelijkse taken van het diensthoofd en de opvolging ervan garanderen

• het waarboregn van de goede communicatie tussen de medewerkers binnen de dienst

• het overdragen van de informatie bij zijn/haar medewerkers

 

Als

woordvoerder

de schakel vormen tussen de organisatie en de media

teneinde

te antwoorden op de vragen van de media

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan het bepalen van de inhoud van de boodschap samen met de beleidscellen (Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel, Ontwikkelingssamenwerking, Europese Zaken), de voorzitter van het directiecomité en de diensten betreffende de administratie

• deelnemen aan de uitwerking van een reactieve of proactieve communicatiestrategie met dezelfde sprekers

• antwoorden op de vragen van de journalisten (schriftelijk, per mail, telefoon, enz.)

• het beheren van de crisiscommunicatie binnen het Crisiscentrum van de FOD Buitenlandse Zaken (vb. Tsunamicrisis)

• beschikbaar zijn en geregeld permanentie houden (weekends en feestdagen) om op ieder moment te antwoorden op vragen van de media

 

Als

redactielid

enerzijds het opstellen van de perscommuniqués en het verzekeren van hun dringende overdracht naar de media; anderzijds het samenstellen en becommentariëren van het dagelijks nationaal en internationaal persoverzicht

teneinde

enerzijds het publiek via de media te informeren over de buitenlandse politiek van België, over haar rol op Europees en internationaal vlak, over de activiteiten van de FOD en anderzijds intern, de nationale en internationale actualiteit te volgen in het kader van de opdrachten van de FOD

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen van de nationale en internationale pers , het opstellen van het dagelijkse persoverzicht en dit becommentariëren bij de adviseurs van de beleidscel en de leden van het directiecomité

• het controleren van de inhoud van het dagelijkse persoverzicht dat op het Intranet gezet werd en dat overgebracht werd naar de diplomatieke en consulaire posten

• het opstellen van de inhoud van de perscommuniqués over de activiteiten van de FOD

• het aan de media overdragen van de perscommuniqués

 

Als

deskundige/specialist

het verzekeren van de coördinatie van het mediagedeelte van de activiteiten van de FOD Buitenlandse Zaken, en instaan voor de praktische organisatie ervan

teneinde

de na te streven resultaten op het geplande moment te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de goede coördinatie van de activiteiten van de FOD door samen te werken met de andere persdiensten

• het organiseren van persconferenties over de ministeriële activiteiten en de opdrachten van de FOD

• het organiseren van de perslogistiek van binnenkomende en uitgaande bezoeken in samenwerking met alle betrokken diensten

• het organiseren van de logistiek voor de persdelegatie tijdens de ministeriële verplaatsingen naar het buitenland (reservatie van hotels, van vervoer in samenwerking met de ambassades, reageren op onvoorziene omstandigheden, ...

• het samenstellen en begeleiden van de persdelegatie tijdens deze verplaatsingen

 

Als

contactpersoon/tussenpersoon

het uitbouwen van netwerken binnen en buiten de FOD , met deskundigen, de pers en andere doelgroepen

teneinde

een coherent en realiteitsgebonden communicatiebeleid over te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het vertegenwoordigen van de FOD tijdens studiedagen en zetelen op vergaderingen tussen de FOD's

• in contact treden met elke betrokken persoon door een dienstproject

• het uitbouwen van netwerken met de andere FOD's en instellingen teneinde zich kenbaar te maken bij de media

• fungeren als tussenpersoon tussen de media en de deskundigen

 

Als

organisator

meewerken aan de communicatie en aan de overdracht van de boodschappen die verband houden met de activiteiten van de FOD

teneinde

een goede externe communicatie van de FOD te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de coördinatie tijdens de voorbereiding en de organisatie van persconferenties, themadagen enz.

• deelnemen aan de organisatie, het organiseren en voorbereiden van externe en interne informatievergaderingenn

• het begeleiden van de vertegenwoordigers van de media tijdens persconferenties en informatievergaderingen zowel in België als in het buitenland

• het begeleiden van de persdelegatie tijdens bezoeken naar het buitenland

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Voorzitter: N, Directeur van de dienst Pers en Communicatie: N-1

hoofd van de persdienst : N-2

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.