Identification de la fonction

Code de la fonction : IPO021

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Diriger le service qui gère le statut administratif et pécuniaire ainsi que les conditions de travail du personnel de l'organisation

afin de

réaliser les objectifs opérationnels du service en conformité avec les objectifs stratégiques du service d'encadrement P&O.

 

Finalités

En tant que

chef de service

coordonner et gérer les activités du service (ou des différentes cellules)

afin de

garantir le fonctionnement optimal du service

 

Exemples de tâches

• coordonner les activités de gestion du statut administratif et pécuniaire du personnel (p.ex.: nominations, promotions, mobilité, pension) et des activités de gestion pécuniaire du personnel (p.ex. : préparation du calcul des salaires pour le SCDF (Service central des dépenses fixes), calcul des primes, allocations, suppléments et impact budgétaire, et implications financières découlant des modifications administratives comme la nomination, la promotion, la pension, etc.)

• fixer les priorités du service (ou des différentes cellules)

• vérifier et valider les résultats

• surveiller le fonctionnement du service dans son ensemble et corriger si nécessaire

• surveiller l'application uniforme des procédures et méthodes de travail

 

En tant que

conseiller/spécialiste

formuler des avis et des propositions en matière de statut administratif et pécuniaire et de conditions de travail

afin de

(faire appliquer correctement la législation) informer les intéressés des implications administratives et pécuniaires d'une décisions

 

Exemples de tâches

• fournir des avis à la direction ou aux différentes directions, aux dirigeants et collaborateurs dans des dossiers complexes

• analyser les points d'achoppement dans l'application de la réglementation, et faire rapport

• répondre aux questions et donner des explications aux collaborateurs lors du traitement de dossiers ou de l'exécution de missions

• formuler des propositions et établir des prévisions à l'intention de la hiérarchie concernant les conséquences financières des modifications administratives (le budget du personnel)

 

En tant que

coordinateur

contrôler les dossiers, les documents et procédures

afin de

garantir une application cohérente de la réglementation et des procédures

 

Exemples de tâches

• contrôler la bonne application des directives et instructions émanant de la hiérarchie relatives à la gestion administrative et pécuniaire du personnel

• contrôler la bonne application de la réglementation et des procédures lors du traitement des dossiers

• tenir à l'oeil l'avancement des dossiers en fontion des délais

• vérifier les nominations, les promotions, etc., tant sur le plan administratif que pécuniaire

 

En tant que

gestionnaire budget du personnel

fournir des informations budgétaires au(x) responsable(s) du plan du personnel

afin de

pouvoir présenter à la hiérarchie une proposition de budget du personnel

 

Exemples de tâches

• établir une cartographie du personnel existant en collaboration avec le(s) responsable(s) du plan du personnel

• inventorier les glissements de personnel, les besoins en personnel qui en découlent et les effectifs futurs

• calculer l'impact budgétaire des modifications apportées au plan du personnel

• faire des propositions et des prévisions

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

coordonner la gestion des connaissances dans le domaine du statut administratif et pécuniaire et des conditions de travail

afin de

permettre à tous les intéressés d'avoir accès à cette expertise

 

Exemples de tâches

• rester informé/e des nouvelles dispositions réglementaires en matière de statut administratif et pécuniaire (p.ex.: en suivant la littérature spécialisée, en participant à des activités de réseau, à des séminaires d'associations professionnelles, etc.)

• diffuser les informations importantes et actuelles aux collaborateurs du service ou des différentes cellules

• rendre facilement accessibles des textes de loi, des règlements de travail et toute information pertinente portant sur le statut administratif et pécuniaire et les conditions de travail (p.ex. : sur intranet, lors de séances d'information)

• organiser des réunions de concertation avec les collaborateurs afin d'échanger des expériences et des bonnes pratiques

 

En tant que

personne de contact

prendre contact avec d'autres services internes et externes (p.ex.: Budget, Inspection des finances, SPF Personnel et Organisation)

afin de

pouvoir traiter les dossiers de manière efficiente

 

Exemples de tâches

• entretenir des contacts avec le Budget et l'Inspection des finances dans le cadre du budget du personnel et des dossiers ayant des implications financières

• répondre aux questions courantes des membres du personnel, des collaborateurs, d'autres administrations et des adjudicataires

• présenter et défendre des dossiers auprès de la hiérarchie

 

En tant que

coach

accompagner et motiver une équipe de collaborateurs dans leurs activités quotidiennes et leur développement personnel

afin de

favoriser la collaboration, mieux harmoniser les activités entre elles et améliorer les prestations

 

Exemples de tâches

• soutenir et accompagner les collaborateurs en fonction de l'expérience et de la spécialisation des intéressés

• donner des instructions et un feed-back aux collaborateurs lors du traitement des dossiers

• conseiller et fournir des solutions concrètes à des dossiers individuels

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.			hebdomadaire
organisations/entreprises		en tant que dossier	mensuel
management	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
collaborateurs	questions orales	contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	avis écrits	en tant que dossier	mensuel
management	avis écrits	en tant que dossier	hebdomadaire
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel	quotidien
			mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

conseiller général ou directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation des activités du service ou des différentes cellules

• suivi des prestations des collaborateurs

• fixer les priorités en vue d'atteindre les objectifs opérationnels du service ou des différentes cellules

• manière dont les dossiers doivent être traités

• avis fournis et formulation de propositions

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• modification ou adaptation de procédures

• Toutes les propositions et avis portant sur la gestion administrative et pécuniaire du personnel doivent être soumis à la hiérarchie qui prend la décision finale et signe.

• Les dossiers complexes et les matières sensibles sont soumis à la hiérarchie qui prend la décision finale et signe.

• La hiérarchie prend la décision finale pour les propositions relatives au budget du personnel, conformément au planning du personnel.

• missions à l'étranger

• élargissement du personnel

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• options stratégiques et directives de la direction

• statut administratif et pécuniaire des différentes catégories de personnel dans l'organisation (contractuels, statutaires, personnel diplomatique, personnel scientifique, entre autres)

• réglementation relative au budget, aux finances et aux missions publiques

 

Quelles innovations

• systèmes administratifs en collaboration avec le service TIC

• organisation des activités du service ou des diverses cellules

 

Sur base de quel cadre de référence

• options stratégiques et directives de la direction

• statut administratif et pécuniaire des différentes catégories de personnel dans l'organisation (contractuels, statutaires, personnel diplomatique, personnel scientifique, entre autres)

 

Profil de compétences génériques

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