Afdrukken

Adviseur financieel personeelsbeheer - Coördinator (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DPO020

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Instaan voor het administratief en budgettair beheer van de werk- en verloningsvoorwaarden

teneinde

ervoor te zorgen dat de reglementering in het kader van de werk- en verloningsvoorwaarden toegepast wordt voor het personeel van de Regie der Gebouwen rekening houdend met de budgettaire toestand

 

Resultaatgebieden
Als
operationeel specialist inzake budget
    het opstellen, voorstellen en aanpassen van de verdelingen van het personeelsbudget en van bepaalde werkingskosten

teneinde

    een budget te garanderen dat zoveel mogelijk voldoet aan de verwachtingen van de beslissingsbevoegde personen en medewerkers van de Regie der Gebouwen met naleving van het globale budgettaire kader

 

Voorbeelden van taken
  • vertrouwd raken met het globale begrotingsbeleid
  • het opmaken van het personeelsbudget en van bepaalde werkingskosten
  • het berekenen van de invloed van de tussenbeslissingen van de directie op het budget
  • het aanpassen van het voorgestelde budget aan de definitieve beslissingen van de directie en de Inspectie van Financiën
  • het verdedigen van de begroting tijdens bilaterale vergaderingen met de FOD Begroting en de directie van de Regie

 

Als
diensthoofd - leidinggevende
    het ondersteunen van de administratieve beheerders van de dossiers binnen de dienst

teneinde

    het werk van de medewerkers te organiseren en tot een "correcte" behandeling van de dossiers te komen

 

Voorbeelden van taken
  • het verdelen van het werk en de planning maken
  • het opvolgen en bijsturen van de resultaten
  • het opsporen van de belangrijkste moeilijkheden in het werk van de dossierbeheerder
  • het organiseren en voorzitten van vergaderingen
  • het geven van opleiding op de werkvloer

 

Als
deskundige - specialist
    het opvolgen en aanpassen van de complexe dossiers betreffende de wettelijke toestand evenals de financiële aspecten van het personeelsbeheer

teneinde

    te waken over de naleving van de reglementering

 

Voorbeelden van taken
  • het analyseren en behandelen van de complexe dossiers overeenkomstig de reglementering (sociale wetgeving, statuut) en de beleidskeuzes
  • deelnemen aan de vergaderingen van de afdelingshoofden (staf) om dossiers te verduidelijken
  • het bespreken van de dossiers met de interne deskundigen (bijv. de juristen) en de externe deskundigen (de Inspectie van Financiën, Administratie der Pensioenen, CDVU (Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven) , AGD (Administratieve Gezondheidsdienst)
  • conclusies trekken, adviezen geven

 

Als
adviseur
    het geven van input, advies en ondersteuning aan de medewerkers wat betreft de inhoud van de dossiers en door te antwoorden op de vragen van andere personeelsleden van de Regie der Gebouwen

teneinde

    het gebruik van de vereiste competentie en kennis die men in de functie verworven heeft te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken
  • helpen bij het voorbereiden van moeilijke gesprekken met de medewerkers van een andere dienst (bijvoorbeeld, door de reglementering uit te leggen)
  • het formuleren van adviezen betreffende individuele
  • het organiseren van informatievergaderingen met de medewerkers
  • zich beschikbaar houden om in eerste instantie te antwoorden op specifieke operationele vragen (van de staf bijvoorbeeld)

 

Als
kennisbeheerder
    deelnemen aan de ontwikkeling van kennisbeheer betreffende de werkvoorwaarden en het verloningsbeheer

teneinde

    de expertise toegankelijk te maken voor de anderen en eveneens ervoor te zorgen dat het personeel correct geïnformeerd wordt over de eigen wettelijke toestand op elk ogenblik

 

Voorbeelden van taken
  • het ontwikkelen van een netwerk van partnerorganisaties in de overheids- en privé-sector
  • het verdiepen van de kennis en expertise door raadpleging van gespecialiseerde literatuur, door deelname aan netwerkactiviteiten van de overheidssector en aan seminaries van beroepsverenigingen, enz.
  • via DMS (Document Management Systeem) het verspreiden van de nieuwe informatie (bijv. een nieuwe reglementering)

 

Als
kwaliteitsmedewerker
    het zoeken en ontwikkelen van procedures en systemen betreffende de werkvoorwaarden en het verloningsbeheer

teneinde

    deel te nemen aan de verbetering van het beleid in het algemeen en van de toepassing van de specifieke procedures betreffende de werkvoorwaarden en het verloningsbeheer binnen de Regie der Gebouwen

 

Voorbeelden van taken
  • het analyseren van de zwakke en sterke punten van de bestaande procedures en systemen
  • het zoeken van de goede praktijken in de overheids- of privé-sector
  • besprekingen met de interne en/of externe deskundigen
  • het voorstellen van procedures en systemen die aangepast zijn aan de specifieke situatie van de Regie der Gebouwen aan de afdelingshoofden (staf)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Financiën (Centrale Dienst der Vaste Uitgaven)

richtlijnen, betaling

varia/access

ad hoc/maandelijks

medewerkers

behandelde dossiers, vragen

schriftelijk, mail, mondeling

dagelijks

medewerkers

complexe dossiers

schriftelijk, mail, mondeling

ad hoc (+- dagelijks)

het directiecomité

vragen

diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin

ad hoc

de Inspectie van Financiën

richtlijnen voor het budget

diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin

ad hoc

andere fed. overh. diensten

beslissingen

schriftelijk

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

diegenen die informatie vragen

attesten, antwoorden, adviezen

schriftelijk

ad hoc

medewerkers

instructies en antwoorden

diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin

dagelijks

beslissingsbevoegde personen inzake budget

het berekende budget

schriftelijk

in principe 2 keer per jaar

personeel van de Regie (individueel of in groep)

behandelde dossiers

schriftelijk-soms per mail

ad hoc

CDVU

mutaties

schriftelijk, mail

4 keer per maand

andere fed. overh. diensten

behandelde dossiers

schriftelijk

ad hoc

Inspectie van Financiën

antwoorden

schriftelijk/mondeling

ad hoc

Adviezen

schriftelijk/mondeling

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de chef van de personeelsdienst

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de organisatie van het eigen werk en van de werkmethode (o.a. aanpak van de "coaching" van de dossierbeheerders)
  • de behandeling van (complexe) dossiers
  • de organisatie van netwerkactiviteiten met interne en externe partners
  • de inhoud van de adviezen betreffende de beheersopties en de personeelsdossiers
  • de inhoud van de bezorgde informatie
  • de adviezen die op eigen initiatief gegeven worden of als antwoord op de gestelde vragen betreffende de werkvoorwaarden, de verloning en de budgettaire gevolgen
  • de organisatie van het werk van de medewerkers die in dezelfde dienst werken

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • de beslissingen (cf. (sub)delegaties binnen de Regie)

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • het globale beleid betreffende de wettelijke toestand van het personeel zoals bepaald door de Regie der Gebouwen
  • de beheersopties zoals goedgekeurd door het directiecomité
  • de wetgeving betreffende de wettelijke toestand van het Rijkspersoneel
  • het begrotingssysteem

 

Welke vernieuwingen
  • het verbeteren van de beschikbaarheid van de expertise
  • voorstellen voor een efficiëntere behandeling van de dossiers
  • voorstellen voor een beter beleid inzake de werkvoorwaarden en het verloningsbeheer

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • ervaring
  • opleiding
  • wetgeving betreffende het statuut (o.a. loopbaan A) + de sociale wetgeving
  • politiek kader P&O ( Personeel en Organisatie) en directiecomité
  • informatie afkomstig van de literatuur en van het interne-externe netwerk

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.