Adviseur communicatie - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : ICO052
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Aansturen en coördineren van de communicatiedienst
teneinde
de interne en externe klanten kwaliteitsvolle en efficiënte ondersteuning te bieden wat betreft communicatie.
De beleidslijnen en de doelstellingen van de FOD of de organisatie vertalen naar een globaal intern en extern communicatiebeleid en operationele communicatieplannen
teneinde
een doeltreffende communicatie uit te bouwen en zo zowel intern als naar de buitenwereld toe een professioneel imago over te brengen.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevende organiseren en coördineren van de activiteiten van de medewerkers binnen de communicatiedienst
teneinde
een optimale dienstverlening te bieden en zo de doelstellingen van het communicatiebeleid van de FOD of van de instellingen te verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- het beleidsplan van de directie vertalen in concrete actieplannen
- een overzicht van de planning bewaren om de taken te coördineren en de doeltreffendheid van het werk te verhogen
- prioriteiten stellen in de lopende communicatieactiviteiten
- verdelen van de taken en opdrachten onder de medewerkers
Alscommunicatieverantwoordelijke organiseren en coördineren van alle interne en externe communicatieactiviteiten van de FOD of van de organisatie
teneinde
een duidelijk, doeltreffend en samenhangend communicatiebeleid te garanderen
Voorbeelden van taken
- de finale versie nakijken van de interne en externe brochures, van de website en van het intranet
- het meest gepaste medium (pers, e-mail, brochures) kiezen in samenwerking met de beleidsadviseur en de medewerkers
- nakijken van de perscommuniqués
Alsdeskundige/specialistondersteunen van de verantwoordelijken voor de communicatie en van de directie van de FOD en de organisatie bij hun interne en externe communicatie
teneinde
de inhoud en de vorm ervan te standaardiseren, af te stemmen op het communicatiebeleid en de impact ervan te verhogen
Voorbeelden van taken
- informatie over communicatieacties verzamelen en analyseren
- advies en aanbevelingen geven
- de haalbaarheid, het belang en de noodzaak van de projecten inschatten
Alscoachleiden, ondersteunen en motiveren van de medewerkers
teneinde
een efficiënte werking van de communicatiedienst te garanderen via de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker
Voorbeelden van taken
- in kaart brengen van de opleidingsbehoeften en opleidingen geven
- de medewerkers stimuleren via gerichte gesprekken, evaluatiegesprekken voeren
- motiveren, ondersteunen en coachen van de medewerkers
- een aangenaam werkklimaat en een motiverende teamgeest opbouwen
Alskennisbeheerderopvolgen van de recente ontwikkelingen op het vlak van communicatietechnieken en van de interne ontwikkelingen binnen de FOD
teneinde
te zorgen voor een geactualiseerde communicatiestroom en zo een doeltreffende communicatiedienst te garanderen
Voorbeelden van taken
- opleidingen en seminaries bijwonen
- op de hoogte blijven van de externe en interne ontwikkelingen binnen de FOD via brochures, internet en het intranet
- deelnemen aan interdepartementale vergaderingen om ervaringen uit te wisselen
- opvolgen van de vakliteratuur
Alscontactpersoon uitbouwen van netwerken van communicatiespecialisten, leden van de pers en andere doelgroepen, zowel binnen als buiten de FOD of de organisatie
teneinde
een samenhangend communicatiebeleid over te brengen dat in overeenstemming is met de realiteit
Voorbeelden van taken
- als woordvoerder optreden in overleg met de algemene directie om correct en snel te antwoorden op vragen van de media
- de FOD vertegenwoordigen tijdens studie- en congresdagen
- in contact treden met verschillende instanties en personen, zowel op formeel als op informeel vlak
Alsorganisatorinstaan voor de praktische organisatie van communicatieacties
teneinde
te garanderen dat de communicatie zowel op interne als op extern niveau vlot verloopt en doeltreffend is
Voorbeelden van taken
- persconferenties en themadagen organiseren en voorbereiden
- interne informatievergaderingen organiseren en voorbereiden
- sprekers tijdens persconferenties en informatievergaderingen begeleiden
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail
|
dagelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
outer informeel, per brief, e-mail
|
dagelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
outer informeel, per brief, e-mail, formele afspraak
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
outer informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
cel beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
per brief, e-mail, formele afspraak
|
dagelijks
|
collega's
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
louter informeel, per brief, e-mail
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
wekelijks
|
andere federale overheidsdiensten
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
andere overheden
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke en mondelinge adviezen
|
per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
cel beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
per brief, e-mail, formele afspraak, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
collega's
|
schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten
|
louter informeel, per brief, e-mail, in de vorm van een dossier
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
directeur-generaal, stafdirecteur, voorzitter
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- werkverdeling binnen het team
- keuze van de verspreidingsmiddelen
De functie moet autorisatie vragen voor
- extrabudgettaire uitgaven
- inhoud van de communicatie over een gevoelig onderwerp (perscommuniqué, enz.)
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
175000 euro (slechts 1 bron)
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- instructies van het directiecomité aangaande de inhoud van de perscommuniqués
- algemene communicatierichtlijnen binnen de federale overheid
- wetgeving over de verspreiding van informatie en respect voor de persoonlijke levenssfeer
Welke vernieuwingen
- verbetering van de communicatiemiddelen (internet, intranet, brochures, enz.)
- werk- en communicatieprocedures
- de vorm van de boodschap en van de informatie (grafische vormgeving, opmaak, beeldvorming, enz.)
Gebaseerd op welk referentiekader
- gespecialiseerde brochures, vakliteratuur
|