Conseiller général personnel, finances, logistique - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA118
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Elaborer, coordonner et gérer les différents services dont il est responsable
afin de
atteindre les objectifs repris dans les missions de ces services (gestion des ressources financières, humaines, logistiques et informatiques) de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants - INASTI)
Informer l'Administrateur général
afin de
lui permettre de déterminer et d'évaluer la politique menée
Finalités
En tant queresponsable des directions Finances-Logistique-Personnelorganiser, coordonner et assurer le suivi du fonctionnement des différents services dont il est responsable
afin de
assurer le fonctionnement optimal de ces services en développant une stratégie adéquate en termes d'objectifs à atteindre et de moyens à mettre en oeuvre (financiers, techniques et humains), ainsi qu'en organisant et en contrôlant le travail des collaborateurs.
Exemples de tâches
- coordonner et animer l'équipe des responsables de service
- arbitrer les questions qui ne trouvent pas une réponse correcte dans les services ou entre eux, tant au niveau interne qu'au niveau externe, en concertation avec ses collaborateurs directs et l'administrateur général
- contrôler la gestion de l'organisation des services, l'optimisation de leur fonctionnement ainsi que la définition et l'introduction de procédures internes et de règles de fonctionnement
- contrôler la gestion de la mise à disposition des informations requises au sein de différents services et la gestion des applications informatiques
- contrôler le développement et la gestion des prestations des collaborateurs
En tant quechef de directionprendre part, de manière collégiale, à l'élaboration et la communication de la vision stratégique de l'institution ainsi qu'à son implémentation
afin de
prévoir et gérer l'évolution des missions ainsi que l'organisation pratique de l'institution publique de sécurité sociale
Exemples de tâches
- participer aux réunions des chefs de direction: définir en commun les orientations à suivre, planifier les actions à prendre, participer au processus décisionnel
- émettre des avis relatifs à l'élaboration de la vision stratégique de l'institution par rapport aux valeurs de l'institution, à la structure organisationnelle et aux moyens (financiers, techniques et humains) à mettre en oeuvre.
- collaborer à la gestion du contrat et du plan d'administration ainsi qu'à l'élaboration et au suivi de projets stratégiques
- collaborer à la gestion des relations avec les autorités de tutelle, les clients, les organismes coopérants et les autres institutions publiques de sécurité sociale
- participer aux réunions du Conseil de direction pour les décisions réglementaires, du Comité de concertation de base, de la commission des stages, etc.
En tant queresponsable du service des Financespiloter le service des Finances tant en ce qui concerne l'élaboration des budgets (budget de gestion et de mission) que le suivi des finances et de la comptabilité (budgétaire, économique et analytique)
afin de
permettre au service concerné de réaliser ses missions et d'atteindre les objectifs qui lui ont été attribués et d'offrir au management la certitude d'une bonne gestion financière et budgétaire de l'institution
Exemples de tâches
- organiser et coordonner le fonctionnement du service financier
- diriger l'équipe des agents de niveau A
- veiller au bon déroulement des procédures au niveau du budget, de la trésorerie et de la comptabilité
- de sa propre initiative ou à la demande du management, donner des avis sur toute question relative à la gestion des moyens budgétaires
- représenter le service Finances à l'égard d'instances internes et externes
En tant queresponsable de la gestion des ressources humainespiloter le service chargé de la gestion administrative du personnel et de la gestion des ressources humaines
afin de
permettre au service concerné de réaliser ses missions et d'atteindre les objectifs qui lui ont été attribués
Exemples de tâches
- diriger l'organisation structurelle
- diriger la gestion des compétences
- diriger la sélection, le recrutement, la formation
- diriger l'administration du personnel, tant en qui concerne la gestion des carrières que la rémunération du personnel
- diriger l'assistance sociale et l'assistance médicale
En tant queresponsable de la logistiquepiloter la direction chargée de la logistique
afin de
permettre à la direction concernée de réaliser les missions et d'atteindre les objectifs qui lui ont été attribués
Exemples de tâches
- diriger la gestion des bâtiments (administration centrale et 12 bureaux régionaux)
- contrôler la gestion des marchés publics
- superviser la gestion de l'accueil, de l'expédition, de l'imprimerie et de l'atelier
- superviser la gestion de l'économat (achats et approvisionnements)
- superviser la gestion de la politique en matière d'environnement durable
En tant queresponsable de la coordination informatiqueétablir les grandes orientations stratégiques du service informatique et superviser le fonctionnement du service
afin de
permettre à ce service de réaliser ses missions et de contribuer à renforcer l'efficacité de l'organisation
Exemples de tâches
- gérer les relations avec les fournisseurs informatiques
- superviser la gestion des contrats informatiques
- contrôler le coût des projets informatiques
- participer aux réunions du comité de coordination informatique
En tant quereprésentant de la direction gérer les relations externes
afin de
contrôler et développer l'image de marque de l'institution ainsi que les informations transmises à des tiers
Exemples de tâches
- dans les limites des délégations qui lui sont accordées, représenter officiellement l'Inasti, dans les contacts extérieurs avec les cabinets, les autres institutions, les autres autorités, les services publics, les organes de contrôle (commissaires du gouvernement) etc.
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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décisions
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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management
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questions orales/écrites
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contact personnel
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hebdomadaire
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management
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conseils oraux/écrits
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contact personnel
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hebdomadaire
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collaborateurs
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questions orales/écrites
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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collaborateurs
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conseils oraux/écrits
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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autres services pub. féd.
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législation (loi, AR, AM, ...)
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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autres services pub. féd.
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questions orales/écrites
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contact personnel
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ad hoc
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autres services pub. féd.
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conseils oraux/écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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collaborateurs
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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mensuel
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collaborateurs
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questions oralse/écrites
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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collaborateurs
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conseils oraux/écrits
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contact personnel
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quotidien
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collaborateurs
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législation (loi, AR, AM, ...)
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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management
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questions oralse/écrites
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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management
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conseils oraux/écrits
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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management
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décisions
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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autres services pub. féd.
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questions, législation
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réunion, groupe de pilotage
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
l'administrateur général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- matières définies par les délégations accordées par le comité de gestion, entre autres:
- approuver des états de frais qui consacrent le remboursement de frais exposés et / ou l'attribution de diverses espèces d'indemnités
- signer des demandes de bons de commande et approbation de factures et de notes de crédit (budget logistique, finances et informatique)
- signer des bons de commande jusqu'à 8000 EUR
- délivrer quittance des sommes versées par les débiteurs de sommes dues à l'Institut national
- signer les factures pour prestations de service, les factures pour fournitures et les états de salaires soumis pour approbation de l'exécution de travaux, sans limitation de montant
- signer les attestations ou déclarations concernant le personnel qui se rapportent aux salaires, prestations sociales ou indemnités diverses; signer les attestations relatives aux missions confiées à l'Inasti
- signer tous les moyens de paiement relatifs aux dépenses ou transferts décidés par un fonctionnaire compétent
- signer les lettres, notes et autres documents dans les matières relevant de sa compétence
La fonction doit demander une autorisation pour
- les matières autres que celles définies par les délégations accordées par le comité de gestion
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
budget de gestion : 50 millions euros - budget de missions : 4 milliards euros
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. nombre d'agents de niveau A dirigés : 15
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législation et réglementation applicable à l'institution
- statut des agents de l'Etat
- règles de la commission de normalisation de la comptabilité des IPSS
Quelles innovations
- optimalisation et automatisation des procédures de travail
- proposer au management des solutions et alternatives pour des questions budgétaires et financières
Sur base de quel cadre de référence
- coopération avec les autres institutions publiques de sécurité sociale, la SmalS/MvM, les organismes coopérants, etc.
- initiatives lancées par les SPF horizontaux (notamment le SPF Personnel et Organisation et le SPF Budget et contrôle de gestion) et d'autres SPF (notamment le SPF sécurité sociale)
- sa propre expérience dans les fonctions précédentes
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