Identification de la fonction

Code de la fonction : DSD185

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner le service et exercer le contrôle sur l'exécution des processus

afin de

appliquer correctement la législation en matière de maladies professionnelles ainsi que les directives de la direction générale et parvenir ainsi aux meilleurs résultats opérationnels possibles.

 

Finalités

En tant que

expert/spécialiste

acquérir des connaissances relatives à la législation en matière de maladies professionnelles en particulier, et à la législation sur la sécurité sociale belge en général, suivre les modifications en la matière et identifier les tendances

afin de

disposer d'un bagage multidisciplinaire interne et externe et l'intégrer dans une décision de qualité d'octroyer ou non une indemnisation pour cause de maladie professionnelle ou d'appliquer une mesure de prévention

 

Exemples de tâches

• acquérir des connaissances relatives à la législation sur la sécurité sociale belge et les mettre à jour grâce à la littérature spécialisée, aux contacts avec les collègues à l'intérieur et à l'extérieur du FMP (Fonds des maladies professionnelles) et en participant à des réunions et à des conférences

• transmettre les connaissances acquises aux collaborateurs et, sur demande, aux personnes externes concernées

 

En tant que

expert du changement

remettre en permanence en question les processus utilisés et développer d'éventuelles mises à jour

afin de

offrir à l'assuré social un service transparent et adapté aux évolutions juridiques et sociales

 

Exemples de tâches

• analyser et évaluer les processus afin d'intervenir de manière ciblée, les adapter et les optimaliser

• réagir de façon appropriée aux changements de la législation

• initier des processus

 

En tant que

dirigeant

gérer, diriger et coordonner le personnel du service

afin de

offrir aux collaborateurs des conditions optimales pour leur motivation, et réaliser ainsi les objectifs opérationnels du service

 

Exemples de tâches

• le transfert et la traduction de la mission pour le fonctionnement du service

• opérer la répartition des tâches en fonction des compétences et des spécialisations présentes

• organiser entre autres des réunions de service pour stimuler l'échange des connaissances et de l'information, et pour expliquer les objectifs opérationnels

• établir des priorités parmi les processus implémentés

 

En tant que

coach

se charger du coaching et du développement des collaborateurs du service

afin de

contribuer à leur développement et à leur ouverture au changement

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs de façon à ce qu'ils aient une vision de leur fonctionnement personnel

• mettre en pratique des cercles de développement (entretien de fonction, plan d'action, entretien de fonctionnement et entretien d'évaluation)

• stimuler la formation dans le cadre du développement professionnel et individuel

• stimuler le changement de mentalité

 

En tant que

garant de la qualité

assumer la responsabilité de l'exécution des objectifs opérationnels (et de ce fait, du contrat d'administration)

afin de

garantir la qualité des processus au sein du service et veiller à la satisfaction des clients internes et externes

 

Exemples de tâches

• utiliser les instruments de contrôle afin d'assurer la bonne exécution des processus

• garantir une interprétation uniforme et l'application des processus et de la réglementation

• viser en permanence l'amélioration des processus

• mettre des listes-FAQ à la disposition des collaborateurs du service afin de soutenir la conformité des processus

 

En tant que

représentant/interlocuteur/point de contact

garantir la communication et les contacts de manière professionnelle, et les intégrer au fonctionnement journalier interne et externe

afin de

optimaliser l'orientation-client, diffuser l'image de marque du service dans le réseau de ses clients/partenaires internes et externes, et renforcer celle-ci

 

Exemples de tâches

• développer un réseau de collaboration dans et autour du service, en fonction du domaine spécifique de l'expertise

• mettre à disposition une information claire et correcte en temps opportun

• rendre accessible le système de la réglementation grâce à des brochures lisibles, transparentes et simples, des textes, des formulaires, etc.

• prendre part à des réunions externes portant sur les modernisations et la concertation en matière de sécurité sociale (spécifiquement en matière de maladies professionnelles) et sur son fonctionnement, ainsi que sur l'implémentation et l'utilisation des données de la banque carrefour (DIMONA -déclaration immédiate, DMFA -déclaration multifonctionnelle, etc.)

 

En tant que

gestionnaire des plaintes

traiter rapidement et correctement les plaintes complexes et les contentieux relatifs au déroulement des processus et à la prise de décisions

afin de

donner une réponse/solution correcte et claire dans le cadre des dispositions réglementaires en cours, et intervenir là où c'est nécessaire

 

Exemples de tâches

• garantir la disponibilité dans la réception des plaintes grâce, entre autres, au suivi quotidien des courriels entrants, des appels téléphoniques, etc.

• évaluer les plaintes, les qualifier et y apporter une solution

• corriger éventuellement le fonctionnement du collaborateur, l'administration ou les processus internes pour éviter une nouvelle plainte

• en informer les parties concernées (client, partenaire, services internes, etc.)

• en informer la direction si la plainte concerne des problèmes structurels et demander une décision de principe

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chefs de service du service attribution	questions orales et informations	contact personnel	quotidien
collaborateurs du service attribution	questions orales	contact personnel	quotidien
partenaires externes	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
le specialiste coordination en gestion	questions orales/ Missions	contact personnel/dossiers	hebdomadaire
directeurs du FMP	questions/conseils oraux	contact personnel	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chefs de service	questions orales et conseils oraux	contact personnel	quotidien
collaborateurs du service attribution	conseils oraux	contact personnel	quotidien
partenaires externes	avis écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
le specialiste coordination en gestion	questions orales	contact personnel/dossiers	hebdomadaire
directeurs du FMP	questions/conseils oraux	contact personnel	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le spécialiste coordination en gestion

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation des activités du service et des différentes fonctions

• contacts avec les services internes et les clients/partenaires en rapport avec la gestion des dossiers et des décisions à prendre

• manière dont les priorités opérationnelles sont traduites vers le service et éventuellement vers la section spécifique

• manière dont la gestion quotidienne des dossiers est menée en collaboration avec les collaborateurs, les autres services internes ainsi que la manière dont les nouveautés et les changements sont introduits

• organisation de réunions de coordination avec les différents partenaires internes

• adaptations suite au contrôle effectué afin de réaliser les objectifs opérationnels dans le service

• traitement des plaintes complexes relatives à la gestion des dossiers et aux décisions dans ces dossiers

• implémentation d'analyses des processus et autres instruments relatifs à la gestion des processus dans le service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• réorganisation et/ou changements importants

• Business Process Reengineering (projets d'amélioration des processus)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation belge de la sécurité sociale et toute la législation en matière de maladies professionnelles

• avis et notes de service internes

• instructions du comité de gestion et des supérieurs

 

Quelles innovations

• développement de procédures standard relatives à la gestion des dossiers dans le service

• optimalisation des applications informatiques

• revoir le profil des services/sections et l'organisation de leur fonctionnement

• intégrer les nouvelles solutions de gestion

 

Sur base de quel cadre de référence

• principes de simplification, amélioration ou automatisation des processus de travail

• expérience acquise, problèmes constatés et plaintes formulées

• possibilités informatiques de l'organisme

• participation à des réunions interdépartementales

• modifications de la législation, analyses des processus, etc.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.