Identificatie van de functie

Functiecode : DTM059

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)

Doel van de functie

Het bijstaan van het diensthoofd bij het beheer en de coördinatie van een dienst

teneinde

bij te dragen tot het optimaal bereiken van de doelstellingen die voor heel de dienst zijn vastgelegd, alsook de goede werking ervan en de interactie met de andere diensten te verzekeren.

 

Resultaatgebieden

Als

assistent van het diensthoofd

het plannen en coördineren van de activiteiten van de dienst in overleg met de directeur, de dienstchef en de andere teamleden van de Dienst voor Inschrijving van Voertuigen (DIV)

teneinde

het prestatievermogen van de dienst te verzekeren en de vastgestelde doelstellingen te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van een planning, het bepalen van de prioriteiten, alsook het organiseren en opvolgen van de taken

• het informeren van en het doorgeven van concrete instructies, opdrachten of verantwoordelijkheden aan de medewerkers via dienstnota's, individuele gesprekken en andere communicatiekanalen

• rapporteren aan de directie, alsook het voorbereiden en realiseren van verslagen en statistieken

• het omzetten van de strategie op operationeel niveau en het ondersteunen van de ondernomen acties

• het bijwonen, organiseren en/of voorzitten van vergaderingen

 

Als

intern contactpersoon en beheerder van een sectie van de DIV

het onderhouden van de interne communicatie en het overleg betreffende het werk van de dienst

teneinde

de boodschappen duidelijk over te brengen binnen de dienst en tussen de verschillende diensten

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van de overlegmomenten met de medewerkers

• antwoorden, binnen de termijn, op elke vraag die afkomstig is van de directie, de directeur-generaal of de voorzitter

• deelnemen aan overlegvergaderingen

• het laten overeenstemmen van de planning van zijn/haar dienst met die van de andere diensten en met de prioriteiten die vastgesteld zijn door de hiërarchische oversten

• het verzekeren van de communicatie binnen de dienst, het doorgeven van informatie, dienstnota's, nieuwe regels en procedures, enz., alsook antwoorden op de vragen van de medewerkers

 

Als

leidinggevende

het leiden, motiveren en evalueren van de medewerkers

teneinde

de dienst toe te laten zijn doelstellingen te bereiken door de werking te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• het ondersteunen van de medewerkers op het vlak van expertise

• het verzekeren van de professionele ontwikkeling van de medewerkers

• het opvolgen van het werk van de medewerkers

• het bestuderen van specifieke en/of complexe dossiers

 

Als

projectleider

het beheren van de vordering van de werkzaamheden met betrekking tot een dossier of een welbepaald project

teneinde

een optimaal verloop van de werkzaamheden en kwaliteitsvolle prestaties binnen de vereiste termijn te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van alle aspecten van het project (doelstellingen, output, planning, middelen, acties, enz.)

• onderhandelen met de betrokken actoren (met de geschikte steun van de hiërarchieën) om duidelijke verbintenissen aan te gaan

• het omzetten van de projecten in operationele taken of het voorleggen van de daaropvolgende voorstellen aan de hiërarchische oversten

• deelnemen aan opvolgingsvergaderingen of het organiseren ervan, alsook het verzekeren van de overdracht van informatie tussen de verschillende leden

• het controleren van de uitvoering van de genomen maatregelen, in naleving van de planningen, en rapporteren

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
management	schriftelijke vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc
management	mondelinge adviezen, beslissingen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	antwoorden, adviezen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	dagelijks
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	beslissingen	als dossier	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen, wetgeving	diverse vormen (telefonische contacten, vergaderin	ad hoc
agenten	vraag, raad, beslissing	als dossier	dagelijks
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de planning van het werk

• de informatie die wordt doorgegeven aan het personeel

• niet-strategische externe contacten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• verplaatsingen naar het buitenland

• financiële verbintenissen

• beleidsoriëntaties

• het sluiten van akkoorden en overeenkomsten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de reglementering met betrekking tot de inschrijving van voertuigen

 

Welke vernieuwingen

• de verbetering van de organisatie en de werking van de dienst

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de managementplannen (directeur, directeur-generaal, voorzitter)

• projectmatig werk

• de eigen ervaring en opleiding

• de analyse van operationele risico's

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.