Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA704

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Coordonner et diriger les collaborateurs, rendre des avis, assister le manager au niveau de la politique, de l'organisation et du contenu, ainsi que promouvoir les relations (principalement) entre les services au sein de l'organisation

afin de

développer la stratégie de l'organisation et d'optimiser le bon fonctionnement de son service

 

Finalités

En tant que

conseiller stratégique

collaborer à la rédaction du plan de management et/ou des plans d'action et répondre aux questions adressées au manager

afin de

aider à déterminer et à réaliser la stratégie et les objectifs du manager

 

Exemples de tâches

• rendre des avis (par écrit et oralement) lors de la rédaction des plans stratégiques et opérationnels et/ou de leur exécution

• diriger ou participer à la gestion des projets stratégiques dans le cadre du processus de management et veiller à la réalisation des activités des spécialistes fonctionnels

• suivre les réglementations pertinentes, les aspects techniques, rédiger éventuellement des réglementations, etc.

• aider le manager et participer à la réflexion sur les points d'action tactiques et la structure du SPF en fonction des intérêts internationaux et des priorités nationales

 

En tant que

dirigeant

diriger, accompagner, piloter, motiver, suivre et évaluer son équipe de collaborateurs

afin de

assurer la réalisation des missions et des objectifs stratégiques

 

Exemples de tâches

• définir le rôle de chacun

• partager et coordonner le travail

• suivre l'exécution des tâches, évaluer

• informer, accompagner les collaborateurs, soutenir leur développement, etc.

• développer un esprit d'équipe

 

En tant que

représentant du manager

prendre contact, en son nom ou pour son compte, ainsi que le représenter au niveau interne et externe

afin de

l'aider dans la direction quotidienne et le traitement de dossiers complexes et/ou sensibles

 

Exemples de tâches

• agir en tant qu'intermédiaire entre le manager et les divers interlocuteurs

• accueillir certaines personnes en vue de la préparation des rencontres avec le manager

• assurer des contacts divers afin de préparer certains dossiers complexes et/ou sensibles et d'en faciliter le traitement

 

En tant que

coordinateur administratif

planifier, répartir et suivre les missions et les dossiers, destinés au manager, des collaborateurs et des services

afin de

pouvoir fournir les résultats attendus par le manager

 

Exemples de tâches

• suivre et distribuer la correspondance

• centraliser, distribuer, préparer, etc., des dossiers

• coordonner et se concerter avec les directions générales opérationnelles, les services d'encadrement ou autres (services d'encadrement horizontaux Personnel et Organisation, Budget et Contrôle de la gestion, Technologies de l'Information et de la Communication, service de communication, etc.), promouvoir la coopération et l'échange d'informations, entre autres, organiser des réunions, rédiger des rapports, suivre des décisions, etc.

• planifier les missions et le traitement des dossiers, élaborer des directives, contrôler le délai, les procédures, la forme, etc.

• rendre des avis (par écrit, oralement, au cours de réunions) aux questions (du service même, du président du comité de direction, de la cellule stratégique, de l'extérieur, également des citoyens), répondre à des questions parlementaires, etc., ainsi qu'informer et faire rapport au manager, aux collaborateurs et aux services

 

En tant que

gestionnaire de la qualité

assurer la qualité de la correspondance, des dossiers, des procédures de travail, etc.

afin de

réaliser de façon optimale les missions du service

 

Exemples de tâches

• suivre la qualité des pièces sortantes (contrôler le contenu et la forme, mettre à jour, valider, etc.), ainsi que répondre à des questions, des dossiers, etc.

• évaluer et améliorer ses propres procédures de travail et celles d'autres agents (temps de réaction, qualité, etc.)

• évaluer et améliorer la communication

 

En tant que

gestionnaire de l'information, facilitateur

collecter de l'information et promouvoir la communication interne et externe

afin de

soutenir les collaborateurs et les services dans la réalisation de leurs missions

 

Exemples de tâches

• collecter, filtrer et diffuser l'information au sein du service, de l'intérieur vers l'extérieur et vice-versa

• être le point de contact pour les directions générales opérationnelles, les services d'encadrement et les autres services, répondre aux questions (internes et externes dont celle de citoyens), de même que développer des relations

• élaborer une communication interne et externe ainsi que des réseaux et négocier

• fournir éventuellement de l'information ou la coordonner pour l'internet et l'intranet

• être éventuellement responsable de projet

 

En tant que

conseiller-expert dans l'un ou l'autre domaine (juridique, scientifique, sectoriel, etc.)

préparer des dossiers spécifiques ou techniques et y collaborer avec d'autres agents

afin de

en assurer le bon traitement ainsi que l'exécution

 

Exemples de tâches

• traiter des dossiers, de par son expertise, pour la plupart en collaboration avec d'autres agents

• participer à des groupes de travail, des symposiums, des congrès, etc.

• suivre des aspects techniques, contrôler des dossiers techniques, répondre à des questions parlementaires, etc.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
manager	décisions, instructions, questions, consultation, missions, autorisations, ......	toutes	quotidien
collaborateurs	travail finalisé, questions	toutes	quotidien
autres serv. (staff, ...)	questions	toutes	quotidien
éventuellement cellule stratégique, Ministre, ...	demandes	par écrit, oralement	ad hoc
citoyens (étudiants, ...)	questions, plaintes	par écrit, oralement	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
manager	feed-back, réponses, propositions, consultation, missions, autorisations, ...	toutes	quotidien
collaborateurs	décisions, instructions, questions, information techniques, missions, ......	toutes	quotidien
autres serv. (staff, ...)	réponses, suggestions, ...	toutes	quotidien
éventuellement cellule stratégique, Ministre, ...	conseils, réponses, ...	par écrit, oralement	ad hoc
citoyens (étudiants, ...)	réponses,	par écrit, oralement	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

un manager (directeur général ou président du comité de direction)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• corrections de certaines prestations (dossiers, correspondance, etc.) d'autres agents (collaborateurs, autres services)

• fonctionnement quotidien du service

• présidence de certaines réunions

• limites : problèmes stratégiques et politiques

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les affaires ayant des conséquences budgétaires

• les dossiers pouvant avoir un impact stratégique

• les dossiers ayant une influence sur le positionnement

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la réglementation

• les instructions des autorités politiques

 

Quelles innovations

• l'optimisation des processus de travail

• l'amélioration du fonctionnement du service

• les propositions concernant le plan stratégique et opérationnel pour perfectionner le fonctionnement du SPF

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

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