Identificatie van de functie

Functiecode : DSA704

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het coördineren en leiden van de medewerkers, het verlenen van adviezen en ondersteuning aan de manager op beleids-, organisatorisch en inhoudelijk vlak en het bevorderen van de relaties tussen de diensten (voornamelijk) binnen de organisatie

teneinde

de strategie van de organisatie te ontwikkelen en de goede werking van zijn/haar dienst te optimaliseren.

 

Resultaatgebieden

Als

strategisch adviseur

meewerken aan de opstelling van het managementplan en/of de actieplannen en het beantwoorden van vragen die aan de manager zijn gericht

teneinde

de strategie en objectieven van de manager te helpen bepalen en bereiken.

 

Voorbeelden van taken

• het verlenen van advies (schriftelijk, mondeling) bij het opstellen van de strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering ervan

• het leiden van of deelnemen aan het beheer van strategische projecten binnen het managementproces en waken over de realisatie van de werkzaamheden van de functionele specialisten

• het opvolgen van de relevante reglementeringen, technische aspecten, het desgevallend opstellen van reglementeringen, enz.

• het bijstaan van de manager bij en deelnemen aan de reflectie inzake de tactische actiepunten en de structuur van de FOD in functie van de internationale belangen en de nationale prioriteiten

 

Als

leidinggevende

het leiden, begeleiden, sturen, motiveren, opvolgen en evalueren van zijn/haar team van medewerkers

teneinde

de uitvoering van de opdrachten en van de strategische objectieven te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van ieders rol

• het verdelen en coördineren van het werk

• het opvolgen van de uitvoering van de taken, evalueren

• het informeren en begeleiden van de medewerkers, het ondersteunen van hun ontwikkeling, enz.

• het ontwikkelen van een teamgeest

 

Als

vertegenwoordiger van de manager

het opnemen van contact, in zijn/haar naam of voor zijn/haar rekening en hem/haar intern en extern vertegenwoordigen

teneinde

hem/haar bij te staan bij de dagelijkse leiding en behandeling van complexe en/of gevoelige dossiers.

 

Voorbeelden van taken

• fungeren als tussenpersoon tussen de manager en diverse gesprekspartners

• het ontvangen van bepaalde personen ter voorbereiding van ontmoetingen met de manager

• diverse contacten om bepaalde complexe en/of gevoelige dossiers voor te bereiden en de behandeling ervan te vergemakkelijken

 

Als

administratief coördinator

het plannen, verdelen en opvolgen van opdrachten en voor de manager bestemde dossiers van de medewerkers en diensten

teneinde

de door de manager verwachte resultaten te kunnen behalen.

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen en verspreiden van de briefwisseling

• het centraliseren, verspreiden, voorbereiden, enz., van dossiers

• het coördineren en plegen van overleg met de operationele algemene directies, de stafdiensten of andere (horizontale stafdiensten P&O (Personeel en Organisatie), B&B (Budget en beheerscontrole), ICT (Informatie- en Communicatietechnologie), de communicatiedienst, &); het bevorderen van de samenwerking; het uitwisselen van informatie, &; het organiseren van vergaderingen; het opstellen van rapporten; alsook het opvolgen van beslissingen, enz.

• het plannen van opdrachten en de behandeling van dossiers, het uitschrijven van richtlijnen; het houden van toezicht op de termijn, de procedures, de vorm, enz. het verlenen van advies (schriftelijk, mondeling, op vergaderingen), antwoorden op vragen (van binnenshuis, van de voorzitter van het directiecomité, van de beleidsvoorbereidende cel, van buitenstaanders en ook van burgers), antwoorden op parlementaire vragen, enz.

• het informeren van en rapporteren aan de manager/medewerkers/diensten

 

Als

kwaliteitsbeheerder

instaan voor de kwaliteit van de correspondentie, dossiers, werkprocedures, enz.

teneinde

de opdrachten van de dienst optimaal te vervullen.

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de kwaliteit van uitgaande stukken (het nagaan van de inhoud en vorm, bijsturen, valideren, enz.), antwoorden op vragen, het opvolgen van dossiers, enz.

• het evalueren en verbeteren van de eigen en andere werkprocedures (reactietijd, kwaliteit, enz.), ...

• het evalueren en verbeteren van de communicatie

 

Als

informatiebeheerder, facilitator

het verzamelen van informatie en het bevorderen van de interne en externe communicatie

teneinde

de medewerkers en diensten te ondersteunen in de realisatie van hun opdrachten.

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen, filteren en doen doorstromen van informatie: binnen de dienst en van binnen naar buiten en vice versa

• aanspreekpunt zijn voor de operationele algemene directies, stafdiensten of andere diensten, antwoorden op vragen (van zowel binnens- als buitenshuis waaronder burgers), het ontwikkelen van relaties

• interne en externe communicatie, het uitbouwen van netwerken, onderhandelen

• het desgevallend verschaffen of coördineren van informatie voor het internet en intranet

• desgevallend projectverantwoordelijke zijn

 

Als

raadgever-expert in een of ander domein (juridisch, wetenschappelijk, sectorieel, ...)

het voorbereiden van specifieke of technische dossiers en eraan meewerken met anderen

teneinde

een goede behandeling en uitwerking van deze dossiers te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• het behandelen van dossiers met zijn/haar expertise, meestal in samenwerking met anderen

• deelnemen aan werkgroepen, symposia, congressen, enz.

• het opvolgen van technische aspecten, het nagaan van technische dossiers, antwoorden op parlementaire vragen, enz.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
manager	beslissingen, instructies, vragen, raad, opdrachten, toelatingen,...	alle	dagelijks
medewerkers	afgewerkt werk, vragen	alle	dagelijks
andere diensten (staf-,...)	vragen...	alle	dagelijks
desgevallend beleidsvoorbereidende cel, minister,...	vragen	schriftelijk, mondeling	ad hoc
burgers (studenten,...)	vragen, klachten	schriftelijk, mondeling	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
manager	feedback, antwoorden, voorstellen,...	alle	dagelijks
medewerkers	beslissingen, instructies, vragen, technische informatie, opdrachten...	alle	dagelijks
andere diensten (staf-,...)	antwoorden, suggesties,...	alle	dagelijks
desgevallend beleidsvoorbereidende cel, minister,...	adviezen, antwoorden,...	schriftelijk, mondeling	ad hoc
burgers (studenten,...)	antwoorden	schriftelijk, mondeling	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de manager (directeur-generaal of voorzitter van het directiecomité)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• correcties op bepaald werk (dossiers, correspondentie, ...) van anderen (medewerkers, andere diensten)

• de dagelijkse werking van de dienst

• het voorzitten van bepaalde vergaderingen, enz.

• grens: strategische en politieke problematieken

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• zaken die een budgettaire impact hebben

• dossiers die een strategische impact kunnen hebben

• dossiers die een invloed hebben op de positionering

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering

• instructies van de politieke overheid

 

Welke vernieuwingen

• het optimaliseren van werkprocessen

• het verbeteren van de werking van de dienst

• voorstellen betreffende het strategisch en operationeel plan voor het verbeteren van de werking van de FOD

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.