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Conseiller général coordination asile - Directeur (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV005

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)




Raison d'être de la fonction

Guider et coordonner toutes les sections géographiques et leur coordinateur respectif, le centre de documentation (cedoca) et son/sa gestionnaire et le Service juridique et son/sa chef de service.

afin de

atteindre les résultats opérationnels du Commissariat général de manière efficace en correspondance avec ses objectifs stratégiques. Exercer les tâches en respectant les directives de la direction et gérer correctement le budget, le personnel et le matériel mis à disposition.

 

conseiller le commissaire général et son adjoint lors de la prise de choix stratégiques relatifs à leurs missions légales

afin de

veiller à ce que ces choix stratégiques soient réalisés et suivis dans la pratique

 

Finalités
En tant que
chef de service
    l'organisation et la direction de toutes les sections géographiques, du centre de documentation (cedoca), du Service juridique et de leurs services administratifs.

afin de

    réaliser les objectifs opérationnels et stratégiques dans l'exécution du plan de gestion.

 

Exemples de tâches
  • traduire en collaboration avec les commissaires le plan stratégique, opérationnel en plan d'action annuel pour les sections géographiques
  • distribuer et rédiger des notes de service relatives aux techniques de traitement parmi les collabarateurs
  • donner des explications concernant les objectifs opérationnels
  • définir et organiser (à la demande du commissaire général et de ses adjoints) les sections géographiques et les services administratifs en coopération avec les coordinateurs géographiques respectifs et le coordinateur administratif afin d'augmenter de façon permanente l'efficacité
  • développer des plans d'action annuel avec les coordinateurs géographiques et le coordinateur administratif afin de réaliser les objectifs opérationnels

 

En tant que
dirigeant
    coordonner et guider les activités du coordinateur géographique des sections géographiques (qui dirige à son tour une équipe d'agents traitants juniors et seniors), du gestionnaire du centre de documentation (cedoca) (qui dirige à son tour une équipe de chercheurs juniors et seniors) du chef de service du Service juridique (qui dirige à son tour une équipe de juristes).

afin de

    réaliser les objectifs opérationnels et stratégiques

 

Exemples de tâches
  • donner des directives et des objectifs précis aux coordinateurs géographiques et au coordinateur administratif
  • répartir les activités et assurer la coordination entre les diverses sections géographiques ainsi qu'entre les sections géographiques et les divers services administratifs
  • tenir compte des compétences des collaborateurs lors de la définition et de l'organisation des sections géographiques et des services administratifs
  • développer les choix stratégiques dans des projets concrets et les implémenter dans le fonctionnement du Commissariat général ainsi que les suivre et les adapter
  • organiser des réunions avec les coordinateurs géographiques et le coordinateur administratif

 

En tant que
conseiller stratégique
    conseiller les commissaires sur les choix stratégiques, les matières spécifiques, la structure de l'organisation et les processus

afin de

    leur permettre de formuler et de réaliser les objectifs stratégiques

 

Exemples de tâches
  • conseiller les commissaires lors des choix stratégiques liés à leurs missions légales
  • participer aux négociations relatives à la structure de l'organisation et aux processus
  • conseiller la direction sur la matière spécifique
  • participer à des colloques, des conférences, etc., afin d'améliorer les connaissances et de les transmettre

 

En tant que
coach
    conseiller et assurer le suivi individuel et le développement du coordinateur des sections géographiques, du gestionnaire du cedoca et du chef de service du Service juridique.

afin de

    accroître le niveau de leurs prestations

 

Exemples de tâches
  • mener des entretiens individuels avec les collaborateurs et les coordinateurs, définir les points sensibles, les compétences existentes et à développer, en coopération avec la cellule HRM (Human Resources Management)
  • assister le collaborateur et les coordinateurs dans les développements
  • donner un feed-back constructif du fonctionnement, tant positivement que négativement
  • en tant que personne de contact, formuler des solutions à des situations personnelles qui ont cependant un aspect professionnel

 

En tant que
expert
    promouvoir la transmission des connaissances au sein des sections géographiques

afin de

    accroître l'expertise et l'autonomie des coordinateurs géographiques et des collaborateurs

 

Exemples de tâches
  • présenter la connaissance de la matière, les méthodes et les processus
  • former de manière formelle les coordinateurs dans ce domaine
  • veiller à la bonne formation et à la formation "sur le tas" des nouveaux coordinateurs
  • évaluer les besoins en formation, les demandes de formation

 

En tant que
représentant
    entretenir des relations avec les autres instances d'asile et organes de concertation

afin de

    transmettre la vision et les valeurs de l'organisation et du service ainsi que optimaliser la coopération

 

Exemples de tâches
  • être accessible en tant que personne de contact du Commissariat général
  • élaborer un réseau de contacts
  • entretenir les relations avec les partenaires
  • accompagner et/ou représenter le Commissariat général lors de réunions internes et externes

 

En tant que
conseiller stratégique
    promouvoir le système d'échange d'informations et d'évaluation des prestations qui répond aux besoins des commissaires

afin de

    élaborer des indicateurs permettant aux commissaires d'effectuer des adaptations stratégiques

 

Exemples de tâches
  • veiller à la mise à jour correcte des tableaux de bord, des statistiques et des analyses
  • informer à temps les commissaires des résultats et des problèmes dans l'intervalle
  • se servir de manière proactive des tableaux de bord et des instruments de gestion
  • analyser les chiffres relatifs à l'asile et la productivité du Commissariat général et de ses collaboteurs
  • organiser des concertations ponctuelles avec les chefs de service et les collaborateurs de tous les services

 

En tant que
conseiller
    superviser ou traiter soi-même les dossiers complexes en application de la réglementation

afin de

    trouver rapidement une solution efficace et durable pour un problème

 

Exemples de tâches
  • superviser ou examiner soi-même des dossiers complexes
  • superviser ou rassembler soi-même l'input de tous les intéressés dans le dossier
  • superviser l'application correcte de la réglementation et des procédures

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

management

questions écrites

contact personnel

quotidien

management

conseils oraux

contact personnel

hebdomadaire

management

décisions

réunion, groupe de pilotage

mensuel

autres serv. publ. féd.

questions écrites

par lettre, e-mail ...

mensuel

autres serv. publ. féd.

questions orales

informel

hebdomadaire

autres serv. publ. féd.

législation (loi, AR, AM ...

en tant que dossier

ad hoc

organisations/entreprises

questions écrites

en tant que dossier

mensuel

particuliers/citoyens

questions orales

contact personnel

hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

management

conseils oraux

contact personnel

quotidien

management

avis écrits

en tant que dossier

quotidien

autres serv. publ. féd.

avis écrits

en tant que dossier

hebdomadaire

autres serv. publ. féd.

questions écrites

par lettre, e-mail ...

mensuel

autres serv. publ. féd.

questions orales

informel

hebdomadaire

organisations/entreprises

avis écrits

par lettre, e-mail ...

mensuel

particuliers/citoyens

conseils oraux

contact personnel

hebdomadaire

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

le commissaire général et les commissaires adjoints

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 201-500 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • sa propre organisation du travail
  • des étapes concrètes à suivre pour concrétiser, implémenter et suivre les choix stratégiques
  • des priorités des dossiers à traiter
  • des avis formulés par téléphone
  • de la façon dont le transfert des connaissances est assuré
  • le mode de suivi de l'exécution des stratégies définies par les commissaires

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • l'engagement de moyens en personnel et de fonctionnement
  • les modifications des délais des projets doivent être implémentées
  • la participation aux journées d'étude et aux activités de formation continue en général
  • les avis écrits
  • la modification substantielle du fonctionnement des divers services

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. Vers la mi 2005, 1312 décisions ont déjà été prises pour des raisons techniques. Il/elle se charge également du calcul mensuel des objectifs (chiffrés) par unité géographique et de l'organisation de son suivi ainsi que du suivi de la résorption de l'arriéré qui est passé en 2005 au CGRA (Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides) de 20.089 (début janvier) à 15.800 (fin mai 2005).

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • aux directives et instructions des commissaires (y compris du manuel administratif du CGRA), à la législation relative au Conseil d'Etat, au Traité de Genève et à la loi du 15 décembre 1980.

 

Quelles innovations
  • Il/elle peut faire des suggestions relatives à des modifications de l'organisation du Commissariat général en fonction des besoins et des objectifs ainsi qu'à des adaptations de l'organisation de son propre travail. En outre, il/elle peut élaborer des instruments visant à améliorer la gestion fonctionnelle et administrative du Commissariat général

 

Sur base de quel cadre de référence
  • l'innovation se fait à l'aide de sa propre expérience (observations et analyses), des formations suivies ainsi que des connaissances acquises suite à la participation à des groupes de travail et à la consultation de la littérature spécialisée.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.