Conseiller général coordination asile - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV005
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Guider et coordonner toutes les sections géographiques et leur coordinateur respectif, le centre de documentation (cedoca) et son/sa gestionnaire et le Service juridique et son/sa chef de service.
afin de
atteindre les résultats opérationnels du Commissariat général de manière efficace en correspondance avec ses objectifs stratégiques. Exercer les tâches en respectant les directives de la direction et gérer correctement le budget, le personnel et le matériel mis à disposition.
conseiller le commissaire général et son adjoint lors de la prise de choix stratégiques relatifs à leurs missions légales
afin de
veiller à ce que ces choix stratégiques soient réalisés et suivis dans la pratique
Finalités
En tant quechef de servicel'organisation et la direction de toutes les sections géographiques, du centre de documentation (cedoca), du Service juridique et de leurs services administratifs.
afin de
réaliser les objectifs opérationnels et stratégiques dans l'exécution du plan de gestion.
Exemples de tâches
- traduire en collaboration avec les commissaires le plan stratégique, opérationnel en plan d'action annuel pour les sections géographiques
- distribuer et rédiger des notes de service relatives aux techniques de traitement parmi les collabarateurs
- donner des explications concernant les objectifs opérationnels
- définir et organiser (à la demande du commissaire général et de ses adjoints) les sections géographiques et les services administratifs en coopération avec les coordinateurs géographiques respectifs et le coordinateur administratif afin d'augmenter de façon permanente l'efficacité
- développer des plans d'action annuel avec les coordinateurs géographiques et le coordinateur administratif afin de réaliser les objectifs opérationnels
En tant quedirigeantcoordonner et guider les activités du coordinateur géographique des sections géographiques (qui dirige à son tour une équipe d'agents traitants juniors et seniors), du gestionnaire du centre de documentation (cedoca) (qui dirige à son tour une équipe de chercheurs juniors et seniors) du chef de service du Service juridique (qui dirige à son tour une équipe de juristes).
afin de
réaliser les objectifs opérationnels et stratégiques
Exemples de tâches
- donner des directives et des objectifs précis aux coordinateurs géographiques et au coordinateur administratif
- répartir les activités et assurer la coordination entre les diverses sections géographiques ainsi qu'entre les sections géographiques et les divers services administratifs
- tenir compte des compétences des collaborateurs lors de la définition et de l'organisation des sections géographiques et des services administratifs
- développer les choix stratégiques dans des projets concrets et les implémenter dans le fonctionnement du Commissariat général ainsi que les suivre et les adapter
- organiser des réunions avec les coordinateurs géographiques et le coordinateur administratif
En tant queconseiller stratégiqueconseiller les commissaires sur les choix stratégiques, les matières spécifiques, la structure de l'organisation et les processus
afin de
leur permettre de formuler et de réaliser les objectifs stratégiques
Exemples de tâches
- conseiller les commissaires lors des choix stratégiques liés à leurs missions légales
- participer aux négociations relatives à la structure de l'organisation et aux processus
- conseiller la direction sur la matière spécifique
- participer à des colloques, des conférences, etc., afin d'améliorer les connaissances et de les transmettre
En tant quecoachconseiller et assurer le suivi individuel et le développement du coordinateur des sections géographiques, du gestionnaire du cedoca et du chef de service du Service juridique.
afin de
accroître le niveau de leurs prestations
Exemples de tâches
- mener des entretiens individuels avec les collaborateurs et les coordinateurs, définir les points sensibles, les compétences existentes et à développer, en coopération avec la cellule HRM (Human Resources Management)
- assister le collaborateur et les coordinateurs dans les développements
- donner un feed-back constructif du fonctionnement, tant positivement que négativement
- en tant que personne de contact, formuler des solutions à des situations personnelles qui ont cependant un aspect professionnel
En tant queexpertpromouvoir la transmission des connaissances au sein des sections géographiques
afin de
accroître l'expertise et l'autonomie des coordinateurs géographiques et des collaborateurs
Exemples de tâches
- présenter la connaissance de la matière, les méthodes et les processus
- former de manière formelle les coordinateurs dans ce domaine
- veiller à la bonne formation et à la formation "sur le tas" des nouveaux coordinateurs
- évaluer les besoins en formation, les demandes de formation
En tant quereprésentantentretenir des relations avec les autres instances d'asile et organes de concertation
afin de
transmettre la vision et les valeurs de l'organisation et du service ainsi que optimaliser la coopération
Exemples de tâches
- être accessible en tant que personne de contact du Commissariat général
- élaborer un réseau de contacts
- entretenir les relations avec les partenaires
- accompagner et/ou représenter le Commissariat général lors de réunions internes et externes
En tant queconseiller stratégiquepromouvoir le système d'échange d'informations et d'évaluation des prestations qui répond aux besoins des commissaires
afin de
élaborer des indicateurs permettant aux commissaires d'effectuer des adaptations stratégiques
Exemples de tâches
- veiller à la mise à jour correcte des tableaux de bord, des statistiques et des analyses
- informer à temps les commissaires des résultats et des problèmes dans l'intervalle
- se servir de manière proactive des tableaux de bord et des instruments de gestion
- analyser les chiffres relatifs à l'asile et la productivité du Commissariat général et de ses collaboteurs
- organiser des concertations ponctuelles avec les chefs de service et les collaborateurs de tous les services
En tant queconseiller superviser ou traiter soi-même les dossiers complexes en application de la réglementation
afin de
trouver rapidement une solution efficace et durable pour un problème
Exemples de tâches
- superviser ou examiner soi-même des dossiers complexes
- superviser ou rassembler soi-même l'input de tous les intéressés dans le dossier
- superviser l'application correcte de la réglementation et des procédures
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
management
|
questions écrites
|
contact personnel
|
quotidien
|
management
|
conseils oraux
|
contact personnel
|
hebdomadaire
|
management
|
décisions
|
réunion, groupe de pilotage
|
mensuel
|
autres serv. publ. féd.
|
questions écrites
|
par lettre, e-mail ...
|
mensuel
|
autres serv. publ. féd.
|
questions orales
|
informel
|
hebdomadaire
|
autres serv. publ. féd.
|
législation (loi, AR, AM ...
|
en tant que dossier
|
ad hoc
|
organisations/entreprises
|
questions écrites
|
en tant que dossier
|
mensuel
|
particuliers/citoyens
|
questions orales
|
contact personnel
|
hebdomadaire
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
management
|
conseils oraux
|
contact personnel
|
quotidien
|
management
|
avis écrits
|
en tant que dossier
|
quotidien
|
autres serv. publ. féd.
|
avis écrits
|
en tant que dossier
|
hebdomadaire
|
autres serv. publ. féd.
|
questions écrites
|
par lettre, e-mail ...
|
mensuel
|
autres serv. publ. féd.
|
questions orales
|
informel
|
hebdomadaire
|
organisations/entreprises
|
avis écrits
|
par lettre, e-mail ...
|
mensuel
|
particuliers/citoyens
|
conseils oraux
|
contact personnel
|
hebdomadaire
|
|
|
|
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
le commissaire général et les commissaires adjoints
La fonction assure la direction d'un groupe de : 201-500 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- sa propre organisation du travail
- des étapes concrètes à suivre pour concrétiser, implémenter et suivre les choix stratégiques
- des priorités des dossiers à traiter
- des avis formulés par téléphone
- de la façon dont le transfert des connaissances est assuré
- le mode de suivi de l'exécution des stratégies définies par les commissaires
La fonction doit demander une autorisation pour
- l'engagement de moyens en personnel et de fonctionnement
- les modifications des délais des projets doivent être implémentées
- la participation aux journées d'étude et aux activités de formation continue en général
- la modification substantielle du fonctionnement des divers services
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. Vers la mi 2005, 1312 décisions ont déjà été prises pour des raisons techniques. Il/elle se charge également du calcul mensuel des objectifs (chiffrés) par unité géographique et de l'organisation de son suivi ainsi que du suivi de la résorption de l'arriéré qui est passé en 2005 au CGRA (Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides) de 20.089 (début janvier) à 15.800 (fin mai 2005).
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- aux directives et instructions des commissaires (y compris du manuel administratif du CGRA), à la législation relative au Conseil d'Etat, au Traité de Genève et à la loi du 15 décembre 1980.
Quelles innovations
- Il/elle peut faire des suggestions relatives à des modifications de l'organisation du Commissariat général en fonction des besoins et des objectifs ainsi qu'à des adaptations de l'organisation de son propre travail. En outre, il/elle peut élaborer des instruments visant à améliorer la gestion fonctionnelle et administrative du Commissariat général
Sur base de quel cadre de référence
- l'innovation se fait à l'aide de sa propre expérience (observations et analyses), des formations suivies ainsi que des connaissances acquises suite à la participation à des groupes de travail et à la consultation de la littérature spécialisée.
|