Identificatie van de functie

Functiecode : DBV005

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het aansturen en coördineren van alle geografische afdelingen en hun respectievelijke coördinator, het documentatiecentrum (cedoca) en haar beheerder en de juridische dienst en haar diensthoofd

teneinde

de operationele resultaten van het Commissariaat-generaal op een efficiënte manier te bereiken in overeenstemming met de strategische doelstellingen, de taken uit te voeren met respect voor de richtlijnen van de directie en de ter beschikking gestelde budgettaire, menselijke en materiële middelen goed te beheren.

 

Het adviseren van de commissaris-generaal en zijn/haar adjunct bij het nemen van beleidsopties die in verband staan met hun wettelijke opdrachten

teneinde

ervoor te zorgen dat deze beleidsopties in de praktijk uitgewerkt en opgevolgd worden.

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

het organiseren en coördineren van alle geografische afdelingen, het documentatiecentrum (cedoca) en de juridische dienst en hun administratieve diensten.

teneinde

de operationele en strategische doelstellingen te realiseren bij de uitvoering van het beheersplan.

 

Voorbeelden van taken

• het vertalen, samen met de commissarissen, van het strategisch en operationeel plan naar het jaarlijks actieplan voor de geografische afdelingen

• het verspreiden en opstellen van behandelingstechnische dienstnota's voor de medewerkers

• het verschaffen van toelichting bij de operationele doelstellingen

• het uittekenen en organiseren (op vraag van de commissaris-generaal en zijn/haar adjuncten) van de geografische afdelingen en de administratieve diensten in samenwerking met de respectievelijke geografische coördinatoren en de administratieve coördinator met als doel de efficiëntie constant te verhogen

• het uitwerken van jaarlijkse actieplannen met de geografische coördinatoren en de administratieve coördinator om de operationele doelstellingen te realiseren

 

Als

leidinggevende

het coördineren en aansturen van de werkzaamheden van de geografische coördinator van de geografische afdelingen (die op zijn/haar beurt leiding geeft aan een team van junior en senior dossierbehandelaars), de beheerder van het documentatiecentrum (cedoca) (die op zijn/haar beurt leiding geeft aan een team van junior en senior researchers) en het diensthoofd van de juridische dienst (die op zijn/haar beurt leiding geeft aan een team van juristen)

teneinde

de operationele en strategische doelstellingen te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van duidelijke richtlijnen en doelstellingen aan de geografische coördinatoren en de administratieve coördinator

• het verdelen van de activiteiten en het verzorgen van de coördinatie tussen de verschillende geografische afdelingen onderling, alsook tussen de geografische afdelingen en de verschillende administratieve diensten

• inspelen op de competenties van de medewerkers bij het uittekenen en organiseren van de geografische afdelingen en de administratieve diensten

• het uitwerken van de genomen beleidsopties in concrete projecten en ze implementeren in de werking van het Commissariaat-generaal, alsook het opvolgen en bijsturen ervan

• het beleggen van vergaderingen met de geografische coördinatoren en de administratief coördinator

 

Als

beleidsadviseur

het verschaffen van adviezen aan de commissarissen inzake beleidsopties, de specifieke materie, de organisatiestructuur en processen

teneinde

hen de mogelijkheid te bieden de strategische doelstellingen te formuleren en te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het adviseren van de commissarissen bij het nemen van beleidsopties die in vebrand staan met hun wettelijke opdrachten

• deelnemen aan overleg inzake de organisatiestructuur en -processen

• het verschaffen van adviezen aan de directie inzake de specifieke materie

• deelnemen aan colloquia, conferenties, e.a., om de kennis aan te scherpen en door te geven

 

Als

coach

het verschaffen van advies en instaan voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de coördinator van de geografische afdelingen, de beheerder van cedoca en het diensthoofd van de juridische dienst

teneinde

hun prestaties op een hoger niveau te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van individuele gesprekken met de medewerkers en de coördinatoren, alsook het definiëren van de knelpunten en de aanwezige en de te ontwikkelen competenties, in samenwerking met de cel HRM (Human Resources Management)

• het begeleiden van de medewerkers en de coördinatoren in hun ontwikkeling

• het verschaffen van constructieve feedback over hun functioneren, zowel positief als negatief

• het formuleren, als vertrouwenspersoon, van oplossingen voor persoonlijke situaties die echter een professioneel aspect hebben

 

Als

expert

het faciliteren van de kennisoverdracht binnen de geografische afdelingen

teneinde

de deskundigheid en autonomie van de geografische coördinatoren en de medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• het presenteren van de kennis van de materie, de methodes en de processen

• het formeel opleiden van de coördinatoren in deze kennis

• toezien op de goede opleiding en training on-the-job van de nieuwe coördinatoren

• het inschatten van de noden voor opleiding en het aanvragen van de opleiding

 

Als

vertegenwoordiger van de dienst

het onderhouden van de relaties met andere asielinstanties en overlegorganen

teneinde

de visie en de waarden van de organisatie en dienst uit te dragen, alsook de samenwerking te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• bereikbaar zijn als contactpersoon van het Commissariaat-generaal

• het uitbouwen van een netwerk van contacten

• het onderhouden van relaties met de partners

• het vergezellen en/of vertegenwoordigen van de Commissaris-generaal op interne en externe vergaderingen

 

Als

beleidsadviseur

het faciliteren van het systeem voor informatie-uitwisseling en prestatiemeting dat beantwoordt aan de noden van de commissarissen

teneinde

indicatoren op te stellen die het de commissarissen mogelijk maakt strategisch om bij te sturen

 

Voorbeelden van taken

• toezien op het correct bijhouden van de boordtabellen, statistieken en analyses

• het tijdig informeren van de commissarissen over de tussentijdse resultaten en knelpunten

• proactief omgaan met de boordtabellen en beheersinstrumenten

• het analyseren van de asielcijfers en de productiviteit van het Commissariaat-generaal en de medewerkers

• het houden van overlegmomenten met diensthoofden en medewerkers uit alle diensten

 

Als

adviseur

toezien op of het zelf behandelen van de complexe dossiers in de toepassing van de reglementering

teneinde

snel en efficiënt een duurzame oplossing te verschaffen voor het knelpunt

 

Voorbeelden van taken

• toezien op of het zelf bestuderen van de complexe dossiers

• toezien op of het zelf verzamelen van de inbreng van alle betrokkenen in het dossier

• toezien op de correcte toepassing van de reglementering en de procedures

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	wekelijks
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	maandelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	maandelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge vragen	informeel	wekelijks
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier	maandelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
management	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	wekelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	maandelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge vragen	informeel	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	maandelijks
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de commissaris-generaal en de adjunct-commissarissen

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 201-500 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• de concrete stappen die moeten worden ondernomen om de genomen beleidsopties te concretiseren, te implementeren en op te volgen

• de prioriteiten van de te behandelen dossiers

• telefonische adviezen

• de wijze waarop aan kennisoverdracht wordt gedaan

• de wijze van opvolging van de uitvoering van de door de commissarissen bepaalde strategieën

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de aanwending van de personeels- en werkingsmiddelen

• de wijziging van de termijnen waarbinnen de projecten moeten worden geïmplementeerd

• deelname aan studiedagen en aan bijscholingsactiviteiten in het algemeen

• schriftelijke adviezen

• de substantiële wijziging van de werking van de verschillende diensten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. halverwege 2005 waren al 1312 beslissingen genomen om technische redenen; tevens staat hij/zij in voor het maandelijks berekenen van de (cijfermatige) doelstellingen per geografische eenheid en het organiseren van de opvolging ervan, alsook voor het opvolgen van de wegwerking van de achterstand, die in 2005 voor het CGVS (Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen) gedaald is van 20.089 (begin januari) naar 15.800 (eind mei 2005)

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• aan de richtlijnen en instructies van de commissarissen (inclusief het administratieve handboek van het CGVS), de wetgeving inzake de Raad van State, het Verdrag van Genève en de wet van 15 december 1980

 

Welke vernieuwingen

• suggesties inzake wijzigingen met betrekking tot de organisatie van het Commissariaat-generaal in functie van de behoeften en doelstellingen zijn mogelijk, alsook aanpassingen van de eigen werkorganisatie; bovendien kunnen instrumenten voor een beter functioneel en administratief beheer van de Commissariaat-generaal worden ontwikkeld

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de innovatie gebeurt door gebruik te maken van de eigen ervaring (vaststellingen en analyses), de gevolgde opleidingen, alsook de kennis die werd vergaard door deelname aan werkgroepen en het lezen van vakliteratuur

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.