Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS024

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Assister le coordinateur de l'organisation et de la coordination d'une concertation permanente avec les entités fédérées qu'elle soit institutionalisée ou dictée par les événements

afin de

assurer la cohérence de la politique étrangère de la Belgique et mettre au point avec les entités fédérées les modalités pratiques d'une coopération cohérente.

 

Se tenir au courant de l'actualité de la réforme de l'Etat

afin de

participer à l'analyse des conséquences concrètes de la réforme.

 

Travailler en concertation avec les postes diplomatiques belges à l'étranger, avec les autres SPF et SPP, principalement dans le cadre des travaux du groupe "Traités mixtes"

afin de

organiser la coopération sur le plan pratique, comme par exemple le déroulement des procédures prévues pour chaque conclusion de traité.

 

Finalités

En tant que

organisateur

préparer la session de la conférence interministérielle "Politique étrangère" (CIPE)

afin de

garantir un déroulement harmonieux de la CIPE

 

Exemples de tâches

• veiller aux détails pratiques (envoi des invitations, réservation de la salle, interprétation, etc.)

• envoyer l'agenda

• garder le contact avec les cellules stratégiques dont dépendent les membres de la CIPE pour convenir des dispositions pratiques

• veiller, sous l'autorité du coordinateur, à la mise en pratique des décisions prises

• rédiger le rapport

 

En tant que

organisateur

mettre sur pied les réunions du groupe de travail "Traités mixtes" prévu dans le cadre des activités du Comité Article 15/22

afin de

en accord avec le coordinateur, assurer le bon déroulement de la procédure prévue par l'Accord de coopération du 8 mars 1994 sur les règles complémentaires concernant la conclusion de Traités Mixtes

 

Exemples de tâches

• établir l'agenda

• réunir toutes les pièces du dossier et les distribuer aux participants qui relèvent des autorités fédérales ou des entités régionalisées

• rédiger le rapport de la réunion et le distribuer à tous les participants

• veiller, sous la conduite du coordinateur, à ce que les décisions soient suivies d'effet

• maintenir le contact entre les instances fédérales (services du SPF Affaires étrangères) et les instances fédérées

 

En tant que

organisateur

veiller à la mise sur pied d'une concertation sur le dossier de l'internationalisation du Forum des Fédérations

afin de

permettre l'élaboration d'un point de vue commun

 

Exemples de tâches

• envoyer des invitations aux acteurs belges concernés (cellule stratégique Affaires étrangères, services du Premier Ministre, Directeur exécutif de la troisième Conférence internationale sur le Fédéralisme, entités fédérées)

• rédiger le rapport

• garder le contact avec les acteurs belges

 

En tant que

analyste

se tenir au courant de l'évolution de la réforme de l'Etat

afin de

examiner les suites possibles de l'évolution de la réforme de l'Etat et faire des propositions pour être prêt à y prendre part

 

Exemples de tâches

• préparer des notes stratégiques

 

En tant que

assistant

seconder le secrétaire du groupe d'expert ad hoc sur les minorités nationales dans l'organisation pratique des sessions du groupe

afin de

assurer le bon déroulement de la réunion

 

Exemples de tâches

• réserver des salles de réunion

• entretenir des contacts avec les membres du groupe d'experts à propos des aspects pratiques des travaux+C94

 

En tant que

personne de contact

maintenir les contacts entre les instances fédérales (SPF Affaires étrangères, postes diplomatiques, autres SPF et SPP), les instances fédérées et les autres interlocuteurs

afin de

organiser l'échange d'informations concernant les dossiers en cours

 

Exemples de tâches

• envoyer les documents demandés

• rédiger un projet de note si le dossier connaît d'autres développements

• garder le contact avec les Ambassades étrangères en Belgique

 

En tant que

adjoint du chef de service

remplacer le chef de service en cas d'absence

afin de

assurer la continuité du service

 

Exemples de tâches

• prendre part à des réunions

• maintenir le contact avec les entités fédérales (services du SPF Affaires étrangères, autres SPF et SPP) et les entités fédérées

• rédiger des notes

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
communautés/régions	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
Services SPF Aff. étrang.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
postes diplomatiques	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
ambassades étrangères	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
communautés/régions	avis écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
Services SPF Aff. étrang.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
postes diplomatiques	avis écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
particuliers/citoyens	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
ambassades étrangères	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Président

le coordinateur-chef du Service relations internationales : N-1

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation du travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• fixer les dates et l'agenda des réunions importantes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 euros

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Constitution, lois ordinaires et lois spéciales prises dans le cadre de la réforme de l'Etat

• accord de coopération de 1994 sur les règles complémentaires concernant la conclusion de traités mixtes

• accord de coopération de 1994 concernant les attachés régionaux et les attachés du commerce extérieur

• accord de coopération de 1995 concernant les représentants des Communautés et des Régions dans les postes diplomatiques et consulaires

 

Quelles innovations

• améliorations internes de l'approche et de l'organisation du travail

• participation à des projets concrets initiés par le service ou collaboration à la réalisation de projets transversaux dans le cadre du SPF

• formation IFA (Institut de formation de formation de l'Administration fédérale)

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan de gestion du SPF, du Président, des directeurs d'encadrement et des directeurs généraux

• décisions du Comité directeur et des responsables

• expérience personelle

 

Profil de compétences génériques

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