Identification de la fonction

Code de la fonction : IBB037

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner le service financier qui assure de manière efficace la gestion quotidienne de la trésorerie, de même qu'assurer le suivi des processus comptables et budgétaires au sein de l'Administration publique fédérale, conformément à la réglementation en vigueur

afin de

donner au management l'assurance d'une bonne gestion financière

 

Finalités

En tant que

coordinateur

organiser et coordonner le fonctionnement du service financier (service en charge de l'élaboration et de l'exécution du budget, de la comptabilité des institutions publiques de sécurité sociale et de la comptabilité analytique, ainsi que de la gestion de la trésorerie) et l'exécution des tâches administratives

afin de

optimiser l'organisation du travail au sein du service et y garantir le bon fonctionnement

 

Exemples de tâches

• assurer la gestion courante en planifiant et répartissant les activités et tâches des collaborateurs au sein du service

• planifier et organiser la collaboration avec tous les intéressés (cellule stratégique, management, instances de contrôle, etc.) afin de garantir le bon fonctionnement du service

• évaluer et optimiser les processus comptables et budgétaires ainsi que soumettre aux collaborateurs les éventuels changements, améliorations, etc.

• organiser et coordonner la communication relative au budget et contrôle de la gestion (B&CG) au sein du service

• traduire les lignes directrices et effectuer le 'monitoring' du rapportage interne et externe

 

En tant que

dirigeant

diriger une équipe de collaborateurs et intervenir en tant que 'coach' de manière motivante

afin de

permettre au service de fonctionner de manière optimale et d'augmenter le niveau de connaissance de ces collaborateurs

 

Exemples de tâches

• diriger, suivre et évaluer ces collaborateurs

• veiller à l'exactitude et à la qualité du travail fourni, de même que résoudre les éventuels problèmes des collaborateurs

• transmettre et mettre à disposition de ses collaborateurs son expertise technique, afin d'assurer le développement de leurs connaissances et de faciliter leur intégration

• organiser des formations externes et donner des formations internes, afin d'augmenter le niveau des connaissances (ex. : expliquer les changements de législation, etc.)

• organiser le recrutement de nouveaux collaborateurs et prendre en charge la sélection des candidats, en collaboration avec le service d'encadrement P&O (Personnel et Organisation)

 

En tant que

expert/spécialiste

veiller au bon déroulement des processus relatifs au budget, à la trésorerie, à la comptabilité et au contrôle de gestion

afin de

fournir au management toutes les informations utiles au sujet de l'utilisation des moyens

 

Exemples de tâches

• traiter l'information, en tant qu'expert budgétaire, pour étayer les demandes budgétaires et établir les propositions budgétaires afin de confectionner le budget de l'organisation

• assurer le suivi efficace, correct et dans les temps, en tant qu'expert en trésorerie, des recettes et dépenses de l'organisation afin de gérer la trésorerie de l'organisation de manière optimale et minutieuse

• gérer et contrôler les comptes, appliquer les principes de la comptabilité publique, analyser les résultats de la comptabilité analytique afin d'imputer les opérations sur le bon compte, de ventiler les coûts, d'établir des rapports comptables (grand livre, bilan, journal, compte des pertes et profits, compte d'exécution du budget) et d'analyser leur évolution en collaboration avec les services, en tant qu'expert en comptabilité des institutions publiques de sécurité sociale et en comptabilité analytique

• organiser, en tant qu'expert en contrôle de gestion, le processus de contrôle de gestion afin de veiller à ce que les risques soient sous contrôle

• suivre et corriger les projets retenus par la direction comme objectifs opérationnels

 

En tant que

responsable de la trésorerie

coordonner et gérer quotidiennement la provision correcte et suffisante de la trésorerie de l'organisation (versement de centaines de millions d'euros sur le compte bancaire), pour pouvoir permettre aux collaborateurs d'effectuer leurs transactions financières (versements) auprès des clients, de même que prendre en charge la gestion des fonds financiers existants

afin de

garantir à l'organisation une gestion des paiements saine, dans le respect des lignes directrices du management

 

Exemples de tâches

• réaliser et analyser des tableaux de bord (tableurs) reprenant l'ensemble des recettes et des dépenses journalières, afin d'évaluer les besoins en trésorerie et de les prévoir

• gérer le fonds de roulement pour lequel un montant maximum déterminé ne peut être dépassé et effectuer des placements à court terme ( overnight') afin de rentabiliser au maximum les moyens financiers disponibles

• effectuer la gestion des liquidités pour laquelle l'état des différents comptes financiers doit être suivi et la planification financière pour la période suivante établie et corrigée

• réaliser et assurer le suivi des prévisions de la réalisation des tableaux de trésorerie pour la gestion globale, ainsi que la note relative à la situation de la caisse

• préparer les prêts qui sont consentis aux organismes d'assurances, calculer les douzièmes budgétaires et les coefficients pour les prêts

 

En tant que

représentant

représenter l'organisation vis-à-vis des instances externes (Cour des Comptes, Inspection des Finances, contrôleur des engagements ...

afin de

garantir un fonctionnement optimal des processus relatifs au B&CG et la correcte évaluation du budget lors de son élaboration

 

Exemples de tâches

• négocier l'élaboration du budget lors de discussions budgétaires à tous les niveaux

• assurer le rapportage au comité de gestion et défendre les propositions budgétaires auprès du SPF B&CG ou du Conseil des Ministres

• effectuer le suivi des remarques des instances de contrôle au sein de l'organisation

• être la personne de contact pour toutes les questions budgétaires auprès des réviseurs, de la Cour des Comptes, du management, etc.

• représenter la direction lors de réunions internes et externes, afin de présenter ou défendre le budget, etc.

 

En tant que

conseiller

donner des avis de sa propre initiative ou à la demande du management ou d'autres entités, sur toute question relative à la gestion des moyens budgétaires

afin de

permettre au management de décider en connaissance de cause

 

Exemples de tâches

• assister le comité de gestion dans la formulation des propositions budgétaires, les placements de fonds, etc.

• soutenir les différents services (comptable, budgétaire, trésorerie) par des conseils pratiques sur la façon de rendre opérationnelles des directives budgétaires, des législations, des réglementations, etc.

• donner des avis au sujet de la faisabilité de dossiers qui ont un impact budgétaire

• réaliser différentes études à la demande du comité de gestion

• donner des avis afin de stimuler ou de mettre en oeuvre de nouveaux projets et/ou améliorations au sein du service

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

collecter, intégrer et gérer les informations externes pertinentes (législation, directives, etc.) et les données financières internes

afin de

permettre au service de fonctionner comme point d'information central, en ce qui concerne tant les informations génériques que les données financières propres à l'organisation

 

Exemples de tâches

• relater les informations utiles au management

• veiller à la centralisation et à la diffusion des informations de gestion au sein de l'organisation

• participer à et diriger des projets relatifs à l'amélioration des processus relatifs au B&CG

• partager ses connaissances et son expérience avec ses collaborateurs

• sensibiliser le management aux nouvelles techniques et aux nouveaux outils de gestion

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	demandes	par contact personnel, courriel	quotidien
autres institutions	versements	transactions financières	quotidien
management	questions,avis	par contact personnel, courriel	quotidien
clients	demande de paiements	transactions financières	quotidien
organisations/entreprises	factures	transactions financières	quotidien
comité de gestion	notes diverses	en tant que dossier	quotidien
autres autorités	rapports statistiques, etc.	en tant que dossier	hebdomadaire
réviseurs, Cour des comptes, etc.	demandes	par contact personnel, courriel	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	directives, avis	par contact personnel, courriel	quotidien
management	questions,avis	par contact personnel, courriel	quotidien
autres institutions	versements	transactions financières	quotidien
clients	paiements	transactions financières	quotidien
organisations/entreprises	paiements	transactions financières	quotidien
comité de gestion	conseils, rapportage	rapport	quotidien
autres autorités	rapports statistiques	en tant que dossier	hebdomadaire
réviseurs, Cour des comptes, etc.	rapportage, renseignement	par contact personnel, courriel	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

administrateur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• adaptation et approvisionnement des besoins financiers quotidiens, et signature des documents comptables

• placements à court terme ('overnight') et les négociations avec les banques

• établissement des documents pour le comité de gestion, réponses données aux organismes de tutelle et conseils apportés à l'administrateur général

• exécution des paiements

• résolution des problèmes journaliers

• gestion et organisation optimales des collaborateurs afin d'atteindre les objectifs fixés

• répartition des tâches, organisation, contrôle et suivi au sein du service

• organisation propre de son travail, de ses activités et de sa planification

• octroi des congés aux collaborateurs

• direction, accompagnement et formation des collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• objectifs stratégiques et opérationnels

• publication de données

• recrutement de nouveaux collaborateurs

• achats

• clôture des comptes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Le titulaire de la fonction gère des budgets de plus de 4.012 millions ¬ et des fonds de 560 millions ¬

 

Budget de travail propre

/

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation comptable, publique, générale, des organismes de sécurité sociale et la législation budgétaire

• la législation et la réglementation sur les marchés publics

• la législation sur le contrôle administratif et financier

• les règles comptables élaborées par la Commission de normalisation de la comptabilité

 

Quelles innovations

• veiller à développer des outils de rapportage pertinents pour l'exercice de la fonction

• proposer au management des solutions et alternatives aux questions budgétaires

• implémenter les nouvelles règles

• la mise en place de projets de modernisation ('BPR'), de logiciel SAP, de nouveaux plans comptables

 

Sur base de quel cadre de référence

• formation et propre expérience dans des fonctions antérieures

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.