Identificatie van de functie

Functiecode : IBB037

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het aansturen en coördineren van de financiële dienst die op efficiënte wijze het dagelijks beheer van de thesaurie verzekert en die de boekhoudkundige en budgettaire procedures binnen de federale overheid opvolgt overeenkomstig de reglementering die van kracht is

teneinde

het management de zekerheid van een goed financieel beheer te bieden.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het organiseren en coördineren van de werking van de financiële dienst (dienst belast met de uitwerking en de uitvoering van de begroting en de boekhouding van de overheidsinstellingen van sociale zekerheid en de analytische boekhouding alsook met het beheer van de thesaurie) en van de uitvoering van administratieve taken

teneinde

de organisatie van het werk binnen de dienst te optimaliseren en de goede werking ervan te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van het dagelijks beheer door de activiteiten en taken van de medewerkers in de dienst te plannen en te verdelen

• het plannen en organiseren van de samenwerking met alle geïnteresseerden (beleidscel, management, controleorganen, enz.) om de goede werking van de dienst te garanderen

• het evalueren en optimaliseren van de boekhoudkundige en budgettaire procedures en het voorleggen van eventuele veranderingen, verbeteringen, enz. aan de medewerkers

• het organiseren en coördineren van de communicatie inzake budget en beheerscontrole (B&BC) binnen de dienst

• het vertalen van de richtlijnen en het monitoren van de interne en de externe rapportering

 

Als

leidinggevende

het aansturen van een team van medewerkers en op motiverende wijze tussenbeide komen als coach

teneinde

de dienst optimaal te laten functioneren en het kennisniveau van deze medewerkers te doen toenemen

 

Voorbeelden van taken

• het aansturen, opvolgen en evalueren van deze medewerkers

• waken over de juistheid en de kwaliteit van het geleverde werk en het oplossen van eventuele problemen van de medewerkers

• het doorgeven en ter beschikking stellen van zijn/haar technische expertise om de ontwikkeling van hun kennis te verzekeren en om hen makkelijker te integreren

• het organiseren van externe opleidingen en het geven van interne opleidingen om het kennisniveau te verhogen (bv. de veranderingen van de wetgeving uitleggen, enz.)

• in samenwerking met de stafdienst P&O het organiseren van de aanwerving van nieuwe medewerkers en verantwoordelijk zijn voor de selectie van de kandidaten

 

Als

deskundige/specialist

zorgen voor het goede verloop van de procedures op het niveau van budget, van de thesaurie, van de boekhouding en van de beheerscontrole

teneinde

het management alle nuttige informatie te leveren over het gebruik van de middelen

 

Voorbeelden van taken

• als budgettair expert het behandelen van de informatie om de budgettaire aanvragen te staven en het opstellen van de budgettaire voorstellen om het budget van de organisatie op te maken

• als expert inzake thesaurie het verzekeren van de doeltreffende, correcte en tijdige opvolging van de inkomsten en uitgaven van de organisatie om de geldelijke middelen van de organisatie optimaal en nauwkeurig te beheren

• als expert inzake boekhouding van de overheidsinstellingen van sociale zekerheid en de analytische boekhouding, het beheren en controleren van de rekeningen, het toepassen van de principes van de overheidsboekhouding en het analyseren van de resultaten van de analytische boekhouding om de operaties bij de juiste rekening onder te brengen, de kosten te verdelen, boekhoudverslagen op te maken (grootboek, balans, journaal, winst-en-verliesrekening, uitvoeringsrekening van het budget) en hun ontwikkeling te analyseren met de diensten

• als expert inzake beheerscontrole het organiseren van de procedure voor beheerscontrole om ervoor te zorgen dat de risico's onder controle zijn

• het opvolgen en verbeteren van de projecten die door de directie als operationele doelstelling weerhouden zijn

 

Als

verantwoordelijke van de thesaurie

het dagelijks coördineren en beheren van de correcte en toereikende reserve van de thesaurie (storting van honderden miljoenen euro op de bankrekening) van de organisatie om de medewerkers hun financiële transacties (stortingen) bij de klanten te laten uitvoeren en het beheer van de bestaande financiële fondsen op zich nemen

teneinde

aan de organisatie een verstandig beheer te verzekeren met naleving van de richtlijnen van het management

 

Voorbeelden van taken

• het maken en analyseren van boordtabellen (spreadsheets) die het geheel van de dagelijkse inkomsten en uitgaven bevatten om de behoeften inzake geldelijke middelen te evalueren en ze in te schatten

• het beheren van het bedrijfskapitaal waarvoor een maximumbedrag niet overschreden mag worden en het uitvoeren van de beleggingen op korte termijn ("overnight") om de beschikbare financiële middelen zoveel mogelijk te doen renderen

• het beheren van de liquide middelen waarvoor de staat van de verschillende financiële rekeningen en de financiële planning moet opgevolgd worden voor de volgende opgestelde en verbeterde periode

• het uitvoeren en verzekeren van de opvolging van de berekeningen van de tabellen inzake thesaurie voor het algemeen beheer en voor de nota met betrekking tot de situatie van de kas

• het voorbereiden van de leningen die aan de verzekeringsinstellingen toegestaan zijn, het berekenen van de budgettaire twaalfden en de coëfficiënten

 

Als

vertegenwoordiger

het vertegenwoordigen van de organisatie tegenover de externe instanties (Rekenhof, inspectie van Financiën, controleur van de vastleggingen, ...)

teneinde

een optimale werking van de procedures inzake B&BC en de correcte raming van het budget te garanderen tijdens de uitwerking ervan

 

Voorbeelden van taken

• onderhandelen over de uitwerking van het budget tijdens budgettaire discussies op alle niveaus

• het uitbrengen van verslag aan het beheerscomité en het verdedigen van de budgetvoorstellen bij de FOD B&BC of de ministerraad

• het opvolgen van de opmerkingen van de controleorganen binnen de organisatie

• de contactpersoon zijn voor alle budgettaire vragen bij de revisoren, het Rekenhof, het management, enz.

• het vertegenwoordigen van de directie tijdens interne en externe vergaderingen om het budget voor te stellen of te verdedigen, enz.

 

Als

adviseur

uit eigen beweging of op vraag van het management of andere entiteiten advies geven over elke kwestie in verband met het beheer van budgettaire middelen

teneinde

met kennis van zaken het management te laten beslissen

 

Voorbeelden van taken

• het bijstaan van het beheerscomité in de formulering van budgettaire voorstellen, de beleggingen van fondsen, enz.

• het ondersteunen van de verschillende diensten (boekhouding, budgettaire diensten, thesaurie) via praktische adviezen over het operationeel maken van budgettaire richtlijnen, wetgevingen, reglementeringen, enz..)

• het geven van advies over de uitvoerbaarheid van de dossiers die een budgettaire impact hebben

• het uitvoeren van verschillende studies op vraag van het beheerscomité

• het geven van adviezen om nieuwe projecten en/of verbeteringen binnen de dienst te stimuleren of te implementeren

 

Als

kennisbeheerder

het verzamelen, integreren en beheren van de relevante externe informatie (wetgeving, richtlijnen, enz.) en de interne financiële gegevens

teneinde

de dienst te laten functioneren als informatiecentrum zowel voor de generieke informatie als voor de financiële gegevens eigen aan de dienst

 

Voorbeelden van taken

• het melden van nuttige informatie aan het management

• zorgen voor de centralisatie en de verspreiding van informatie inzake beheer binnen de organisatie

• deelnemen aan projecten in verband met de verbetering van B&BC-procedures en ze leiden

• het delen van zijn/haar kennis en ervaring met de medewerkers

• het sensibiliseren van het management voor nieuwe beheerstechnieken en -instrumenten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	vragen	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
andere instellingen	stortingen	financiële transacties	dagelijks
management	vragen, adviezen	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
klanten	betalingsaanvragen	financiële transacties	dagelijks
organisaties/ondernemingen	facturen	financiële transacties	dagelijks
beheerscomité	diverse nota's	als dossier	dagelijks
andere autoriteiten	statistische verslagen, enz.	als dossier	wekelijks
revisoren, rekenhof enz..	vragen	persoonlijk contact, e-mail	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	richtlijnen, adviezen	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
management	vragen, adviezen	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
andere instellingen	stortingen	financiële transacties	dagelijks
klanten	betalingen	financiële transacties	dagelijks
organisaties/ondernemingen	betalingen	financiële transacties	dagelijks
beheerscomité	advies, rapportering	verslag	dagelijks
andere autoriteiten	statistische verslagen	als dossier	wekelijks
revisoren, rekenhof, enz.	rapportering, inlichtingen	persoonlijk contact, e-mail	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het aanpassen en inschatten van de dagelijkse financiële behoeften en het ondertekenen van boekhoudkundige documenten

• het uitvoeren van de beleggingen op korte termijn ('overnight') en het onderhandelen met de banken

• het opstellen van documenten voor het beheerscomité, antwoorden aan toezichtinstellingen en het adviseren van de administrateur-generaal

• het uitvoeren van de betalingen

• het oplossen van dagelijkse problemen

• het optimaal beheer en de optimale organisatie van medewerkers om de vastgelegde doelstellingen te bereiken

• de verdeling van taken, de organisatie, controle en opvolging binnen de dienst

• de eigen organisatie van zijn/haar werk, van de activiteiten en de planning

• het geven van verlof aan medewerkers

• het aansturen, coachen en opleiden van medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• operationele en beleidsdoelstellingen

• de publicatie van gegevens

• het in dienst nemen van nieuwe medewerkers

• aankopen

• het sluiten van rekeningen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

beheer van kredieten van meer dan 4.012 miljoen euro en van fondsen van 560 miljoen euro

 

Eigen werkbudget

/

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de boekhoudkundige wetgeving, de publieke, algemene en budgettaire wetgeving en de wetgeving van de instellingen voor sociale zekerheid

• wetgeving en reglementering over de overheidsopdrachten

• wetgeving over de administratieve en financiële controle

• boekhoudkundige regels uitgewerkt door de commissie voor de normalisatie van de boekhouding

 

Welke vernieuwingen

• zorgen voor de ontwikkeling van rapporteringsinstrumenten die relevant zijn voor de uitoefening van de functie

• aan het management oplossingen en alternatieven voor budgettaire vragen voorstellen

• de nieuwe regels invoeren

• het invoeren van BPR (business process reengineering), van SAP-software, van nieuwe boekhoudkundige plannen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• opleiding en eigen ervaring in vroegere functies

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.