Attaché kinderbijslag - Adjunct van de dienstverantwoordelijke (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSD200
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Strategisch adjuncten Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)
Doel van de functie
Het bijstaan en/of vervangen ( het analyseren van complexere dossiers en antwoorden op vragen van de teamchefs vooraleer deze zich richten tot de leidinggevende teneinde zijn/haar taak te verlichten ; het doorgeven van richtlijnen; het nemen van beslissingen bij zijn/haar afwezigheid en deze aan hem/haar voorleggen; het evalueren van bepaalde teamchefs en medewerkers) van het diensthoofd in het aansturen en coördineren van een dienst
teneinde
op een efficiënte manier de operationele resultaten van de dienst te bereiken in overeenstemming met de beleidsdoelstellingen van de instelling
Het uitoefenen van de taken met respect voor de richtlijnen van de leidinggevende, van de directie en het goed beheren van de ter beschikking gestelde medewerkers en van het materiaal
teneinde
ervoor te zorgen dat elk gezin de kinderbijslag krijgt waarop het recht heeft en dat die kinderbijslag zonder onderbrekingen uitbetaald wordt, als het kan zonder informatie te vragen aan het gezin zelf, op basis van een genormaliseerde dienstverlening én met bijzondere en permanente aandacht voor de effectiviteit van de dienstverlening aan de meest behartigenswaardige gezinnen - de specifieke doelgroep van de RKW, waarbij het volledige recht op kinderbijslag wordt gewaarborgd én nadien opgevolgd
Resultaatgebieden
Alsadjunct meewerken aan de coördinatie en aan het leiden van de dienst
teneinde
de operationele doelstellingen te realiseren in de uitvoering van het beleidsplan
Voorbeelden van taken
- de medewerkers bewust maken van de maatschappelijke (macro-) en familiale (micro-) relevantie van de kinderbijslag als aanvullend inkomen
- samen met de directeur en het diensthoofd, het vertalen van het strategische, operationale plan in het jaarlijkse actieplan voor de dienst
- het verspreiden van de dienstorders onder de medewerkers en het verschaffen van toelichting bij de operationele doelstellingen
- het uittekenen en organiseren van de dienst, het constant verhogen van de efficiëntie
- het uitwerken van jaarlijkse actieplannen met de teamchefs om de operationele doelstellingen te realiseren
Alsadjuncthet bijstaan en/of vervangen van het diensthoofd in het coördineren en aansturen van de werkzaamheden van de teamchefs en/of groepsverantwoordelijke en hun team van medewerkers
teneinde
de operationele doelstellingen te realiseren
Voorbeelden van taken
- het geven van duidelijke richtlijnen en doelstellingen ( geleverd door de leidinggevende) aan elke teamchef
- het verdelen van de activiteiten en het verzorgen van de coördinatie onder de teamchefs volgens de richtlijnen van de leidinggevende van de dienst
- inspelen op de competenties van de medewerkers bij de samenstelling van de teams
Alsbeleidsadviseurhet bijstaan en/of vervangen van het diensthoofd in het verschaffen van adviezen aan de directie inzake de specifieke materie, de organisatiestructuur en -processen
teneinde
de directie de mogelijkheid te bieden de beleidsdoelstellingen te formuleren en te realiseren
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan overleg inzake de organisatiestructuur en -processen
- het verschaffen van adviezen aan de directie inzake specifieke materie
- deelnemen aan colloquia, conferenties e.a. om de kennis bij te schaven en door te geven
Alscoachhet bijstaan en/of vervangen van het diensthoofd in het verschaffen van advies, instaan voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de teamchefs en/of groepsverantwoordelijke en medewerkers
teneinde
hun prestaties op een hoger niveau te brengen
Voorbeelden van taken
- het voeren van individuele en/of collectieve gesprekken met de medewerkers en teamchef en/of groepsverantwoordelijke
- het definiëren van de knelpunten en van de aanwezige en de te ontwikkelen competenties
- het begeleiden van de medewerker en teamchef en/of groepsverantwoordelijke in de ontwikkeling
- het verschaffen van constructieve feedback over het functioneren, zowel positief als negatief
- als vertrouwenspersoon het formuleren van oplossingen voor persoonlijke situaties
Alskennisbeheerderhet bijstaan en/of vervangen van het diensthoofd in het overdragen van kennis binnen de dienst
teneinde
de deskundigheid en autonomie van de teamchefs en/of groepsverantwoordelijke en medewerkers te verhogen
Voorbeelden van taken
- het presenteren van de kennis van de materie, de methodes en processen
- toezien op de goede opleiding en on-the-jobtraining van de teamchefs en/of groepsverantwoordelijke en van de (nieuwe) medewerkers
- het inschatten van de noden voor opleiding en het aanvragen van de opleiding
Alsvertegenwoordigerhet bijstaan en/of vervangen van het diensthoofd in het onderhouden van de relaties met de interne en externe klanten, partners en overlegorganen
teneinde
de visie en de waarden van de organisatie en dienst uit te dragen
Voorbeelden van taken
- bereikbaar zijn als contactpersoon van de dienst
- het uitbouwen van een netwerk van contacten
- het onderhouden van relaties met partners
Alsgegevensbeheerderhet bijstaan en/of vervangen van het diensthoofd in het ontwikkelen en onderhouden van een systeem voor informatie-uitwisseling en prestatiemeting dat beantwoordt aan de noden van de directie
teneinde
de goede planning (zowel wat betreft taken als wat betreft personeel), prestatieopvolging en rapportering te garanderen
Voorbeelden van taken
- toezien op het correct bijhouden van de boordtabellen, statistieken en analyses
- tijdig informeren aan de directeur over de tussentijdse resultaten en knelpunten
- projectief omgaan met de boordtabellen en beheersinstrumenten
- het opvolgen van de werkzaamheden
- het houden van overlegmomenten met team en medewerkers
Alsdossierbeheerderhet bijstaan en/of vervangen van het diensthoofd in het toezien op de behandeling of in het zelf behandelen van de complexe dossiers in de toepassing van de reglementering
teneinde
snel en efficiënt een duurzame oplossing te verschaffen voor het knelpunt.
Voorbeelden van taken
- toezien op de studie of het zelf bestuderen van de complexe dossiers
- toezien op het verzamelen of het zelf verzamelen van de inbreng van alle betrokkenen in het dossier
- toezien op de correcte toepassing of het zelf correct toepassen van de reglementering en procedures
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
per brief, e-mail ...
|
maandelijks
|
particulieren/burgers
|
onderrichtingen
|
omzendbrieven
|
trimestrieel
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
interne richtlijnen
|
ad hoc
|
medewerkers
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
|
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
|
|
mondelinge adviezen
|
telefonisch
|
|
|
|
interne richtlijnen
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
vergadering, stuurgroep ...
|
wekelijks
|
particulieren/burgers
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
maandelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
trimestrieel
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
medewerkers
|
mondelinge adviezen
|
boordtabellen
|
|
|
mondelinge vragen
|
verslagen
|
|
|
uitvoering opdracht
|
telefonisch
|
|
|
statistiek
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd en de directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- bij afwezigheid van of delegatie door het diensthoofd:
- de organisatie van de dienst ( verdeling van de teams) met een latere goedkeuring van de leidinggevende van de dienst
- de ontwikkeling, begeleiding en evaluatie van de medewerkers
De functie moet autorisatie vragen voor
- formele beslissingen inzake personeelsbeheer, aanwervingen, ontslagen, affectaties buiten de eigen dienst, uitgaven
- deze toestemming moet gevraagd worden aan het diensthoofd en de directeur
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
geen specifiek eigen budget
Andere kwantitatieve gegevens
1. uitbetaalde kinderbijslag RKW: 745 mijoen EUR/jaar aan 230.000 gezinnen
2. uitbetaald kinderbijslagstelsel: 3,8 miljard EUR/jaar aan 1,2 miljoen gezinnen
3. nieuwe aanvragen van kinderbijslag RKW : 54.965 in 2004
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de sociale wetgeving, meer bepaald de kinderbijslagregelgeving
- de vigerende administratieve richtlijnen
Welke vernieuwingen
- voorstellen tot optimalisatie van de eigen organisatie, voorstellen tot verbetering van de regelgeving, de processen en de procedures
Gebaseerd op welk referentiekader
- kennis van de materie, ervaring, kritische ingesteldheid en creativiteit
|