Identificatie van de functie

Functiecode : IPO099

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Als hoofd van de Interne Audit systematisch en methodisch de werking van de organisatie in het algemeen en in het bijzonder de processen voor risicobeheer, controle en beheer en bestuur controleren en evalueren; voorstellen formuleren om de doeltreffendheid en de efficiëntie van de werking van de organisatie te verhogen

teneinde

de organisatie te ondersteunen bij het bereiken van de strategische doelstellingen.

 

Resultaatgebieden

Als

auditor (zekerheidsverstrekkend)

uitvoeren van evaluaties, analyses en controles en formuleren van aanbevelingen (de reikwijdte hiervan omvat alle domeinen (bv. zowel administratief, technisch als financieel) en alle systemen (bv. zowel activiteiten, informatie als het besturen)).

teneinde

het management en het auditcomité een redelijke zekerheid te verschaffen dat de vereiste maatregelen en procedures zijn ingevoerd om een behoorlijk beheer en bestuur te kunnen garanderen

 

Voorbeelden van taken

• evalueren van het risicobeheer, de interne controle en het beheer in het algemeen, met inbegrip van de werking en efficiëntie van de kwaliteitssystemen in de organisatie

• allerlei soorten audits uitvoeren of eraan meewerken (financiële audits, audits inzake conformiteit (compliance audit), operationele, organisationele en kwaliteitsaudits (in het bijzonder voor de ISO-systemen), audits van het EMAS-milieumanagementsysteem, managementsaudits)

• de afstemming nagaan van de doelstellingen, de methodes en de planning met de strategieën en de opdrachten van de organisatie, rekening houdend met de specificiteit van de eigen organisatie (bv. eigen wetgeving en internationale regelgeving voor de sector) en van de overheidssector (overkoepelende regels voor de overheid)

• rapporten opmaken over de uitgevoerde werkzaamheden, die nuttig kunnen zijn voor de overgang van de controle vooraf naar de controle nadien en voor de realisatie van de voorziene hervormingen inzake interne controle

 

Als

auditor (consultant)

advies en bijstand verlenen bij corrigerende of vernieuwende acties en proactieve aanbevelingen formuleren voor nieuwe procedures of voor de reorganisatie van bepaalde procedures in het kader van verdere verbeteringen en ontwikkelingen

teneinde

elementen en adviezen te verschaffen waardoor het management de werking van de organisatie en de efficiëntie en de geschiktheid van de interne systemen en procedures kan verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• aanbevelingen formuleren voor het management om de beheersing van de risico's en de beheerssystemen in het algemeen te verbeteren

• specifieke studies realiseren (binnen het werkdomein)

• advies geven aan het directiecomité over de invoering van het KB

• de invoering van risicobeheer en interne controle bevorderen door het sensibiliseren en het promoten van de ontwikkeling en de toepassing van het risicobeheer en de interne controle

• het management bijstaan bij de invoering van risicobeheer en interne controle tot een adequaat kwaliteitsniveau bereikt wordt; uitwerken van de krijtlijnen voor risicobeheer en waken over de coherentie van de aanpak binnen de FOD; eventueel faciliteren van workshops voor risicoanalyse; rapporten opmaken over de uitgevoerde werkzaamheden.

 

Als

deskundige/specialist

de referentiepersoon zijn binnen de organisatie voor alle vragen of toepassingen in verband met het expertisedomein en voortdurend kennis zoeken m.b.t. het vakdomein en deze overdragen aan de medewerkers en aan het management

teneinde

een geoptimaliseerd beleid te kunnen voeren / het beleid van de interne audit op een hoog niveau te brengen

 

Voorbeelden van taken

• als referentiepersoon optreden op nationaal en internationaal niveau en ervaring uitwisselen met andere experts

• deelnemen aan vergaderingen van het netwerk van de interne audit dat samengesteld is uit chefs van de Interne Audit en aan vergaderingen op het niveau van het IIA (Institute of Internal Auditors)

• de interne, politieke en sociale veranderingen volgen die het beleid en de operationele werking van de te onderzoeken domeinen zouden kunnen beïnvloeden

• kennis nemen van de wetgeving die van kracht is en van de eventuele veranderingen en de informatie overdragen aan de medewerkers om ze toe te passen; nakijken of de auditmethodes en auditsystemen nageleefd en geactualiseerd worden in overeenstemming met de wettelijke teksten en de internationale normen

• de betrouwbaarheid van de informatie in alle domeinen nagaan; specifieke opdrachten onderzoeken of analyses uitvoeren die door het auditcomité, de voorzitter van het directiecomité of de voorzitter van de beleidsraad gevraagd worden

 

Als

verantwoordelijke van de dienst

de activiteiten van de dienst interne audit leiden en coördineren, de instrumenten voor de opvolging en planning uitwerken en de uitvoering van de audits opvolgen

teneinde

de algemene doelstelling van de dienst te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• zorgen dat de expertise waarover de Interne Audit beschikt optimaal gebruikt wordt, en hiervoor verschillende organisatorische maatregelen overwegen, zoals de verdeling van de verantwoordelijkheden onder gespecialiseerde en algemene auditeurs, afsluiten van SLA's (service level agreement) met andere diensten, samenwerken met externe partijen, enz.

• de aanwezigheid van de noodzakelijke instrumenten / systemen waarborgen en waken over de goede werking van de dienst, in het bijzonder de naleving van de IIA-standaarden

• de auditinspanningen richten op de grootste risico's via risicoanalyse en risicogebaseerde audits; een voortrollende meerjaren- en jaarplanning, een begrotingsvoorstel en een personeelsplan opstellen in samenspraak met de voorzitter van het directiecomité en deze voorleggen aan en laten goedkeuren door het auditcomité

• een jaarverslag opstellen, gekoppeld aan het voorstel van de planning voor het komende jaar; een auditcharter opstellen en indien nodig jaarlijks herzien in samenspraak met de voorzitter van het directiecomité en dit voorleggen en laten goedkeuren door het auditcomité

• uitwerken en uitvoeren van een systeem voor de opvolging van de uitvoering van de aanbevelingen van de audits/onderzoeken en van een programma voor de bewaking van de kwaliteit en de opvolging van de prestaties van de Interne Audit, dat zowel betrekking heeft op de organisatie van de interne audit als op de individuele audits en hiervan verslag uitbrengen bij het auditcomité en bij de voorzitter van het directiecomité

 

Als

verantwoordelijke van de dienst ten behoeve van het auditcomité

tijdig alle noodzakelijke informatie verschaffen

teneinde

de beleidsraad bij te staan in zijn rol van supervisie over de uitvoering van de managementplannen en over het algemeen beheer van de FOD en de goede werking van het auditproces

 

Voorbeelden van taken

• de meerjarenplanning, de jaarplanning, het personeelsplan en de begroting voorleggen

• regelmatig verslag uitbrengen over de evolutie van de planning en de wijzigingen eraan en over elke uitgevoerde audit/opdracht (cf. bijeenkomsten van het auditcomité)

• uitvoeren van specifieke onderzoeken of antwoorden op vragen op verzoek van het auditcomité; op verzoek deelnemen aan de vergaderingen van het auditcomité

• het auditcomité op de hoogte brengen van belangrijke risico's en problemen

• rapporteren over eventuele problemen inzake objectiviteit en onafhankelijkheid en rapporteren over het risicobeheer en het interne controlesysteem en het door het management bepaalde aanvaardbare risiconiveau

 

Als

vertegenwoordiger van de organisatie

de relaties met externe actoren en externe controleorganen waarnemen (voor wat betreft de interne audit) en een duidelijke opdracht formuleren voor de externe auditeur die het meest geschikt is om een opdracht uit te voeren

teneinde

de belangen van de organisatie te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• deel uitmaken van het netwerk van interne audit en eventueel van het netwerk van andere controleorganen

• de nodige informatie verschaffen aan de bevoegde externe controleorganen

• verzorgen van de externe communicatie over de werking van de dienst en haar rol in de organisatie, met inbegrip van de aspecten interne controle en risicobeheer binnen de organisatie

• in overleg met de voorzitter van het directiecomité en/of het auditcomité de opdracht van de externe auditeur bepalen, eventueel een bestek opstellen, de opdracht afsluiten (in voorkomend geval na akkoord van de voorzitter van het directiecomité en/of het auditcomité)

• het werk van de externe auditeur controleren en de betalingen doen

 

Als

coach

begeleiden, ondersteunen en stimuleren van de medewerkers in hun professionele ontwikkeling

teneinde

de efficiëntie van de medewerker(s) te maximaliseren

 

Voorbeelden van taken

• bepalen en evalueren van de doelstellingen voor de expert auditoren

• individuele besprekingen voeren met medewerkers over de aanwezige en de te ontwikkelen competenties

• op opbouwende wijze feedback geven, zowel positief als negatief, met betrekking tot hun werkwijze

• adviseren van de medewerkers bij de uitvoering van hun opdracht

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

administratief van de voorzitter van het directiecomité

hiërarchisch van het auditcomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.