Identificatie van de functie

Functiecode : IPO099

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Als hoofd van de Interne Audit systematisch en methodisch de werking van de organisatie in het algemeen en in het bijzonder de processen voor risicobeheer, controle en beheer en bestuur controleren en evalueren; voorstellen formuleren om de doeltreffendheid en de efficiëntie van de werking van de organisatie te verhogen

teneinde

de organisatie te ondersteunen bij het bereiken van de strategische doelstellingen.

 

Resultaatgebieden

Als

auditor (zekerheidsverstrekkend)

uitvoeren van evaluaties, analyses en controles en formuleren van aanbevelingen (de reikwijdte hiervan omvat alle domeinen (bv. zowel administratief, technisch als financieel) en alle systemen (bv. zowel activiteiten, informatie als het besturen)).

teneinde

het management en het auditcomité een redelijke zekerheid te verschaffen dat de vereiste maatregelen en procedures zijn ingevoerd om een behoorlijk beheer en bestuur te kunnen garanderen

 

Voorbeelden van taken

• evalueren van het risicobeheer, de interne controle en het beheer in het algemeen, met inbegrip van de werking en efficiëntie van de kwaliteitssystemen in de organisatie

• allerlei soorten audits uitvoeren of eraan meewerken (financiële audits, audits inzake conformiteit (compliance audit), operationele, organisationele en kwaliteitsaudits (in het bijzonder voor de ISO-systemen), audits van het EMAS-milieumanagementsysteem, managementsaudits)

• de afstemming nagaan van de doelstellingen, de methodes en de planning met de strategieën en de opdrachten van de organisatie, rekening houdend met de specificiteit van de eigen organisatie (bv. eigen wetgeving en internationale regelgeving voor de sector) en van de overheidssector (overkoepelende regels voor de overheid)

• rapporten opmaken over de uitgevoerde werkzaamheden, die nuttig kunnen zijn voor de overgang van de controle vooraf naar de controle nadien en voor de realisatie van de voorziene hervormingen inzake interne controle

 

Als

auditor (consultant)

advies en bijstand verlenen bij corrigerende of vernieuwende acties en proactieve aanbevelingen formuleren voor nieuwe procedures of voor de reorganisatie van bepaalde procedures in het kader van verdere verbeteringen en ontwikkelingen

teneinde

elementen en adviezen te verschaffen waardoor het management de werking van de organisatie en de efficiëntie en de geschiktheid van de interne systemen en procedures kan verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• aanbevelingen formuleren voor het management om de beheersing van de risico's en de beheerssystemen in het algemeen te verbeteren

• specifieke studies realiseren (binnen het werkdomein)

• advies geven aan het directiecomité over de invoering van het KB

• de invoering van risicobeheer en interne controle bevorderen door het sensibiliseren en het promoten van de ontwikkeling en de toepassing van het risicobeheer en de interne controle

• het management bijstaan bij de invoering van risicobeheer en interne controle tot een adequaat kwaliteitsniveau bereikt wordt; uitwerken van de krijtlijnen voor risicobeheer en waken over de coherentie van de aanpak binnen de FOD; eventueel faciliteren van workshops voor risicoanalyse; rapporten opmaken over de uitgevoerde werkzaamheden.

 

Als

deskundige/specialist

de referentiepersoon zijn binnen de organisatie voor alle vragen of toepassingen in verband met het expertisedomein en voortdurend kennis zoeken m.b.t. het vakdomein en deze overdragen aan de medewerkers en aan het management

teneinde

een geoptimaliseerd beleid te kunnen voeren / het beleid van de interne audit op een hoog niveau te brengen

 

Voorbeelden van taken

• als referentiepersoon optreden op nationaal en internationaal niveau en ervaring uitwisselen met andere experts

• deelnemen aan vergaderingen van het netwerk van de interne audit dat samengesteld is uit chefs van de Interne Audit en aan vergaderingen op het niveau van het IIA (Institute of Internal Auditors)

• de interne, politieke en sociale veranderingen volgen die het beleid en de operationele werking van de te onderzoeken domeinen zouden kunnen beïnvloeden

• kennis nemen van de wetgeving die van kracht is en van de eventuele veranderingen en de informatie overdragen aan de medewerkers om ze toe te passen; nakijken of de auditmethodes en auditsystemen nageleefd en geactualiseerd worden in overeenstemming met de wettelijke teksten en de internationale normen

• de betrouwbaarheid van de informatie in alle domeinen nagaan; specifieke opdrachten onderzoeken of analyses uitvoeren die door het auditcomité, de voorzitter van het directiecomité of de voorzitter van de beleidsraad gevraagd worden

 

Als

verantwoordelijke van de dienst

de activiteiten van de dienst interne audit leiden en coördineren, de instrumenten voor de opvolging en planning uitwerken en de uitvoering van de audits opvolgen

teneinde

de algemene doelstelling van de dienst te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• zorgen dat de expertise waarover de Interne Audit beschikt optimaal gebruikt wordt, en hiervoor verschillende organisatorische maatregelen overwegen, zoals de verdeling van de verantwoordelijkheden onder gespecialiseerde en algemene auditeurs, afsluiten van SLA's (service level agreement) met andere diensten, samenwerken met externe partijen, enz.

• de aanwezigheid van de noodzakelijke instrumenten / systemen waarborgen en waken over de goede werking van de dienst, in het bijzonder de naleving van de IIA-standaarden

• de auditinspanningen richten op de grootste risico's via risicoanalyse en risicogebaseerde audits; een voortrollende meerjaren- en jaarplanning, een begrotingsvoorstel en een personeelsplan opstellen in samenspraak met de voorzitter van het directiecomité en deze voorleggen aan en laten goedkeuren door het auditcomité

• een jaarverslag opstellen, gekoppeld aan het voorstel van de planning voor het komende jaar; een auditcharter opstellen en indien nodig jaarlijks herzien in samenspraak met de voorzitter van het directiecomité en dit voorleggen en laten goedkeuren door het auditcomité

• uitwerken en uitvoeren van een systeem voor de opvolging van de uitvoering van de aanbevelingen van de audits/onderzoeken en van een programma voor de bewaking van de kwaliteit en de opvolging van de prestaties van de Interne Audit, dat zowel betrekking heeft op de organisatie van de interne audit als op de individuele audits en hiervan verslag uitbrengen bij het auditcomité en bij de voorzitter van het directiecomité

 

Als

verantwoordelijke van de dienst ten behoeve van het auditcomité

tijdig alle noodzakelijke informatie verschaffen

teneinde

de beleidsraad bij te staan in zijn rol van supervisie over de uitvoering van de managementplannen en over het algemeen beheer van de FOD en de goede werking van het auditproces

 

Voorbeelden van taken

• de meerjarenplanning, de jaarplanning, het personeelsplan en de begroting voorleggen

• regelmatig verslag uitbrengen over de evolutie van de planning en de wijzigingen eraan en over elke uitgevoerde audit/opdracht (cf. bijeenkomsten van het auditcomité)

• uitvoeren van specifieke onderzoeken of antwoorden op vragen op verzoek van het auditcomité; op verzoek deelnemen aan de vergaderingen van het auditcomité

• het auditcomité op de hoogte brengen van belangrijke risico's en problemen

• rapporteren over eventuele problemen inzake objectiviteit en onafhankelijkheid en rapporteren over het risicobeheer en het interne controlesysteem en het door het management bepaalde aanvaardbare risiconiveau

 

Als

vertegenwoordiger van de organisatie

de relaties met externe actoren en externe controleorganen waarnemen (voor wat betreft de interne audit) en een duidelijke opdracht formuleren voor de externe auditeur die het meest geschikt is om een opdracht uit te voeren

teneinde

de belangen van de organisatie te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• deel uitmaken van het netwerk van interne audit en eventueel van het netwerk van andere controleorganen

• de nodige informatie verschaffen aan de bevoegde externe controleorganen

• verzorgen van de externe communicatie over de werking van de dienst en haar rol in de organisatie, met inbegrip van de aspecten interne controle en risicobeheer binnen de organisatie

• in overleg met de voorzitter van het directiecomité en/of het auditcomité de opdracht van de externe auditeur bepalen, eventueel een bestek opstellen, de opdracht afsluiten (in voorkomend geval na akkoord van de voorzitter van het directiecomité en/of het auditcomité)

• het werk van de externe auditeur controleren en de betalingen doen

 

Als

coach

begeleiden, ondersteunen en stimuleren van de medewerkers in hun professionele ontwikkeling

teneinde

de efficiëntie van de medewerker(s) te maximaliseren

 

Voorbeelden van taken

• bepalen en evalueren van de doelstellingen voor de expert auditoren

• individuele besprekingen voeren met medewerkers over de aanwezige en de te ontwikkelen competenties

• op opbouwende wijze feedback geven, zowel positief als negatief, met betrekking tot hun werkwijze

• adviseren van de medewerkers bij de uitvoering van hun opdracht

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
personeel eigen dienst	vragen, adviezen, gegevens	telefoon, mail schrijven	wekelijks
	vragen, kwal. en kwant. gegevens	als dossier	wekelijks
auditcomité	validatie planning en charter	als dossier	maandelijks
beleidsraad	vragen, kwant. en kwal. gegevens	telefoon, mail, schrijven
management van de organisatie	vragen, problemen	telefoon, mail, schrijven	wekelijks
Stafdienst B&B	vragen kwal. en kwnt. gegevens	per brief, e-mail ...	wekelijks
FOD B&B	richtlijnen	als dossier	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
auditcomité	resutaten audits, adviezen	als dossier	maandelijks
beleidsraad	resultaten audits, analyses	als dossier	maandelijks
bevoegde ministers	samenvattingen	als dossier	maandelijks
voorzitter directiecomité	resultaten audits, adviezen	als dossier	maandelijks
management van de organisatie	resultaten audits, adviezen	als dossier	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

administratief van de voorzitter van het directiecomité

hiërarchisch van het auditcomité

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• interne organisatie van de dienst, dagelijkse organisatie van de activiteiten, voorstellen van de vereiste permanente bijkomende vorming voor de dienst

• opstellen en voorstellen van een meerjaren- en een jaarplanning

• organiseren en structureren van de individuele auditopdrachten (werkprogramma van elke opdracht) en ook van de adviserende opdrachten (de benadering van de analyses en audits en de keuze van de gebruikte methodes)

• bepaling, uitvoering en onderhandeling van interne en externe budgettaire en administratieve beheersprocedures

• de geformuleerde aanbevelingen en verbeteringsvoorstellen (gemotiveerde en geobjectiveerde conclusies)

• de toegang tot informatie, lokalen en personen van elk hiërarchisch niveau (principe van de vrije toegang tot alle informatie)

• de evaluatie van het systeem van interne controle en risicobeheer en ook van het beheer van de organisatie in het algemeen

• het onder de aandacht brengen van kwesties die een impact kunnen hebben op de verwezenlijking van de doelstellingen

• evaluatie van het residuele risiconiveau dat aanvaard werd door het management

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• keuze van de externe auditor voor bepaalde opdrachten (procedure overheidsopdrachten)

• alles wat budgettaire gevolgen heeft, alhoewel de functie beschikt over het budget dat is toegekend; wat betreft de overheidsopdrachten zijn de algemene regels van toepassing

• de validatie van zijn/haar budget en van het personeelsplan

• de validatie van het auditcharter

• de validatie van de meerjaren- en de jaarplanning

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wet van 22 juli 1993 betreffende de organisatie van het budget en de comptabiliteit van de federale staat, met name artikel 31, K.B. van 26 mei 2002 betreffende het systeem van interne controle binnen de federale overheidsdiensten (wordt aangepast), K.B. van 09/10/2002 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten (wordt vervangen), KB van ... betreffende de administratieve, begrotings- en beheerscontrole (nog in ontwerp); elke dienst interne audit onderschrijft de IIA-normen (Standards for the professional practice of International Auditing van het Institute of Internal Auditors) en de 'Code of Ethics'; de IIA vormt de normatieve referentie-instantie inzake interne audit; de INTOSAI-richtlijnen voor interne controle in de publieke sector; de normen die betrekking hebben op de kwaliteitssystemen, bv. ISO; de nationale en internationale normen en bijzonderheden van de overheidssector; alle regels, wetten, reglementen, interne richtlijnen en procedures die van toepassing zijn voor de FOD

 

Welke vernieuwingen

• de operationele activiteiten afstemmen op de opdrachten en de beleidsdoelstellingen; de invoering van efficiëntere en modernere werkmethodes; de keuze van de meest geëigende beheersinstrumenten om de vereiste gegevens in te zamelen; de optimalisering van de procedures; ontwikkelen van nieuwe benaderingen voor risicobeheer en interne controle (operationele, financiële, inzake conformiteit, ICT, enz.); bijstand bieden aan het management bij de invoering van risicobeheer en interne controle, onder meer door te sensibiliseren inzake interne controle en risicobeheer en de ontwikkeling en toepassing van het risicobeheer en de interne controle te promoten; bijstand bieden aan het management bij de invoering van risicobeheer en interne controle tot een adequaat kwaliteitsniveau bereikt wordt

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de eigen ervaring en bijkomende opleidingen; discussie met andere deskundigen; netwerkvergaderingen; internationale evoluties van het beroep; volgen van de tendensen en vernieuwingen in alle domeinen; risicobeheer en interne controle: raamwerken COSO-, COBIT- en INTOSAI-richtlijnen voor interne controle en COSO-ERM voor risicobeheer

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.