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Conseiller services généraux - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : ISA060
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Dirigeants tactiques
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Diriger et coordonner les services généraux
afin de
offrir aux clients internes un appui efficient et de qualité lors de l'exécution du plan stratégique de l'établissement.
Finalités
En tant queresponsable des services opérationnels
- élaborer et implémenter la politique opérationnelle des services généraux (économat, accueil et téléphonie, service d'expédition, service de transport, imprimerie, service de traduction, cafétéria, gestion et entretien des bâtiments, logistique, administration du personnel, etc.)
afin de
- atteindre les objectifs opérationnels des services
Exemples de tâches
- traduire le plan stratégique et/ou opérationnel de l'établissement, en collaboration avec le chef direct, en plans d'action annuels et en méthodes de travail destinés aux services généraux
- dessiner et organiser les services ainsi que les processus de travail
- développer les initiatives d'amélioration de l'efficacité et de la qualité des services généraux (ex. : élaborer des processus, des systèmes et des directives)
- définir des objectifs et des plans d'action annuels avec les chefs d'équipe
- confectionner et suivre le budget annuel ainsi que les crédits d'investissement des services généraux
En tant que
coordinateur
- répondre de la gestion quotidiennes des services généraux, ainsi que de l'harmonisation des différentes activités
afin de
- garantir aux clients internes un service efficient et continu
Exemples de tâches
- prendre en charge l'équipement adéquat et l'organisation pratique du travail des services
- assurer le suivi et la correction des résultats opérationnels à l'aide, par exemple, des outils de gestion et des tableaux de bord, ainsi que réagir ('feed-back') vis-à-vis des intéressés (direction, chefs d'équipe)
- coordonner et suivre les services en sous-traitance (entretien des bâtiments, travaux d'aménagement, équipements publics)
- traiter toute la correspondance en matière de gestion des services généraux (ex. : approbation de la facturation)
- assurer le suivi des contacts avec des partenaires externes (négocier les contrats, évaluer et contrôler les demandes de prix et les offres)
En tant que
dirigeant
- diriger, motiver et accompagner les chefs d'équipe et leurs collaborateurs
afin de
- garantir le fonctionnement optimal des services et améliorer les prestations des collaborateurs
Exemples de tâches
- élaborer des directives et des objectifs clairs pour les chefs d'équipe
- répartir les activités et veiller à la coordination, ainsi qu'à l'organisation pratique
- traiter l'ensemble des problèmes relatifs à la politique du personnel
- tenir des réunions régulières formelles et informelles avec les chefs de service
- recruter du personnel et effectuer des évaluations périodiques
En tant que
conseiller du management
- fournir des conseils à la direction en matière de services généraux
afin de
- permettre à la direction de gérer les moyens logistiques de l'organisation de manière optimale, grâce à un avis fondé
Exemples de tâches
- apporter des conseils et formuler des propositions d'optimisation des services généraux, à l'attention de la/des direction(s)
- participer aux réunions de concertation (conseil de direction, réunions de travail, concertation syndicale)
- collaborer à l'exécution des engagements pris dans le contrat d'administration
- entretenir des relations avec les directeurs des autres services (clients internes)
- informer la direction à temps des résultats intermédiaires et des points chauds
En tant que
'coach'
- assurer le transfert des connaissances au sein du service et suivre le développement des compétences des collaborateurs
afin de
- accroître l'expertise et l'autonomie des chefs d'équipe et des collaborateurs
Exemples de tâches
- transmettre les connaissances de la matière, des méthodes et des processus
- conseiller et réagir ('feed-back') vis-à-vis des collaborateurs
- veiller à une bonne formation théorique et à une bonne formation sur le tas des nouveaux collaborateurs
- assurer le suivi des besoins et des demandes de formation
En tant que
expert/spécialiste
- veiller au traitement des dossiers techniques complexes, ou les traiter personnellement, dans le cadre du domaine d'expertise propre
afin de
- accomplir des missions spécifiques selon les directives et/ou réglementation en vigueur
Exemples de tâches
- diriger de A à Z des missions techniques ou non-techniques spécifiques, par projet ou non
- veiller à l'étude des dossiers complexes, ou les étudier personnellement
- veiller à une application correcte et uniforme de la réglementation ou des procédures au sein du domaine d'expertise propre (ex. : la loi sur les marchés publics dans le cadre des sous-traitances et des adjudications)
Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général de l'établissement, le directeur d'administration (N-1) ou une fonction équival
La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.