Identification de la fonction

Code de la fonction : ISA060

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner les services généraux

afin de

offrir aux clients internes un appui efficient et de qualité lors de l'exécution du plan stratégique de l'établissement.

 

Finalités

En tant que

responsable des services opérationnels

élaborer et implémenter la politique opérationnelle des services généraux (économat, accueil et téléphonie, service d'expédition, service de transport, imprimerie, service de traduction, cafétéria, gestion et entretien des bâtiments, logistique, administration du personnel, etc.)

afin de

atteindre les objectifs opérationnels des services

 

Exemples de tâches

• traduire le plan stratégique et/ou opérationnel de l'établissement, en collaboration avec le chef direct, en plans d'action annuels et en méthodes de travail destinés aux services généraux

• dessiner et organiser les services ainsi que les processus de travail

• développer les initiatives d'amélioration de l'efficacité et de la qualité des services généraux (ex. : élaborer des processus, des systèmes et des directives)

• définir des objectifs et des plans d'action annuels avec les chefs d'équipe

• confectionner et suivre le budget annuel ainsi que les crédits d'investissement des services généraux

 

En tant que

coordinateur

répondre de la gestion quotidiennes des services généraux, ainsi que de l'harmonisation des différentes activités

afin de

garantir aux clients internes un service efficient et continu

 

Exemples de tâches

• prendre en charge l'équipement adéquat et l'organisation pratique du travail des services

• assurer le suivi et la correction des résultats opérationnels à l'aide, par exemple, des outils de gestion et des tableaux de bord, ainsi que réagir ('feed-back') vis-à-vis des intéressés (direction, chefs d'équipe)

• coordonner et suivre les services en sous-traitance (entretien des bâtiments, travaux d'aménagement, équipements publics)

• traiter toute la correspondance en matière de gestion des services généraux (ex. : approbation de la facturation)

• assurer le suivi des contacts avec des partenaires externes (négocier les contrats, évaluer et contrôler les demandes de prix et les offres)

 

En tant que

dirigeant

diriger, motiver et accompagner les chefs d'équipe et leurs collaborateurs

afin de

garantir le fonctionnement optimal des services et améliorer les prestations des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• élaborer des directives et des objectifs clairs pour les chefs d'équipe

• répartir les activités et veiller à la coordination, ainsi qu'à l'organisation pratique

• traiter l'ensemble des problèmes relatifs à la politique du personnel

• tenir des réunions régulières formelles et informelles avec les chefs de service

• recruter du personnel et effectuer des évaluations périodiques

 

En tant que

conseiller du management

fournir des conseils à la direction en matière de services généraux

afin de

permettre à la direction de gérer les moyens logistiques de l'organisation de manière optimale, grâce à un avis fondé

 

Exemples de tâches

• apporter des conseils et formuler des propositions d'optimisation des services généraux, à l'attention de la/des direction(s)

• participer aux réunions de concertation (conseil de direction, réunions de travail, concertation syndicale)

• collaborer à l'exécution des engagements pris dans le contrat d'administration

• entretenir des relations avec les directeurs des autres services (clients internes)

• informer la direction à temps des résultats intermédiaires et des points chauds

 

En tant que

'coach'

assurer le transfert des connaissances au sein du service et suivre le développement des compétences des collaborateurs

afin de

accroître l'expertise et l'autonomie des chefs d'équipe et des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• transmettre les connaissances de la matière, des méthodes et des processus

• conseiller et réagir ('feed-back') vis-à-vis des collaborateurs

• veiller à une bonne formation théorique et à une bonne formation sur le tas des nouveaux collaborateurs

• assurer le suivi des besoins et des demandes de formation

 

En tant que

expert/spécialiste

veiller au traitement des dossiers techniques complexes, ou les traiter personnellement, dans le cadre du domaine d'expertise propre

afin de

accomplir des missions spécifiques selon les directives et/ou réglementation en vigueur

 

Exemples de tâches

• diriger de A à Z des missions techniques ou non-techniques spécifiques, par projet ou non

• veiller à l'étude des dossiers complexes, ou les étudier personnellement

• veiller à une application correcte et uniforme de la réglementation ou des procédures au sein du domaine d'expertise propre (ex. : la loi sur les marchés publics dans le cadre des sous-traitances et des adjudications)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Direction générale	gestion des services	directives et missions	hebdomadaire
autres directions	soutien des services généraux	questions et remarques	hebdomadaire
chefs d'équipe	fonctionnement des services généraux	rapports d'avancement et problèmes	quotidien
sous-traitants	sous-traitances	cahiers des charges et rapports d'avancement	hebdomadaire
fournisseurs	achats, contrats	offres	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Direction générale	rapport, proposition, note	en tant que dossier	hebdomadaire
autres directions	rapport, proposition, note	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
chefs d'équipe	directives, instructions, missions	informel	quotidien
sous-traitants	sous-traitances	en tant que dossier	hebdomadaire
fournisseurs	achats, contrats	en tant que dossier	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général de l'établissement, le directeur d'administration (N-1) ou une fonction équival

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• toutes les décisions relatives au fonctionnement et à l'organisation des services généraux

• le titulaire de la fonction est habilité dans une certaine mesure, pour les achats de biens de consommation courante et les services, à l'exception des biens d'investissement

• le recrutement de personnel

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• toutes les questions interférant avec les compétences des autres services

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

limité aux dépenses et/ou aux commandes opérationnelles logiques

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la réglementation relative aux marchés publics

• toutes les lois relatives à la législation sociale, aux bâtiments et à la sécurité

 

Quelles innovations

• l'amélioration du rendement et de la qualité des services généraux

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.