Identificatie van de functie

Functiecode : ISA060

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Aansturen en coördineren van de algemene diensten

teneinde

de interne klanten een kwaliteitsvolle en efficiënte ondersteuning te bieden bij de uitvoering van het strategisch plan van de instelling.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke operationele diensten

uitwerken en implementeren van het operationeel beleid van de algemene diensten (o.a. economaat, onthaal en telefonie, verzendingsdienst, vervoerdienst, drukkerij, vertaaldienst, cafetaria, beheer en onderhoud van de gebouwen, logistiek, personeelsadministratie)

teneinde

de operationele doelstellingen van de diensten te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• in samenspraak met de directe chef, vertalen van het strategisch en/of operationeel plan van de organisatie naar jaarlijkse actieplannen en werkmethodes voor de algemene diensten

• uittekenen en organiseren van de diensten en de werkprocessen

• ontwikkelen van initiatieven om de efficiëntie en kwaliteit van de algemene diensten te verhogen (bv. uitwerken van processen, systemen en richtlijnen)

• uitwerken van jaarlijkse doelstellingen en actieplannen met de teamchefs

• opstellen en opvolgen van de jaarlijkse begroting en de investeringekredieten van de algemene diensten

 

Als

coördinator

instaan voor het dagelijks beheer van de algemene diensten en voor de afstemming tussen de verschillende activiteiten

teneinde

een efficiënte en continue dienstverlening aan de interne klanten te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor het geschikte materiaal en de praktische werkorganisatie van de diensten

• opvolgen en bijsturen van de operationele resultaten aan de hand van bv. beheersinstrumenten en boordtabellen en zorgen voor terugkoppeling naar de betrokkenen (directie, teamchefs)

• coördineren en opvolgen van de diensten in onderaanneming (onderhoud van de gebouwen, verbouwingen, nutsvoorzieningen)

• behandelen van alle briefwisseling inzake het beheer van de algemene diensten (bv. goedkeuring van de facturatie)

• opvolgen van contacten met externe partners (negotiëren van contracten, evalueren en controleren van prijsaanvragen en offertes)

 

Als

leidinggevende

aansturen, motiveren en begeleiden van de teamchefs en hun medewerkers

teneinde

de diensten optimaal te laten functioneren en de prestaties van de medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van duidelijke richtlijnen en objectieven voor de teamchefs

• verdelen van de activiteiten en verzorgen van de coördinatie en praktische organisatie

• regelen van alle aangelegenheden m.b.t. het personeelsbeleid

• houden van regelmatige formele en informele vergaderingen met de dienstchefs

• aanwerven van personeel en uitvoeren van periodieke evaluaties

 

Als

adviseur van het management

adviseren van de directie wat betreft de materie van de algemene diensten

teneinde

door een gefundeerd advies de directie in staat te stellen de logistieke middelen van de organisatie optimaal te beheren

 

Voorbeelden van taken

• verschaffen van adviezen en formuleren van voorstellen rond de optimalisatie van de algemene diensten t.a.v. de directie(s)

• deelnemen aan overlegvergaderingen (directieraad, werkvergaderingen, vakbondsoverleg)

• meewerken aan de uitvoering van de verbintenissen die opgenomen zijn in de bestuursovereenkomst

• onderhouden van de relaties met de directeurs van de andere diensten (de interne klanten)

• tijdig informeren van de directie over tussentijdse resultaten en knelpunten

 

Als

coach

instaan voor de overdracht van kennis binnen de dienst en voor de opvolging en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

de deskundigheid en autonomie van de teamchefs en de medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• doorgeven van de kennis over de materie, de methodes en de processen

• verschaffen van advies en feedback aan de medewerkers

• toezien op een goede opleiding en training on-the-job van de nieuwe medewerkers

• opvolgen van opleidingsnoden en -aanvragen

 

Als

expert

toezien op of zelf behandelen van complexe technische dossiers binnen het eigen expertisedomein

teneinde

specifieke opdrachten te realiseren volgens de geldende richtlijnen en/of reglementering

 

Voorbeelden van taken

• leiden van specifieke technische en niet-technische opdrachten van a tot z, al dan niet op een projectmatige manier

• toezien op of het zelf bestuderen van complexe dossiers

• toezien op een correcte en uniforme toepassing van de reglementering of de procedures binnen het eigen expertisedomein (bv. de wet op de overheidsopdrachten in het kader van uitbestedingen en aanbestedingen)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
algemene directie	beheer van de diensten	directieven en opdrachten	wekelijks
andere directies	support v. algemene diensten	vragen en opmerkingen	wekelijks
teamchefs	werking algemene diensten	voortgangsrapportering en problemen	quotidien
onderaannemers	uitbestedingen	lastenboeken, voortgangsrapportering	wekelijks
leveranciers	aankopen, contracten	offertes	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
algemene directie	rapportering, voorstel, nota	als dossier	wekelijks
andere directies	rapportering, voorstel, nota	réunion, groupe de pilotage	wekelijks
teamchefs	directieven, richtlijn, opdracht	informeel	quotidien
onderaannemers	uitbestedingen	als dossier	wekelijks
leveranciers	aankopen, contracten	als dossier	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de algemeen directeur van de instelling, de bestuursdirecteur (N-1) of een gelijkwaardige functie va

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• alle beslissingen die te maken hebben met de werking en de organisatie van de algemene diensten

• tot een beperkt bedrag bevoegdheid voor aankopen van gewone consumptiegoederen en diensten, met uitzondering van investeringsgoederen

• aanwervingen van personeel

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• alle aangelegenheden die interfereren met de bevoegdheden van andere diensten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

beperkt tot logische operationele uitgaven en/of bestellingen

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de reglementering betreffende overheidsopdrachten

• alle overheidswetten met betrekking tot de sociale wetgeving, gebouwen, veiligheid

 

Welke vernieuwingen

• rendementsverhoging en kwaliteit van de algemene diensten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.