Identificatie van de functie

Functiecode : ISA012

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Projectleiders

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Beheren van een of meerdere grote, vaak multidisciplinaire projecten van de begin- tot de eindfase, volgens de overeengekomen normen wat betreft tijdsplanning, kwaliteit en budget (eventueel volgens de richtlijnen van de programmamanager)

teneinde

door de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen nuttige toepassingen te bieden aan de interne medewerkers en de klanten.

 

Resultaatgebieden

Als

projectleider

beheren en plannen van het project van de begin- tot de eindfase

teneinde

het project te realiseren binnen de termijn en het budget en in overeenstemming met de specificaties en de richtlijnen

 

Voorbeelden van taken

• bepalen van de procedure van de projecten, de tijdsplanning, het toepassingsgebied, de middelen en het te verwachten resultaat

• plannen van de uitwerking en de realisatie van de projecten

• opstarten van het project, nemen van beslissingen binnen de grenzen van het toegekende mandaat (projectplan) bij de uitvoering van het project en verzekeren van het resultaat van de projecten

• meewerken aan de evaluatie van de projecten

• anticiperen op risico's en veranderingen in het project en ze identificeren om tijdig aanpassingen in de planning aan te brengen

 

Als

coördinator

instaan voor de coördinatie en planning van het projectteam, het budget en andere middelen die voor het project ingezet worden

teneinde

de efficiëntie van de werkgroep en het gebruik van de middelen te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• opmaken en uitvoeren van de projectplanning (met tijdsplanning) en opvolgen van de lopende projecten

• samenstellen van het projectteam en coördineren van de activiteiten, stimuleren van de samenwerking onder de teamleden en bepalen van de verdeling van de taken onder de verschillende medewerkers, rekening houdend met de aanwezige competenties

• organiseren en leiden van vergaderingen (kick-off, stuurcomité, evaluatievergadering, enz.)

• regelmatig verslag uitbrengen over de voortgang van de projecten bij het stuurcomité

• bepalen van de prioriteiten in de dagelijkse activiteiten en ze op een heldere manier meedelen

 

Als

coach

ondersteunen, coachen en opvolgen van de projectmedewerkers

teneinde

ervoor te zorgen dat de aanwezige ervaring en competenties optimaal ingezet worden

 

Voorbeelden van taken

• bijstaan van de medewerkers bij de complexe taken

• opleiden van de medewerkers over de methodologie van het project

• begeleiden van de projectmedewerkers in hun ontwikkeling

• geven van feedback aan de medewerkers

 

Als

verslaggever

regelmatig verslag uitbrengen over de stand van zaken van het project (of de projecten) aan de programmamanager, het management en/of de eindklanten van het project

teneinde

de betrokkenen op de hoogte te houden van de kwaliteit en de voortgang van het project (of de projecten)

 

Voorbeelden van taken

• alle informatie met betrekking tot het project consolideren

• regelmatig een rapportering opmaken op basis van Key Performance Indicators (KPI's)

• zich ervan vergewissen dat alle interne en externe kwaliteitsprocedures en methodes goed toegepast worden

• de inhoud van de uitgaande documenten (rapporten, bepaalde mails, verschillende belangrijke documenten, enz.) valideren

 

Als

bemiddelaar

bijdragen tot de kennis- en informatieoverdracht en tot de communicatie tussen de verschillende projectteams en projectmanagers en naar de klanten van het project (of de projecten)

teneinde

te zorgen voor een evenwichtige en transparante samenwerking met de verschillende betrokken partijen en de samenhang van zijn/haar project met de andere projecten te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• zich informeren over bestaande projecten

• overleggen met andere chefs om de middelen onderling te verdelen (ICT, personeel, documentatie, enz.)

• overleggen en samenwerken met andere projectleiders om een gemeenschappelijke benadering en methodologie te bepalen en dubbele informatie of dubbel werk te vermijden

• vergaderingen beleggen met de partners en de eindklanten

• informatie doorgeven binnen het projectteam

 

Als

adviseur

verlenen van technisch advies en ontwikkelen van oplossingen binnen een specifiek kennisdomein

teneinde

operationele of beleidsmatige beslissingen te ondersteunen met een gefundeerd advies, rekening houdend met de beschikbare middelen (medewerkers, budgetten, enz.)

 

Voorbeelden van taken

• uitvoeren van haalbaarheidsstudies

• verzekeren van de coördinatie en de uitvoering van de functionele en technische analyses waarop de implementatie van de projecten gebaseerd is

• evalueren van de oplossingen die op technisch vlak door de teamleden weerhouden worden

• verlenen van technisch advies in zijn/haar expertisedomein

 

Als

ontwikkelaar

ontwikkelen van de methodologie en de instrumenten voor projectbeheer

teneinde

ervoor te zorgen dat alle projecten op een gestructureerde en gelijkaardige manier verlopen

 

Voorbeelden van taken

• ontwikkelen en standaardiseren van de instrumenten voor projectbeheer (opvolging van het budget, risicoanalyse, communicatieplan, enz.)

• opleiden van de medewerkers in de systematiek

• maatregelen nemen voor de communicatie betreffende de projecten

• verzekeren van de coherentie in de toepassing van de methodologie en de instrumenten

 

Als

kennisbeheerder

gespecialiseerde kennis verwerven, onderhouden en uitbreiden op basis van de actuele ontwikkelingen binnen het eigen vakdomein

teneinde

te kunnen optreden als aanspreekpunt met betrekking tot het eigen vakdomein

 

Voorbeelden van taken

• zich inwerken in de gespecialiseerde materie van de projecten onder de eigen verantwoordelijkheid

• opvolgen van de actualiteit en deelnemen aan seminaries en evenementen die betrekking hebben op de projecten en programma's

• opvolgen van de evoluties op het vlak van project- en programmamanagement, BPR, ICT, enz.

• ervaring, kennis en technische expertise delen met de projectmedewerkers en de verantwoordelijken van andere FOD's

• een netwerk uitbouwen rond gelijkaardige initiatieven/projecten bij de overheid

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
manager, sponsor of programmamanager	richtlijnen/doelstellingen/behoeften	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
eindgebruikers project	doelstellingen, info	dossier, persoonlijk, meeting	wekelijks
projectmedewerkers	behoeften, informatie	E-mail, mondeling	dagelijks
andere projectleiders	technische expertises, vragen	dossier, e-mail, mondeling	maandelijks
leveranciers	offerte	als dossier	maandelijks
externe partners	advies, offerte	dossier, brief, mail	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
manager, sponsor of programmamanager	advies, budget, planning	stuurgroep, dossier, informeel	wekelijks
eindgebruikers project	voortgangsinformatie	dossier, persoonlijk, mail	wekelijks
projectmedewerkers	advies, richtlijnen, info	mail, persoonlijk, dossier	dagelijks
andere projectleiders	technische expertises, vragen	dossier, mondeling, e-mail	maandelijks
leveranciers	bestekken	dossier	maandelijks
externe partners	vragen, richtlijnen	dossier, mail, mondeling	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

manager of programmamanager

de functie geeft functioneel leiding aan 1-10 personen van alle niveaus

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de opmaak van het projectplan

• de opmaak van een bestek

• het beheer van de medewerkers, het budget en de middelen die voor het project ingezet worden

• de methodologie van het project

• verdelen van de taken onder het projectteam en de opvolging van de projectleden

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de prioriteit van de projecten

• alles wat afwijkt van het vooraf opgestelde projectplan (budget, planning, middelen, enz.), van de gegeven instructies en van zijn/haar bevoegdheden

• de goedkeuring van het projectplan

• de goedkeuring van de keuze van een leverancier (overheidsopdracht)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering betreffende managementfuncties, interne controle, BPR's

• reglementering gebonden aan de projectcontext

• algemene reglementering (bv. voor overheidsopdrachten)

• de projectdoelstellingen (bepaald door het management en/of de programmamanager)

 

Welke vernieuwingen

• verbetering en ontwikkeling van de bestaande interne procedures en werkprocessen

• verbetering en ontwikkeling van structuren en methodologieën in termen van het beheer / de uitvoering van het project

• planning en operationele instructies binnen het projectteam

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• wetgeving, hiërarchie, interne procedures inzake projectbeheer

• de projectdoelstellingen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.