Conseiller organisation et contrôle - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV138
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Diriger et coordonner les actions de la direction (Personnel, formation, calltakers, Garde côtière)
afin de
d'assurer l'exécution des missions de la direction conformément à la législation et à la réglementation en vigueur et aux directives de la hiérarchie et d'atteindre les objectifs opérationnels du service, conformément aux objectifs stratégiques du SPF.
Superviser les divers projets mis en place dans le cadre de la Sécurité civile et notamment collaborer à la réforme de la Sécurité civile
afin de
d'atteindre les objectifs fixés et d'installer la nouvelle structure d'organisation de la Sécurité civile
Garantir l'unité de la jurisprudence administrative au sein de la Direction générale, jouer le rôle de médiateur à l'occasion des relations entre le N-1 et les membres du personnel dont le N-1 a prouvé qu'il ne connaissait pas la langue et intervenir comme supérieur hiérarchique immédiat dans les dossiers disciplinaires en néerlandais de l'ensemble de la Direction générale
afin de
respecter la législation linguistique, qui est d'ordre public, et de garantir des décisions uniformes
Finalités
En tant quedirigeantdiriger et encadrer les membres du personnel du service; entamer les procédures disciplinaires
afin de
d'assurer un fonctionnement optimal et uniforme du service
Exemples de tâches
- piloter, suivre, responsabiliser et évaluer des collaborateurs
- mener une politique du personnel sur la base du management des compétences pour obtenir le plus grand rendement possible
- identifier les problèmes ou conflits, trouver des solutions, en assurer le suivi et l'accompagnement
- assurer le transfert des informations nécessaires et utiles vers les collaborateurs; exécuter les tâches dévolues au directeur des cours en ce qui concerne l'ensemble des cours organisés par le Centre fédéral de formation pour le personnel opérationnel des services d'incendie et de la Protection civile; établir le dossier disciplinaire, auditionner l'intéressé et les éventuels témoins et établir une proposition provisoire de sanction disciplinaire
En tant quecoordinateurdiriger et coordonner les activités du service
afin de
fournir un appui optimal à l'organisation, d'augmenter le rendement et d'assurer un service orienté sur le client
Exemples de tâches
- organiser une bonne collaboration avec les autres services
- répartir les activités et veiller à leur coordination
- faire usage des compétences des collaborateurs lors de la composition du service
fournir des avis relatifs à des dossiers complexes tant à l'autorité hiérarchique et au cabinet qu'aux collègues et aux collaborateurs
afin de
leur permettre de prendre une meilleure décision ou d'améliorer leur fonctionnement
Exemples de tâches
- effectuer des études, notamment sur le plan de la législation et de la réglementation spécifiques concernant les services publics de secours
- fournir des avis relatifs au fonctionnement de la propre organisation
- participer à la concertation et à la négociation avec les organisations syndicales et les organes représentatifs
- formuler des recommandations à l'autorité hiérarchique, aux collègues et aux collaborateurs
En tant quecoachcréer un esprit d'équipe, faire participer les collaborateurs aux décisions qui les concernent et veiller au bien-être des collaborateurs
afin de
garantir un fonctionnement optimal et efficace du service
Exemples de tâches
- écouter activement les collaborateurs
- former les collaborateurs
- évaluer les prestations des collaborateurs et les encadrer
- tenter de gérer le propre stress et celui des collaborateurs
En tant quecontrôleurvérifier si les tâches sont correctement effectuées par les collaborateurs et si les dossiers soumis au directeur général sont traités de la même manière
afin de
garantir le bon fonctionnement du service et de garantir l'uniformité de la jurisprudence administrative
Exemples de tâches
- veiller à la réalisation des tâches de routine et des dossiers soumis (dossiers du personnel d'environ 800 agents statutaires et contractuels et de 1100 volontaires)
- contrôler les arrêtés soumis en ce qui concerne l'octroi de subventions aux écoles du feu
- superviser les dossiers et ce tant au niveau de la langue qu'au niveau du contenu
En tant quegestionnaire de dossierstraiter des dossiers complexes, principalement en ce qui concerne des problèmes administratifs et juridiques au niveau des services publics de secours
afin de
fournir les prestations demandées au service
Exemples de tâches
- établir des notes, des textes légaux, des directives, etc. en tenant compte des législations spécifiques au niveau de la sécurité
- répondre à la correspondance, aux questions parlementaires, aux apostilles de cabinet, etc.
- effectuer des études à la demande de la hiérarchie
En tant quemédiateurorganiser et diriger des réunions et participer aux travaux des organes de concertation et de négociation tant au niveau interne qu'externe
afin de
d'être informé de divers problèmes, de les prévenir ou de les résoudre et également de représenter le SPF dans des matières qui entrent dans le champ d'action du service
Exemples de tâches
- entretenir des contacts avec des organisations syndicales ou d'autres représentants des services d'incendie et de la Protection civile
- assurer la présidence de la Commission des Equivalences et des Dispenses, de la Commission de Programmation et du Conseil supérieur de formation pour les services de secours
- assurer la présidence de l'organisation internationale EFSCA (fédération d'écoles et de collèges au niveau des services publics de secours)
- faire partie d'organes consultatifs de coordination
En tant queorganisateurréaliser ou superviser certaines activités
afin de
veiller à ce que les membres du personnel opérationnel de la Protection civile et des Services d'incendie soient préparés de la meilleure manière possible à l'exécution efficace de leurs tâches, en leur donnant la formation appropriée et en leur fournissant l'assistance médicale adéquate
Exemples de tâches
- assurer un suivi attentif de l'application de la législation sur le bien-être au travail aux membres du personnel opérationnel de la Protection civile (examens périodiques, vaccinations, ...)
- organiser (du début à la fin) les diverses formations spécifiques tant pour ce qui concerne les volontaires que pour ce qui concerne les agents statutaires de la Protection civile (cours les plus divers: juridiques, administratifs, techniques, scientifiques et inhérents au service)
- idem pour ce qui concerne l'organisation de certains cours destinés à l'ensemble des services d'incendie du pays
- organiser des cours spécifiques qui répondent aux besoins opérationnels spécifiques
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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contact personnel
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autres serv. publ. féd.
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en tant que dossier
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quotidien
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avis oraux
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par lettre, e-mail ...
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management
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avis écrits
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réunion, groupe de pilotage
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législation (loi, AR, AM ...
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informel
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions orales
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en tant que dossier
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organisations/entreprises
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avis écrits
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par lettre, e-mail ...
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management
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avis oraux
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réunion, groupe de pilotage
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législation (loi, AR, AM ...
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informel
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décisions
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le Directeur général et le Directeur opérationnel
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation de son propre service
- avis au supérieur hiérarchique, aux collègues, collaborateurs et tiers
- achats jusqu'à un montant de 2500 euros
- les dossiers et les matières qui lui sont confiés et pour tout ce qui lui est délégué par la réglementation ou par le directeur général
- la présidence des commissions fédérales et des organisations internationales
La fonction doit demander une autorisation pour
- les dossiers pour lesquels elle n'a pas reçu délégation (correspondance importante, décisions ayant d'importantes répercussions politiques et dépenses d'un montant supérieur à 2500 euros)
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
82 millions d'euros
Budget de travail propre
3 555 000 euro
Autres données quantitatives
1. gestion entièrement autonome des 1100 volontaires de la protection civile (engagement, promotion, accidents du travail, paiement de prestations, frais de parcours et de séjour, …): 1 millions d'euros de crédits
2. gestion entièrement autonome du paiement des heures supplémentaires (185 000 €), des frais de parcours et de séjour (100 000 €) de 800 statutaires et contractuels de l'administration centrale, des services régionaux et des services d'exécution de la Direction générale
3. organisation de cours de formation pour 1100 volontaires et 700 statutaires et contractuels et pour le personnel des services d'incendie (17.000 membres), ce qui implique toute l'organisation pratique des cours et l'exercice de la fonction de directeur des cours: 470 000 € de crédits. Gestion d'1,8 millions € de subventions aux écoles provinciales du feu et agrément de ces écoles
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la fonction doit tenir compte de la législation et des directives en vigueur
Quelles innovations
- amélioration des procédures de travail, des techniques et des méthodes existantes
- utilisation de techniques modernes et innovantes
- être ouvert aux réformes de société
- réforme de la Sécurité civile
Sur base de quel cadre de référence
- réaliser les objectifs tels que prévus par le plan stratgégique et opérationnel
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