Adviseur financiën en risico's - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB033
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Het ondersteunen van het management in de financiële en financieel-administratieve verantwoordelijkheden door het aansturen en opvolgen van de volledige financiële cyclus voor zowel de inkomsten als de uitgaven
teneinde
het management in staat te stellen de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken binnen het vooropgestelde budget.
Het identificeren van risico's, op systematische en methodische wijze de processen voor risicobeheer, controle en beheer evalueren en het formuleren van verbeteringsvoorstellen
teneinde
een goede werking inzake interne controle te verzekeren en de organisatie te helpen bij het bereiken van haar doelstellingen
Instaan voor het personeelsplan, het administratief beheer van het contractueel en statutair personeel inzake aanwerving, loopbaan en oppensioenstelling en het coördineren van de dossiers in verband met personeelszaken
teneinde
de reglementering inzake personeelsbeleid goed toe te passen en een efficiënt personeelsbeleid te verzekeren.
Resultaatgebieden
Alsdeskundige/specialisthet samenstellen en beheren van begrotingsdossiers
teneinde
het management alle nodige informatie te verstrekken inzake de aanwending van de middelen.
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan de voorbereiding, uitvoering en controle van de begroting; onderhandelen bij begrotingsbesprekingen
- in samenwerking met het lijnmanagement het opmaken van de begroting op basis van technische en politieke bilaterales, het verdedigen van het begrotingsvoorstel bij de FOD B&B (budget en beheerscontrole)
- waken over de toepassing van een correcte dubbele boekhouding
- deelnemen aan discussies in het directiecomité omtrent de aanwending van de middelen, het vertegenwoordigen van Selor m.b.t. alle financiële kwesties
- het opstellen van de jaarrekening (balans, resultaatrekening)
Alscontroleurhet opvolgen en controleren van de boekhoudkundige gegevens en de verwerking in de entiteiten van de organisatie en het controleren van de lopende overheidsopdrachten
teneinde
eventuele anomaliën op te sporen, te rapporteren, te verhelpen en te vermijden.
Voorbeelden van taken
- nagaan of alle entiteiten de financiële en administratieve procedures (algemene wetgeving en interne richtlijnen) opvolgen
- nagaan of de uitgaven en inkomsten in de entiteiten overeenstemmen met het voorziene budget
- het opmerken van anomaliën en het ondernemen van de gepaste acties
- het controleren en opvolgen van de gekozen procedures qua overheidsopdrachten met betrekking tot de correctheid van de toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten
- het onderhandelen van contracten met leveranciers
Alsanalisthet evalueren van de adequaatheid van de operationele processen door middel van analyses, enquêtes en aangepaste methodieken
teneinde
een systeem van interne controle te voeren dat op een lijn staat met de risico's
Voorbeelden van taken
- het evalueren van de doeltreffendheid van de operationele processen
- het uitvoeren van diepgaande enquêtes, analyses en tests
- het uitwerken van voorstellen tot verbetering aan de hand van de analyse
- het analyseren van de risico's die Selor kan lopen
- het monitoren van alle procedures en processen
Alsintern raadgever/adviseurhet adviseren van de entiteiten en het management door het formuleren van methoden tot optimalisering van de interne controle
teneinde
de entiteit in staat te stellen de bestaande risico's in de organisatie te verhelpen en het beslissingsproces te faciliteren
Voorbeelden van taken
- het aanreiken van oplossingen of manieren om tot oplossing te komen
- deelnemen aan besprekingen omtrent risicobeheer
- het formuleren van aanbevelingen t.a.v. het directiecomité
- het verlenen van adviezen m.b.t. de verbetering van de beheersing van de risico's en beheersystemen en leiding in het algemeen
- het verlenen van adviezen omtrent aanpassingen van de wetgeving van toepassing op Selor
Alsbeheerder personeelsplaninstaan voor het opmaken van het langetermijnpersoneelsplan en het jaarpersoneelsplan van Selor, in nauw overleg met de stafdirecteur P&O (personeel en organisatie)
teneinde
de personeelsenveloppe maximaal aan te wenden voor de realisatie van de organisatiedoelstellingen
Voorbeelden van taken
- het inschatten van de benodigde FTE's (fulltime-equivalent) voor de verschillende processen over verschillende jaren
- het uitwerken van een personeelsplan voor het volgende jaar, het opmaken van het budget
- het wijzigen van het personeelsplan in functie van de toegekende enveloppe
- het opvolgen van de reglementering inzake
- het motiveren van de aanvraag van de personeelsenveloppe, het controleren van de personeelsenveloppe en personeelsadministratie
Alscoördinator loopbaneninstaan voor het beheer en de administratieve verwerking van het aanwerven van statutaire en contractuele personeelsleden, van de interne mobiliteit, van benoemingen, van promoties en van de pensionering van ambtenaren
teneinde
de reglementering strikt te volgen
Voorbeelden van taken
- zorgen voor de voorbereiding van aanwervingen
- zorgen voor het opmaken van arbeidscontracten
- zorgen voor de opmaak van besluiten en nota's
- het controleren van de in- en uitstroom
Alsdiensthoofdinstaan voor de organisatie binnen de dienst en de werkverdeling onder de medewerkers, toezien op de correcte afhandeling van de dossiers en de naleving van de wetgeving
teneinde
de doelstellingen van de dienst te realiseren
Voorbeelden van taken
- het uittekenen en organiseren van de dienst, het constant verhogen van de efficiëntie
- het evalueren en bijsturen van de wekelijkse prestaties
- meewerken als evaluator aan de ontwikkelcirkels door functioneringsgesprekken, planningsgesprekken en evaluatiegesprekken te voeren en de medewerkers te helpen zich verder te ontwikkelen
- het verdelen van de taken en sturen op resultaten
Alsdossierbeheerderhet beheren van complexe tot zeer complexe administratieve, logistieke en budgettaire dossiers waarbij een doorgedreven expertise vereist is
teneinde
de administratieve afwikkeling correct te laten verlopen
Voorbeelden van taken
- het voorbereiden van het beheerscomité van Selor
- het opmaken van gespecialiseerde bestekken en contracten voor derden (klanten die wettelijk niet verplicht zijn via Selor te rekruteren maar toch gebruik maken van de diensten van Selor)
- het behandelen van bezwaarschriften, het opvolgen van rappels
- het behandelen van complexe dossiers en projecten bv. het dossier verhuis Selor waar alles van A tot Z door deze functie behandeld werd
- het verschaffen van verduidelijkende informatie aan klanten en leveranciers
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Fod B&B, rekenhof, IF
|
richtlijnen
|
schriftelijk
|
ad hoc
|
directeurs van Selor
|
info budgetten
|
mondeling, mail
|
maandelijks
|
management, kabinet
|
beleidslijnen
|
schriftelijk
|
ad hoc
|
klanten, leveranciers
|
vragen, info
|
persoonlijk, schriftelijk
|
maandelijks
|
directeur Stafdienst
|
richtlijnen
|
afspraken
|
ad hoc
|
personeel
|
vragen
|
schriftelijk, mondeling, mail
|
wekelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Rekenhof, FOD B&B, IF
|
overleg, informatie
|
brief, mail, persoonlijk contact
|
ad hoc
|
directeurs
|
info, advies, richtlijnen
|
persoonlijk contact, schriftelijk
|
maandelijks
|
management, kabinet
|
Dossiers
|
schriftelijk
|
ad hoc
|
klanten, leveranciers
|
facturen
|
schriftelijk
|
maandelijks
|
directeur stafdienst
|
antwoorden, info
|
schriftelijk
|
ad hoc
|
personeel
|
antwoorden
|
schriftelijk, mondeling, mail
|
wekelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de afgevaardigde bestuurder van Selor, N-1
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de interne organisatie van de dienst / de verdeling van taken in het team en het opstellen van prioriteiten
- overleg met andere diensten
- de werkwijze en de gebruikte methodieken
- het aansturen, evalueren en motiveren van medewerkers
- beslissingen in verband met toepassing van de reglementering
- controle op alle procedures en processen
- beslissingen om budgetten te blokkeren - beheer van budgetten
- het beheer en de opvolging van lopende projecten
- strategische beleidsvoorstellen
De functie moet autorisatie vragen voor
- voorstellen tot wijziging van de budgetten
- het aanvangen van procedures tot aanwerving, overplaatsing, promotie, ontslagen
- formulieren die een formele handtekening vragen van de afgevaardigde bestuurder
Impact
Totaal werkbudget entiteit
13 miljoen euro
Eigen werkbudget
beheer van budget gebouwen (1 milj. euro)
Andere kwantitatieve gegevens
1. verantwoordelijk voor de goedkeuring van alle betalingen
2. beheer van het volledige werkbudget van Selor (13 miljoen euro)
3. volledig beheer van het personeelsbudget e.a. voor circa 8 milj. euro
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- het administratief en geldelijk statuut, arbeidsprocedures, richtlijnen van de FOD P&O, interne procedures Selor
- wetgeving en reglementering omtrent boekhoudkundige en administratieve en financiële controle
- wetgeving op overheidsopdrachten
Welke vernieuwingen
- voorstellen tot verbetering en/of vernieuwing van procedures
- voorstellen tot het beperken van risico's
- introductie van ken- en stuurgetallen
- vernieuwing van budgettaire processen
- introductie en vernieuwing van risicomanagement
Gebaseerd op welk referentiekader
|