Afdrukken

Adviseur financiën en risico's - Coördinator (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB033

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Het ondersteunen van het management in de financiële en financieel-administratieve verantwoordelijkheden door het aansturen en opvolgen van de volledige financiële cyclus voor zowel de inkomsten als de uitgaven

teneinde

het management in staat te stellen de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken binnen het vooropgestelde budget.

 

Het identificeren van risico's, op systematische en methodische wijze de processen voor risicobeheer, controle en beheer evalueren en het formuleren van verbeteringsvoorstellen

teneinde

een goede werking inzake interne controle te verzekeren en de organisatie te helpen bij het bereiken van haar doelstellingen

 

Instaan voor het personeelsplan, het administratief beheer van het contractueel en statutair personeel inzake aanwerving, loopbaan en oppensioenstelling en het coördineren van de dossiers in verband met personeelszaken

teneinde

de reglementering inzake personeelsbeleid goed toe te passen en een efficiënt personeelsbeleid te verzekeren.

 

Resultaatgebieden
Als
deskundige/specialist
    het samenstellen en beheren van begrotingsdossiers

teneinde

    het management alle nodige informatie te verstrekken inzake de aanwending van de middelen.

 

Voorbeelden van taken
  • deelnemen aan de voorbereiding, uitvoering en controle van de begroting; onderhandelen bij begrotingsbesprekingen
  • in samenwerking met het lijnmanagement het opmaken van de begroting op basis van technische en politieke bilaterales, het verdedigen van het begrotingsvoorstel bij de FOD B&B (budget en beheerscontrole)
  • waken over de toepassing van een correcte dubbele boekhouding
  • deelnemen aan discussies in het directiecomité omtrent de aanwending van de middelen, het vertegenwoordigen van Selor m.b.t. alle financiële kwesties
  • het opstellen van de jaarrekening (balans, resultaatrekening)

 

Als
controleur
    het opvolgen en controleren van de boekhoudkundige gegevens en de verwerking in de entiteiten van de organisatie en het controleren van de lopende overheidsopdrachten

teneinde

    eventuele anomaliën op te sporen, te rapporteren, te verhelpen en te vermijden.

 

Voorbeelden van taken
  • nagaan of alle entiteiten de financiële en administratieve procedures (algemene wetgeving en interne richtlijnen) opvolgen
  • nagaan of de uitgaven en inkomsten in de entiteiten overeenstemmen met het voorziene budget
  • het opmerken van anomaliën en het ondernemen van de gepaste acties
  • het controleren en opvolgen van de gekozen procedures qua overheidsopdrachten met betrekking tot de correctheid van de toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten
  • het onderhandelen van contracten met leveranciers

 

Als
analist
    het evalueren van de adequaatheid van de operationele processen door middel van analyses, enquêtes en aangepaste methodieken

teneinde

    een systeem van interne controle te voeren dat op een lijn staat met de risico's

 

Voorbeelden van taken
  • het evalueren van de doeltreffendheid van de operationele processen
  • het uitvoeren van diepgaande enquêtes, analyses en tests
  • het uitwerken van voorstellen tot verbetering aan de hand van de analyse
  • het analyseren van de risico's die Selor kan lopen
  • het monitoren van alle procedures en processen

 

Als
intern raadgever/adviseur
    het adviseren van de entiteiten en het management door het formuleren van methoden tot optimalisering van de interne controle

teneinde

    de entiteit in staat te stellen de bestaande risico's in de organisatie te verhelpen en het beslissingsproces te faciliteren

 

Voorbeelden van taken
  • het aanreiken van oplossingen of manieren om tot oplossing te komen
  • deelnemen aan besprekingen omtrent risicobeheer
  • het formuleren van aanbevelingen t.a.v. het directiecomité
  • het verlenen van adviezen m.b.t. de verbetering van de beheersing van de risico's en beheersystemen en leiding in het algemeen
  • het verlenen van adviezen omtrent aanpassingen van de wetgeving van toepassing op Selor

 

Als
beheerder personeelsplan
    instaan voor het opmaken van het langetermijnpersoneelsplan en het jaarpersoneelsplan van Selor, in nauw overleg met de stafdirecteur P&O (personeel en organisatie)

teneinde

    de personeelsenveloppe maximaal aan te wenden voor de realisatie van de organisatiedoelstellingen

 

Voorbeelden van taken
  • het inschatten van de benodigde FTE's (fulltime-equivalent) voor de verschillende processen over verschillende jaren
  • het uitwerken van een personeelsplan voor het volgende jaar, het opmaken van het budget
  • het wijzigen van het personeelsplan in functie van de toegekende enveloppe
  • het opvolgen van de reglementering inzake
  • het motiveren van de aanvraag van de personeelsenveloppe, het controleren van de personeelsenveloppe en personeelsadministratie

 

Als
coördinator loopbanen
    instaan voor het beheer en de administratieve verwerking van het aanwerven van statutaire en contractuele personeelsleden, van de interne mobiliteit, van benoemingen, van promoties en van de pensionering van ambtenaren

teneinde

    de reglementering strikt te volgen

 

Voorbeelden van taken
  • zorgen voor de voorbereiding van aanwervingen
  • zorgen voor het opmaken van arbeidscontracten
  • zorgen voor de opmaak van besluiten en nota's
  • het controleren van de in- en uitstroom

 

Als
diensthoofd
    instaan voor de organisatie binnen de dienst en de werkverdeling onder de medewerkers, toezien op de correcte afhandeling van de dossiers en de naleving van de wetgeving

teneinde

    de doelstellingen van de dienst te realiseren

 

Voorbeelden van taken
  • het uittekenen en organiseren van de dienst, het constant verhogen van de efficiëntie
  • het evalueren en bijsturen van de wekelijkse prestaties
  • meewerken als evaluator aan de ontwikkelcirkels door functioneringsgesprekken, planningsgesprekken en evaluatiegesprekken te voeren en de medewerkers te helpen zich verder te ontwikkelen
  • het verdelen van de taken en sturen op resultaten

 

Als
dossierbeheerder
    het beheren van complexe tot zeer complexe administratieve, logistieke en budgettaire dossiers waarbij een doorgedreven expertise vereist is

teneinde

    de administratieve afwikkeling correct te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken
  • het voorbereiden van het beheerscomité van Selor
  • het opmaken van gespecialiseerde bestekken en contracten voor derden (klanten die wettelijk niet verplicht zijn via Selor te rekruteren maar toch gebruik maken van de diensten van Selor)
  • het behandelen van bezwaarschriften, het opvolgen van rappels
  • het behandelen van complexe dossiers en projecten bv. het dossier verhuis Selor waar alles van A tot Z door deze functie behandeld werd
  • het verschaffen van verduidelijkende informatie aan klanten en leveranciers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Fod B&B, rekenhof, IF

richtlijnen

schriftelijk

ad hoc

directeurs van Selor

info budgetten

mondeling, mail

maandelijks

management, kabinet

beleidslijnen

schriftelijk

ad hoc

klanten, leveranciers

vragen, info

persoonlijk, schriftelijk

maandelijks

directeur Stafdienst

richtlijnen

afspraken

ad hoc

personeel

vragen

schriftelijk, mondeling, mail

wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

Rekenhof, FOD B&B, IF

overleg, informatie

brief, mail, persoonlijk contact

ad hoc

directeurs

info, advies, richtlijnen

persoonlijk contact, schriftelijk

maandelijks

management, kabinet

Dossiers

schriftelijk

ad hoc

klanten, leveranciers

facturen

schriftelijk

maandelijks

directeur stafdienst

antwoorden, info

schriftelijk

ad hoc

personeel

antwoorden

schriftelijk, mondeling, mail

wekelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de afgevaardigde bestuurder van Selor, N-1

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de interne organisatie van de dienst / de verdeling van taken in het team en het opstellen van prioriteiten
  • overleg met andere diensten
  • betalingsopdrachten
  • de werkwijze en de gebruikte methodieken
  • het aansturen, evalueren en motiveren van medewerkers
  • beslissingen in verband met toepassing van de reglementering
  • controle op alle procedures en processen
  • beslissingen om budgetten te blokkeren - beheer van budgetten
  • het beheer en de opvolging van lopende projecten
  • strategische beleidsvoorstellen

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • voorstellen tot wijziging van de budgetten
  • het aanvangen van procedures tot aanwerving, overplaatsing, promotie, ontslagen
  • formulieren die een formele handtekening vragen van de afgevaardigde bestuurder

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

13 miljoen euro

 

Eigen werkbudget

beheer van budget gebouwen (1 milj. euro)

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. verantwoordelijk voor de goedkeuring van alle betalingen

2. beheer van het volledige werkbudget van Selor (13 miljoen euro)

3. volledig beheer van het personeelsbudget e.a. voor circa 8 milj. euro

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • het administratief en geldelijk statuut, arbeidsprocedures, richtlijnen van de FOD P&O, interne procedures Selor
  • wetgeving en reglementering omtrent boekhoudkundige en administratieve en financiële controle
  • wetgeving op overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen
  • voorstellen tot verbetering en/of vernieuwing van procedures
  • voorstellen tot het beperken van risico's
  • introductie van ken- en stuurgetallen
  • vernieuwing van budgettaire processen
  • introductie en vernieuwing van risicomanagement

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • eigen ervaring
  • benchmarking

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.