Identificatie van de functie

Functiecode : IBB026

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het coördineren en aansturen van de operaties van de dienst belast met het budget, het verwerken van de informatie om de aanvragen en de definitieve opmaak van het budget te staven, alsook het toepassen en laten toepassen van de budgettaire richtlijnen

teneinde

een goed onderbouwd budget in te dienen voor de algemene enveloppe van de FOD of de instelling waarvoor de functie verantwoordelijk is en bij te dragen tot de verwezenlijking van de operationele doelstellingen door de toepassing van het beleidsplan

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke van de dienst budget

het aansturen van de activiteiten van de dienst die verantwoordelijk is voor het budget, het coördineren van de uitwerking en de uitvoering van het budget en het verdedigen van de lijnen van het budgettair beleid in de interne en externe vergaderingen

teneinde

bij te dragen tot de verwezenlijking van de operationele doelstellingen van de dienst door de toepassing van het beleidsplan

 

Voorbeelden van taken

• het waarborgen van de aanwezigheid van de nodige instrumenten/systemen

• waken over de goede werking van de dienst

• het garanderen van de aanwezigheid van de nodige competenties

• het coördineren van de uitwerking van het budget van de FOD of de instelling

• het coördineren van de uitvoering van het budget van de FOD of de instelling

 

Als

expert

het behandelen van de informatie om de budgettaire aanvragen te staven, voor de opmaak en de ondersteuning van budgettaire voorstellen (in samenwerking met de lijndienst) en voor de definitieve opmaak van het budget

teneinde

een goed onderbouwd budget in te dienen voor de algemene enveloppe van de FOD of de instelling waarvoor de functie verantwoordelijk is

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van de budgettaire verslagen en de ontwerpen voor de budgettaire aanpassing van het departement

• het gebruiken van het budget als instrument bij de besluitname

• het bestuderen van het budget met alle wettelijke beschouwingen die dit inhoudt

• het analyseren van de budgettaire impact van beleidsbeslissingen

• het formuleren van advies om de diensten en de autoriteiten van het departement te adviseren, alsook het produceren van hulpmiddelen voor het nemen van beslissingen

 

Als

leidinggevende

het beheren, aansturen en coördineren van de personeelszaken van de dienst budget

teneinde

administratieve, technische en morele ondersteuning te bieden aan de leden van deze cel en zo de operationele doelstellingen van de dienst te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van gedragslijnen en duidelijke doelstellingen aan de medewerkers

• het verdelen van de activiteiten en zich bezighouden met de coördinatie ervan

• het verdelen van de competenties van medewerkers tijdens de samenstelling van teams

• het opvolgen van de resultaten en ze rechtzetten

• het organiseren van de teamvergaderingen

 

Als

coach

alles in praktijk brengen en het geven van advies aan de leden van de dienst en aan de budgettaire correspondenten

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling en hen zo zoveel mogelijk vooruitgang te laten boeken

 

Voorbeelden van taken

• het evalueren van de uitvoering van de vastgelegde doelstellingen

• het aangaan van individuele discussies met de medewerkers en het bepalen van de concentratiepunten en de huidige en de te ontwikkelen competenties

• het begeleiden, ondersteunen en stimuleren van elke persoon in zijn/haar vooruitgang

• het geven van feedback op constructieve wijze, zowel positief als negatief wat betreft hun functioneringswijze

• hen hun sterktes en zwaktes beter doen inzien

 

Als

controleur

het toepassen en laten toepassen van de richtlijnen en instructies van de administratie van budget en van thesaurie, toezicht houden op de afwerking van de budgettaire voorstellen in de vereiste vorm en binnen de gewenste termijn (oorspronkelijke inkomsten en uitgaven die aangepast zijn) met betrekking tot de desbetreffende budgettaire sectoren

teneinde

de afspraken en de vereiste termijnen strikt na te leven

 

Voorbeelden van taken

• het evalueren van de voorstellen voor de herziening van kredieten en van de budgettaire wijziging en het analyseren van de dossiers die door het departement, de dienst, enz. ingediend worden

• het vragen van aanpassingen aan ingediende dossiers en bijkomende documenten

• het laten toepassen van richtlijnen inzake budget van de FOD Budget en Beheerscontrole (B&BC)

• ervoor zorgen dat deze dossiers overgedragen worden

• het vragen van verantwoording in geval van omstreden uitgaven

 

Als

bemiddelaar

binnen de dienst en erbuiten het verspreiden van de instructies en praktijken die nodig zijn voor de voorbereiding van advies voor de minister van Begroting inzake administratieve en budgettaire controle

teneinde

de instructies en de budgettaire "filosofie" bij de betrokken departementen en bij de dienstleden en de leden van de overheid zelf over te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het overdragen van informatie in verband met budgettaire verplichtingen

• onderhandelen bij de diensten over de toekenning van fondsen en over de wijzigingen in de uitkeringsaanvragen van interne diensten

• het organiseren van de voorbereidende bilaterale vergaderingen om het budget te verdedigen en eventuele wijzigingen te bespreken die aangebracht moeten worden alvorens het te verdedigen in de bilaterale vergaderingen

• het vertegenwoordigen van de dienst en het onderhouden van contacten met de interne en externe klanten en partners

• het organiseren van vergaderingen met de budgettaire correspondenten

 

Als

informatiebeheerder

het laten ontwikkelen en onderhouden van een informatiesysteem dat beantwoordt aan de noden van de dienst

teneinde

de geschikte instrumenten te hebben voor de uitvoering van analyses en berekeningen, van de planning en de opvolging van de prestaties

 

Voorbeelden van taken

• het stellen van eisen in termen van de nodige boekhoudkundige gegevens

• onderhandelen over de noodzaak om bepaalde informatie te verkrijgen

• het nakijken van het soort verkregen informatie

 

Als

kennisbeheerder

op de hoogte blijven van de budgettaire en boekhoudkundige rechtspraak, de wetgeving en de reglementering, van de wetgeving en de reglementering inzake de overheidsopdrachten en de ministeriële besluiten

teneinde

relevante informatie te bezorgen

 

Voorbeelden van taken

• het bezorgen van correcte informatie aan de interne auditors

• het bezorgen van informatie aan het directiecomité en/of andere leidinggevende instanties

• het interpreteren en meedelen van horizontale budgettaire richtlijnen binnen de FOD of de instelling

• regelmatig verslag uitbrengen bij het management over de uitgaven

• het voorstellen van de analyse van de budgetopvolging en nota nemen van de aanbevelingen aan het directiecomité

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	vragen, advies, enz..	brief, e-mail, dossier, enz.	dagelijks
collega's	vragen, advies enz..	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
andere fed. overh. diensten	vragen , advies, enz..	per mail, omzendbrief enz..	wekelijks
Inspect. van Financiën rekenhof	vragen, advies, verslag	dossier, afspraak, mail	maandelijks
anderemachtsniveaus	vragen, advies, verslag	dossier, afspraak , mail	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	vragen, advies, verslag	informeel, formeel, mail, enz.	dagelijks
management	vragen, advies, verslag	formeel, mail, dossier, enz.	dagelijks
andere fed. overh. diensten	vragen, advies, verslag	formeel, mail, dossier, enz..	dagelijks
Insp. van Fin., rekenhof	vragen, advies	informeel, formeel, mail, dossier	maandelijks
organisaties/ondernemingen	vragen , adviezen, verslag	formeel, mail, dossier enz.	ad hoc
andere machtsniveaus	vragen, advies, verslag	formeel, mail, dossier, verslag enz.	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de stafdirecteur B&B ( directeur-generaal)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het optimaal beheer van de persoonlijke organisatie en van de medewerkers

• het beheer van het budget in het kader van de beleidskeuzes die door de leidinggevende instanties geschetst werden

• het verlenen van advies verbonden aan zijn/haar kennisdomein

• het vastleggen van uitgaven boven de vooraf vastgelegde bedragen

• het rapporteren aan het management

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de validatie van de toewijzing van het budget van de organisatie door de leidinggevende instanties

• belangrijke uitgaven

• het verdedigen van het budgettair beleid tijdens de bilaterale vergaderingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

variabel want hangt af van het budget dat aan de FOD/instelling toegekend is

 

Eigen werkbudget

budget voor de functioneringskosten, met goedkeuring van de directie

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving inzake overheidsboekhouding, algemene, budgettaire en analytische boekhouding

• regels inzake budgettaire controle

• wetgeving en reglementering aangaande de overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen

• rapporteringsinstrumenten die nuttig zijn voor het uitoefenen van de functie

• zorgen voor de creatie van voldoende rapporteringskanalen met de betrokken diensten

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de opleiding, de ervaring in de functie en in vroegere functies

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.