Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO904

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Assurer la coordination générale des programmes logistiques au sein du SPF

afin de

parvenir à un soutien et à une prestation de services uniformes, corrects et de qualité de la part des entités dans le cadre des objectifs généraux définis par le SPF.

 

Appliquer de manière coordonnée la nouvelle culture de management dans les différentes DG et s employer à introduire un système de contrôle interne de façon ordonnée, en tenant compte des méthodes et techniques existantes qui doivent permettre d optimaliser les activités existantes tant pour les collaborateurs que pour les dirigeants du SPF

afin de

réaliser la surveillance, le contrôle, la maîtrise, la communication, les processus relatifs au contrôle interne, le contrôle de gestion au sein des différentes DG

 

Gérer et assurer la réalisation des objectifs et des paramètres d’ordre politique du service d’encadrement en fonction des priorités politiques du SPF Justice

afin de

réaliser les objectifs de manière effective et efficace et dans le respect des collaborateurs

 

Finalités

En tant que

coordinateur

coordonner l'utilisation des moyens budgétaires et logistiques au sein du SPF

afin de

réaliser la mission des services spécifiques en vue de fournir une prestation de services cohérente et de qualité, tant au plan interne qu'à l'égard du citoyen

 

Exemples de tâches

• collaborer avec les autorités et autorités mandants au sein et en dehors de la Justice

• donner des directives afin d'assurer l'efficacité, la continuité et l'uniformité du travail ; rassembler et traiter des propositions, des suggestions et des remarques permettant d'améliorer le fonctionnement et l'exécution des missions générales

• organiser la concertation avec les collaborateurs directs, mais en réseau avec les autres dans des équipes de management et des groupes de travail

• fixer des priorités en fonction de l'exécution ; dans le cadre du programme d'investissement pour la Justice consacré à l'exécution par la Régie

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

veiller aux orientations d'ordre politique du SPF et à l'exécution des programmes développés et mis en place pour les « moyens logistiques »

afin de

en assurer l'exécution correcte

 

Exemples de tâches

• veiller à la cohérence des aspects de contenu avec les plans opérationnels. proposer des aspects méthodologiques

• veiller au respect des directives budgétaires

 

En tant que

personne de contact

se concerter avec les différents acteurs au sein et en dehors du SPF (hiérarchie, collaborateurs propres, cabinet, autres SPF, IF, Cour des comptes, &)

afin de

assurer le bon fonctionnement et le suivi des moyens logistiques

 

Exemples de tâches

• suivre toutes les demandes adressées à la Régie des Bâtiments ; en concertation avec les DG, examiner les plans pluriannuels avec le cabinet et la Régie des Bâtiments

• se réunir avec le cabinet et les intercabinets ; répondre aux questions parlementaires

• rendre des avis aux DG et au cabinet en ce qui concerne ses propres matières

 

En tant que

dirigeant

gérer une équipe de chefs de service, encadrer les membres du personnel des différents services

afin de

assurer la motivation, les compétences et la performance des collaborateurs et faciliter le bon fonctionnement du service d encadrement

 

Exemples de tâches

• obtenir la collaboration des et entre les collaborateurs

• évaluer le fonctionnement de tous les chefs de service « Logistique »

• contribuer au développement d'une culture d'organisation ménageant de l'espace pour la communication, l'initiative et la créativité

• prévoir la possibilité d'un soutien et d'une formation permanents

• créer un lien solide et encourager la collaboration entre les différents services du service d'encadrement B&CG en établissant des rapports et des processus de travail efficaces;stimuler le travail en équipes pluridisciplinaires, coopérer avec les chefs de service et les collaborateurs et les consulter lors de la prise de décisions importantes; diriger, suivre, responsabiliser, évaluer les chefs de service et les collaborateurs-cadres responsables.

 

En tant que

correspondant budgétaire

coordonner la confection des budgets des différentes DG au sein du département

afin de

veiller à ce que les objectifs de l'organisation soient traduits en moyens budgétaires corrects

 

Exemples de tâches

• définir des priorités en matière de besoins et établir la couverture budgétaire adéquate et possible discuter des enveloppes et des investissements

• discuter des plans pluriannuels du département avec le comité de direction et le cabinet

• se concerter sur les budgets avec le SPF B&CG et l'Inspection des finances

 

En tant que

assistant manager

diriger et coordonner les activités du service d'encadrement

afin de

garantir le fonctionnement optimal et l'unité de la direction du service d'encadrement ainsi qu'une prestation de services orientée vers le client

 

Exemples de tâches

• développer une politique logique au sein des services budgétaires et logistiques. Dans ce contexte, tenir compte de la diversité des différents services

• fixer les priorités des différents services au sein du service d'encadrement, sur la base d'une vision élargie de son propre SPF

• donner forme aux processus de travail répartis à travers les domaines d'activité du service d'encadrement B&CG

• créer un réseau de personnes de contact

• coordonner et veiller aux bons contacts avec les partenaires extérieurs (par ex. Régie des Bâtiments, CPA (Conseil et politique d'achats), CMS (Contrats Cadres Multi-SPF), &) et avec les consultants externes et les coordonner

 

En tant que

expert

fournir des avis et participer aux négociations de contrats importants

afin de

garantir une politique uniforme et conséquente

 

Exemples de tâches

• déterminer une politique et une stratégie d'achats

• présider le groupe de travail politique d'achats et d'autres groupes de travail dans le cadre de la mise en oeuvre opérationnelle du BPR B&CG

• négocier des contrats importants (par ex. la Poste, l'achat de mobilier, &)

• fournir avis et feed-back, tant au sein du service d'encadrement B&CG que dans les autres services d'encadrement ou de ligne

• entretenir les contacts nécessaires afin de conserver et d'accroître les connaissances dans le domaine

 

En tant que

conseiller stratégique

conseiller, concevoir, fixer, informer et rendre abordables les aspects économiques généraux du fonctionnement du SPF en se focalisant sur la bonne gestion du peu de moyens

afin de

parvenir à un fonctionnement coordonné au sein et entre les différentes DG du SPF qui peuvent, ainsi, répondre de manière aussi efficace et économique que possible aux souhaits et demandes du citoyen

 

Exemples de tâches

• fournir des informations sur la création d'un cycle budgétaire et aider à rédiger un rapport sur la justification des moyens publics

• fournir des avis et aider à comprendre la législation et la réglementation concernant l'établissement de cycles de planification et de contrôle, le rapport en matière de management, la budgétisation, la création, le développement et le maintien d'instruments de contrôle

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
P&O, B&CG, Fedict,	directives	formel ou informel	ad hoc
DG, cabinet	directieves, conseils, décisions	formel ou inforeel	hebdomadaire
	questions orales et écrites	concertation	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	avis politiques	écrite/orale	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils et décisions	écrite/orale	quotidien
cabinet	conseils et décisions	écrite/orale	ad hoc
Régie des Bâtiments	conseils et décisions	écrite / orale	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur du service d'encadrement B&CG

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la répartition des moyens par exercice

• l'organisation des différents services « moyens »

• l'établissement de priorités en tenant compte des moyens alloués

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• plans pluriannuels en matière d'investissements

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• plan stratégique et de management intégré

• directives des services d'encadrement B&CG

• Législation de la comptabilité publique

• Législation des marchés publics

 

Quelles innovations

• amélioration et développements continus des services

• amélioration des procédures de travail existantes

• introduction de produits et de technologies innovantes avec « change management » approprié

 

Sur base de quel cadre de référence

• meilleures pratiques dans le cadre des domaines fonctionnels et au sein du service public fédéral

 

Profil de compétences génériques

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