Identificatie van de functie

Functiecode : DLO904

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het verzekeren van de algemene coördinatie van de logistieke programma's binnen de FOD Justitie

teneinde

te komen tot een gelijkvormige, correcte en kwaliteitsvolle ondersteuning en dienstverlening van de entiteiten binnen de algemene doelstellingen die werden gedefinieerd door de FOD.

 

De nieuwe beheerscontrole gecoördineerd laten ingang vinden in de verschillende directoraten-generaal (DG's) en ervoor zorgen dat het intern controlesysteem op een geordende manier wordt ingevoerd, rekening houdend met de bestaande methodes en technieken die aanleiding moeten geven tot het optimaliseren van de bestaande werkzaamheden zowel voor de medewerkers als voor de leidinggevenden van de FOD Justitie

teneinde

het toezicht, de controle, de beheersing, het overzicht, de communicatie, de processen met betrekking tot de interne controle, en de beheerscontrole binnen de verschillende DG's te realiseren.

 

Het beheren van en instaan voor de realisatie van de doelstellingen en beleidsparameters van de stafdienst B&B in functie van de beleidsprioriteiten van de FOD Justitie

teneinde

de doelstellingen op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het coördineren van de aanwending van de budgettaire en logistieke middelen binnen de FOD Justitie

teneinde

de opdracht van de specifieke diensten te verwezenlijken met het oog op een coherente en kwaliteitsvolle dienstverlening, zowel intern als naar de burger

 

Voorbeelden van taken

• samenwerken met de opdrachtgevende instanties en diensten binnen en buiten Justitie

• het geven van richtlijnen teneinde de doeltreffendheid, de continuïteit en de uniformiteit van het werk te verzekeren; het verzamelen en behandelen van voorstellen, suggesties en opmerkingen die toelaten om de werking en de uitvoering van de algemene opdrachten te verbeteren

• het organiseren van het overleg met de rechtstreekse medewerkers maar in netwerk met de anderen in managementteams en werkgroepen

• het vastleggen van de prioriteiten qua uitvoering; in het kader van het investeringsprogramma Justitie bestemd voor uitvoering door de Regie

 

Als

verantwoordelijke

waken over de beleidslijnen van de FOD Justitie en over de uitvoering van de programma's die voor de "logistieke middelen" worden uitgetekend en opgezet

teneinde

de correcte uitvoering ervan te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor de coherentie van de inhoudelijke aspecten met de operationele plannen; aanreiken van methodologische aspecten

• waken over de naleving van de budgettaire richtlijnen

 

Als

contactpersoon

overleggen met de verschillende actoren binnen en buiten de FOD (hiërarchie, eigen medewerkers, kabinet, andere FOD's, inspectie van Financiën, Rekenhof, enz.)

teneinde

de goede werking en de opvolging van de logistieke middelen te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van alle aanvragen gericht aan de Regie der Gebouwen; in overleg met de DG's het bespreken van meerjarenplannen met het kabinet en de Regie der Gebouwen

• vergaderen met het kabinet en de interkabinetten; antwoorden op parlementaire vragen

• het verlenen van adviezen aan de DG's en het kabinet omtrent de eigen materies

 

Als

leidinggevende

het beheren van een team van diensthoofden, het omkaderen van de personeelsleden van de verschillende diensten

teneinde

de motivatie, de competenties en de performantie van de medewerkers te verzekeren en de goede werking van de stafdienst te faciliteren

 

Voorbeelden van taken

• het bekomen van samenwerking van en tussen de medewerkers

• het evalueren van het functioneren van alle diensthoofden

• bijdragen tot de ontwikkeling van een organisatiecultuur met ruimte voor communicatie, initiatief en creativiteit

• voorzien in de mogelijkheid tot permanente ondersteuning en vorming

• het smeden van een hechte band en het aanmoedigen van de samenwerking tussen de verschillende diensten van de stafdienst B&B door het opzetten van effectieve werkverbanden en werkprocessen

 

Als

begrotingscorrespondent

het coördineren van de opmaak van de budgetten van de verschillende DG's binnen het departement

teneinde

ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisatie in correcte budgettaire middelen worden vertaald

 

Voorbeelden van taken

• het prioriteren van de behoeften en het vaststellen van de passende en mogelijke budgettaire dekking; het bespreken van enveloppen en investeringen

• het bespreken van de meerjarenplannen voor het departement met het directiecomité en het kabinet

• overleggen over de budgetten met de FOD B&B en met de inspectie van Financiën

 

Als

assistant manager

het sturen en coördineren van de werkzaamheden van de stafdienst

teneinde

het optimaal functioneren en de eenheid van bestuur van de stafdienst te waarborgen en een klantgerichte dienstverlening te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het uitbouwen van een consequent beleid binnen de budgettaire en logistieke diensten; hierbij rekening houden met de diversiteit van de verschillende diensten

• het bepalen van de prioriteiten van de verschillende diensten binnen de stafdienst, op basis van een brede kijk op de eigen FOD

• vorm geven aan de werkprocessen verspreid over de activiteitsdomeinen van de stafdienst B&B

• het opbouwen van een netwerk van contactpersonen

• het coördineren en bewaken van de goede contacten met externe partners (bv. Regie der Gebouwen, ABA (Aankoopbeleid en Advies), FOR (FOD overschrijdende raamcontracten), enz.) en met de externe consultants

 

Als

deskundige

het verlenen van advies en deelnemen aan de onderhandeling van belangrijke contracten

teneinde

een uniform en consequent beleid te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van een aankooppolitiek en aankoopstrategie

• het voorzitten van de werkgroep aankoopbeleid en andere werkgroepen in het kader van de operationalisering van de BPR B&B

• het onderhandelen van belangrijke contracten (bv. de Post, de aankoop van meubilair, enz.)

• het verlenen van advies en feedback zowel binnen de stafdienst B&B als aan de andere staf- en lijndiensten

• het onderhouden van de nodige contacten om de kennis van het vakgebied te behouden en te vergroten

 

Als

beleidsadviseur

het adviseren, ontwerpen, aanbrengen, informeren en bespreekbaar maken van de algemene economische aspecten van de werking van de FOD met als centraal aandachtspunt het goed beheer van schaarse middelen

teneinde

een gecoördineerde werking te verkrijgen binnen en tussen de verschillende DG's van de FOD die op deze manier de wensen en verlangens van de burger op een zo doeltreffend, doelmatig en zuinig mogelijke manier invullen

 

Voorbeelden van taken

• het verschaffen van informatie over de inrichting van de begrotingsscyclus en helpen bij de verslaggeving m.b.t. de verantwoording van overheidsmiddelen

• het geven van adviezen en het helpen begrijpen van de wetgeving en regelgeving met betrekking tot de inrichting van de planning- en controlecyclus, de managementverslaggeving, de budgettering, alsook het opzetten, ontwikkelen en onderhouden van controle-instrumenten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
P&O, B&B, Fedict	richtlijnen	formeel of informeel	ad hoc
DG, kabinet	richtlijnen, adviezen, beslissingen	formeel of informeel	wekelijks
politie, vakbonden, Regie der Gebouwen	mondeling en schriftelijke vragen	overleg	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beleidsadviezen	schriftelijk en mondeling	dagelijks
andere diensten van de DG	adviezen en beslissingen	schriftelijk en mondeling	dagelijks
kabinet	adviezen en beslissingen	schriftelijk en mondeling	ad hoc
Regie der Gebouwen	adviezen en beslissingen	schriftelijk en mondeling	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van de stafdienst B&B

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verdeling van middelen per werkingsjaar

• de organisatie van de verschillende diensten 'middelen'

• het stellen van prioriteiten rekening houdend met de toegestane middelen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• meerjarenplannen inzake investeringen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het geïntegreerd strategisch en managementplan

• de richtlijnen van de stafdiensten B&B

• de wetgeving inzake de overheidscomptabiliteit

• de wetgeving inzake overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen

• de continue verbetering en ontwikkeling van de diensten

• verbetering van de bestaande werkprocedures

• innoverende producten en technologiën invoeren met passend "change management"

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de goede praktijken binnen de functionele domeinen en binnen de federale overheid

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.