Afdrukken

Adviseur PMO (Program Management Office) - Diensthoofd (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DPO126

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Projectleiders

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Het besturen en coördineren van de cel PMO (Project Management Office)

teneinde

alle activiteiten van de afdeling op een zo efficiënt mogelijke manier te realiseren, en dit in functie van de door de hiërarchie toevertrouwde opdrachten

 

Verantwoordelijk zijn voor de volledige BPR-oefening (Business Process Reengineering)

teneinde

de uitgevoerde verbeterprogramma's binnen de FOD Buitenlandse Zaken tot een goed einde te brengen

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    het verzekeren van de goede functionering van de afdeling PMO

teneinde

    deze de mogelijkheid te bieden om de taken toevertrouwd door de hiërarchie tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken
  • het omzetten van het strategisch managementplan in concrete actieplannen en het verdelen van de taken onder de medewerkers
  • een overzicht waarborgen teneinde de taken te coördineren en de werkefficiëntie te doen stijgen
  • het bepalen van een visie van de prioriteiten van de afdeling
  • het superviseren van de activiteiten en beslissen over de nodige heroriëntaties
  • het opstellen van evaluatieverslagen over de lopende projecten

 

Als
projectleider
    het beheren van het project van de verbeterprogramma's in zijn totaliteit

teneinde

    de uitgevoerde verbeterprogramma's binnen de FOD Buitenlandse Zaken te kunnen finaliseren

 

Voorbeelden van taken
  • het organiseren en besturen van het project van verbeterprogramma's in zijn totaliteit
  • het voorbereiden en voorzitten van de vergaderingen die betrekking hebben op het onderwerp
  • het superviseren van de ontwikkeling van de methodologie en de planning van de projecten
  • waken over de kwaliteit van de uitvoering van de projecten

 

Als
projectleider
    het ontwikkelen en beheren van het communicatieplan verbonden aan het werk van de afdeling PMO

teneinde

    een goede verspreiding van de informatie te waarborgen en de mobilisatie van de leidinggevende ambtenaren en van alle beambten van het departement betreffende de uitgevoerde verbeterprogramma's te bevorderen

 

Voorbeelden van taken
  • het ontwikkelen en superviseren van de implementatie van het communicatieplan van de verbeterprogramma's
  • het waarborgen van de coördinatie tussen de afdeling PMO en de communicatiediensten van de FOD

 

Als
deskundige/specialist
    het begeleiden van de projectleiders van de verschillende verbeterprogramma's

teneinde

    de opvolging van de implementatie en het welslagen van de uitgevoerde verbeteringsprogramma's te waarborgen

 

Voorbeelden van taken
  • het bijstaan en opvolgen van de stuurgroepen
  • het ontwikkelen van interne instrumenten voor projectmanagement om een optimale uitvoering te verzekeren
  • het houden van regelmatige coördinatievergaderingen met elke projectleider
  • het inrichten van de helpdesk die ter beschikking gesteld wordt van de projectleiders
  • antwoorden op vragen

 

Als
tussenpersoon
    het waarborgen van de verbinding tussen het ministerie en de externe interveniënten

teneinde

    relevante informatie en een optimale bijdrage vanwege de externe middelen te bekomen

 

Voorbeelden van taken
  • instaan voor de verbinding met het team van externe consultants
  • het onderhouden van de relaties, gericht op de behandelde onderwerpen (verbeterprogramma's, projectbeleid, etc &), met de FOD P&O of elke andere dienst

 

Als
projectleider
    instaan voor de verbinding met het netwerk van diplomatieke posten in het buitenland en toezien op de sensibilisering ervan

teneinde

    het netwerk van 130 diplomatieke posten te betrekken bij de verbeterprogramma's en het beleid per project

 

Voorbeelden van taken
  • het informeren van het personeel over de externe loopbanen aangaande de verbeterprogramma's en het beleid per project
  • het netwerk van diplomatieke posten concreet betrekken bij de verbeterprogramma's en de opvolging ervan waarborgen
  • het creëren van middelen die toelaten het netwerk van diplomatieke posten bewust te maken van die problematiek
  • rekening houden met de aspecten van de posten in de ontwikkeling en het actualiseren van de intranet BPR-site (Business Process Reengineering)
  • het sensibiliseren van het personeel van het hoofdbestuur tot een reële en efficiënte deelname van de posten

 

Als
informatieambtenaar/deskundige-specialist
    het (doen) overdragen van de nodige kennis binnen de FOD Buitenlandse Zaken inzake het beleid per project en inzake verbetering

teneinde

    bij te dragen aan het ontwikkelen van een managementcultuur per project en van organisatieontwikkeling, binnen de FOD

 

Voorbeelden van taken
  • het organiseren van interne vormingen over het beleid (project, wijziging) bestemd voor doelgroepen (projectleiders, verbeteringpromotoren, diensthoofden)
  • het voorbereiden van samenvattings- en interventienota's over de verbeterprogramma's
  • het beantwoorden van brieven en informatieverzoeken over de behandelde onderwerpen
  • het ontwikkelen van een systeem voor kennismanagement

 

Als
coach
    het begeleiden en adviseren van de medewerkers van de cel

teneinde

    bij te dragen aan de ontwikkeling van de medewerkers

 

Voorbeelden van taken
  • het begeleiden van nieuwe medewerkers en het uitleggen van de procedures
  • het begeleiden van de medewerkers en het formuleren van een opbouwende feedback over hun manier van werken
  • het formuleren van voorstellen tot permanente vorming van de medewerkers
  • waken over de ontwikkeling van een teamgeest binnen de afdeling

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

beslissingen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

management

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

dagelijks

andere fed. overh. diensten

mondelinge adviezen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

andere fed. overh. diensten

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

organisaties/ondernemingen

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

wekelijks

organisaties/ondernemingen

schrift. & mond. vragen

per brief, e-mail ...

dagelijks

posten in het buitenland

mondelinge vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

andere diensten van de FOD, collega's

schrift. & mond. vragen

per brief, e-mail ...

dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

management

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

wekelijks

management

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

andere fed. overh. diensten

mondelinge vragen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

andere diensten van de FOD, collega's

schriftelijke en mondelinge adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc

organisaties/ondernemingen

mondelingen en schriftelijke vragen

vergadering, stuurgroep ...

wekelijks

organisaties/ondernemingen

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

dagelijks

posten in het buitenland

beslissingen

per brief, e-mail ...

ad hoc

organisaties/ondernemingen

beslissingen

per brief, e-mail ...

wekelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Voorzitter: N

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de realisatie van projecten (implementatie van verbeterprogramma's), goedgekeurd door het stuurcomité (uitgebreid directiecomité), zolang het in het vastgestelde kader blijft (Budget EN Timing)
  • de realisatie van instrumenten voor projectmanagement, zolang het in het vastgestelde kader blijft
  • contacten met het netwerk van diplomatieke posten gelegen in het buitenland
  • de organisatie van het eigen werk
  • de organisatie van vergaderingen
  • het beleid van de afdeling PMO

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • het wijzigen van de gevalideerde projecten
  • het verwezenlijken van de gevalideerde projecten buiten het vastgelegde kader
  • personeelsaangelegenheden van de PMO-dienst

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • managementplan van de voorzitter van het directiecomité
  • algemeen kader van de BPR
  • beslissingen van het directiecomité
  • richtlijnen van de FOD P&O

 

Welke vernieuwingen
  • het invoeren van een werkcultuur per project in de organisatie
  • methodologie van de implementatie van de beslissingen en de verbeterprojecten

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • het bijwerken van operationele plannen van de voorzitter en van managers van directies-generaal en stafdirecties
  • adviezen van externe consultants
  • feedback van voorafgaande projecten
  • modernisatieplan van de federale overheid

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.