Attaché gestion de documents (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO070
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Organiser la centralisation, le traitement et le classement des informations
afin de
mettre l'information à disposition des agents et des partenaires extérieurs au travers de divers canaux de communications et applications informatiques
Finalités
En tant queOrganisateur du travail
afin de
disposer de dossiers généraux qui soient facilement consultables et facilement alimentés
Exemples de tâches
- définir les dossiers généraux prioritaires
- définir les meilleures méthodes de travail
- mettre les dossiers en ordre
- servir de point central et répondre aux questions des agents, prendre les décisions en cas d'avis divergents
En tant queGestionnaireconnaître les grandes lignes des dossiers généraux et de législation et entreprendre les recherches nécessaires
afin de
satisfaire de façon adéquate les demandes des clients
Exemples de tâches
- utiliser l'ensemble des moyens informatiques mis à disposition (InfoArc, Intranet, Internet, Outlook)
- structurer et alimenter la bibliothèque
- assurer l'accès et la mise à jour des dossiers généraux et des publications
- offrir un accès aisé aux utilisateurs
- répondre aux demandes de documentation, assistance dans les recherches appropriées au type de client
En tant queconseiller internesoutenir le Bureau d'Etudes dans la gestion des sites internet (Dofi et Gemcom)
afin de
offrir un site internet répondant aux attentes des utilisateurs.
Exemples de tâches
- se tenir informé des nouveautés techniques
- proposer des mises à jour et des améliorations
En tant quecoachveiller à l'organisation générale du travail et des relations entre collègues
afin de
assurer le bon fonctionnement du bureau dans un climat de travail positif
Exemples de tâches
- superviser les prestations générales des agents
- conseiller les agents dans l'accomplissement de leurs tâches
- les aider à régler les éventuelles questions administratives
- veiller au respect des règles
- faire le lien entre les agents et la hiérarchie
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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collègues
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avis écrits
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lettre, e-mail ...
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quotidien
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collègues
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questions orales
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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législation (loi, AR, AM ...
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lettre, e-mail ...
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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particuliers/citoyens
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questions orales
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contact personnel
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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collègues
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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collègues
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questions orales
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contact personnel
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
responsable de bureau
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- organisation de son propre travail et de celui de son bureau
- organisation des classements et des programmes informatiques utilisés
- informations et publications intéressantes pour son service
- informations qui peuvent être transmises sans autorisation hiérarchique
- développements et améliorations qui peuvent être apportés dans le travail du bureau
La fonction doit demander une autorisation pour
- achat de publications et de matériel
- transmission de certaines informations non publiques et/ou sensibles à des tiers
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. Gestion de +/- 2000 dossiers généraux
2. Gestion d'une bibliothèque de +/- 600 livres, rapports et périodiques
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- réglementation relative à la gestion des Archives
- réglementation relative à l'accès à l'information
Quelles innovations
- utilisation des moyens technologiques en matière de gestion de l'information
- méthode de classement et de diffusion de l'information
Sur base de quel cadre de référence
- développement d'un réseau de contacts (interne et externe)
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