Identificatie van de functie

Functiecode : DCO070

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Organisatie van het centraliseren, verwerken en klasseren van informatie

teneinde

de informatie ter beschikking te stellen van de ambtenaren en de externe partners via verschillende informaticatoepassingen en communicatiekanalen

 

Resultaatgebieden

Als

organisator

het werk organiseren

teneinde

ervoor te zorgen dat de dossiers vlot consulteerbaar zijn en gemakkelijk kunnen worden aangevuld

 

Voorbeelden van taken

• bepalen welke de algemene prioritaire dossiers zijn

• bepalen welke de beste werkmethoden zijn

• de taken verdelen

• de dossiers in orde brengen

• fungeren als centraal punt voor het beantwoorden van de vragen van de ambtenaren en bij verschillende visies de knoop doorhakken

 

Als

beheerder

de grote lijnen van de dossiers en van de wetgeving kennen en de nodige opzoekingen doen

teneinde

zo adequaat mogelijk te voldoen aan de aanvragen van de cliënten

 

Voorbeelden van taken

• alle informaticamiddelen gebruiken die ter beschikking staan (InfoArc, Intranet, Internet, Outlook)

• de bibliotheek structureren en bevoorraden

• zorgen voor de toegang tot en het bijwerken van de algemene dossiers en de publicaties

• de gebruikers een vlotte toegang bieden

• het beantwoorden van vragen over documentatie, bijstand verlenen in opzoekingswerk dat aangepast is aan het type van cliënt

 

Als

intern raadgever

het studiebureau ondersteunen in het beheer van de internetsites (Dofi en Gemcom)

teneinde

een internetsite aan te bieden die beantwoordt aan de verwachtingen van de gebruikers

 

Voorbeelden van taken

• op de hoogte blijven van nieuwe technische ontwikkelingen

• bijwerkingen en verbeteringen voorstellen

• het resultaat controleren

• de sites van informatie voorzien

 

Als

coach

toezien op de algemene organisatie van het werk en van de relaties tussen de collega's

teneinde

te zorgen voor een goede werking van de dienst in een goede werksfeer

 

Voorbeelden van taken

• de algemene prestaties van de ambtenaren superviseren

• de ambtenaren adviseren bij het vervullen van hun taken

• de ambtenaren helpen om eventuele administratieve problemen te regelen

• toezien op het naleven van de regels

• optreden als verbindingspersoon tussen de ambtenaren en de hiërarchie

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
collega's	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
collega's	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB ...	per brief, e-mail ...	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	wekelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
collega's	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
collega's	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

bureauverantwoordelijke

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van het eigen werk en het werk van de dienst

• de organisatie van het klassement en van de gebruikte informaticaprogramma's

• de informatie en de publicaties die voor de dienst interessant zijn

• de informatie die mag worden doorgegeven zonder hiërarchische toestemming

• de ontwikkelingen en verbeteringen die in het werk van de dienst ingevoerd kunnen worden

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het vernietigen van archiefmateriaal

• de aankoop van publicaties en benodigdheden

• het doorgeven van bepaalde niet-openbare en/of gevoelige informatie aan derden

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. beheer van +/- 2000 algemene dossiers

2. beheer van een bibliotheek met +/- 600 boeken, rapporten en tijdschriften

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering betreffende het archiefbeheer

• reglementering betreffende de toegang tot informatie

 

Welke vernieuwingen

• gebruik van technologische middelen inzake informatiebeheer

• methode voor het rangschikken en verspreiden van informatie

• extern partnerschap

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• persoonlijke vorming

• het uitbouwen van een netwerk van contacten (intern en extern)

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.