Conseiller budget - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : IBB027
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Diriger, sur la base de son expertise, les activités des collaborateurs en matière de budget
afin de
introduire un budget étayé pour l'enveloppe globale du SPF ou de l'institution dont la fonction a la charge et contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels du service, par l'application du plan stratégique
Etre la personne de référence, tant vis-à-vis des collaborateurs que des externes, pour toute problématique relative au budget
afin de
assister le management dans la prise de décision
Finalités
En tant quedirigeantplanifier et élaborer les instructions détaillées, de même que les transmettre aux membres du service, coordonner l'élaboration ainsi que l'exécution des budgets et défendre les lignes de la politique budgétaire lors des réunions internes et externes
afin de
contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels du service, par l'application du plan stratégique
Exemples de tâches
- traduire les objectifs du plan de management et l'élaboration du budget en une planification claire des actions à faire réaliser par le services durant l'année en cours
- veiller au bon fonctionnement du service
- affecter et gérer les crédits octroyés afin d'accomplir ces tâches de manière efficiente et qualitative
- prendre en charge le volet ressources humaines du service concerné
- assister les collaborateurs lors de l'élaboration et de l'exécution de certains projets à finalité budgétaire
En tant queexperttraiter l'information pour étayer les demandes budgétaires, pour rédiger et soutenir les propositions budgétaires (en collaboration avec le service de ligne) et confectionner définitivement le budget
afin de
introduire un budget étayé pour l'enveloppe globale du SPF ou de l'institution dont la fonction a la charge
Exemples de tâches
- coordonner l'élaboration du budget du SPF ou de l'institution
- coordonner l'exécution du budget du SPF ou de l'institution
- travailler sur le budget avec toutes les considérations légales que cela implique
- analyser l'impact budgétaire de décisions stratégiques
- formuler des avis de manière à conseiller les services et les autorités du département, de même que produire des outils d'aide à la décision
En tant queconseiller stratégiqueinformer et conseiller le management ainsi qu'aider à la stratégie et à la gestion de la politique
afin de
atteindre les objectifs de l'organisation de manière efficace, efficiente et économe
Exemples de tâches
- conseiller le management sur le plan du contrôle administratif et budgétaire et dans la préparation des discussions budgétaires au Parlement
- conseiller le président, l'administrateur général ou le fonctionnaire dirigeant à l'élaboration du budget, aussi bien oralement (pendant les réunions) que par écrit, dans les négociations concernant les questions budgétaires
- conseiller la cellule stratégique
En tant quecoachmettre tout en oeuvre et donner des conseils aux membres du service et aux correspondants budgétaires
afin de
contribuer à leur développement et ainsi leur permettre de progresser autant que possible
Exemples de tâches
- évaluer la réalisation des objectifs fixés
- établir des discussions individuelles avec les collaborateurs, définir les points de concentration, les compétences présentes et celles à développer
- accompagner, soutenir et stimuler chaque personne dans sa progression
- fournir un feed-back de manière constructive, qu'il soit positif ou négatif, quant à leur mode de fonctionnement
- accroître leur compréhension de leurs forces et de leurs faiblesses
En tant quecontrôleurappliquer et faire appliquer les directives et instructions de l'Administration du Budget et de la Trésorerie, surveiller la finalisation dans la forme requise et dans les temps voulus des propositions budgétaires (recettes et dépenses initiales ajustées) relatives aux sections budgétaires concernées
afin de
respecter strictement les engagements et les délais requis
Exemples de tâches
- demander des justifications en cas de dépenses litigieuses
- demander des adaptations des dossiers soumis et des documents complémentaires
- faire appliquer les directives budgétaires provenant du SPF Budget et Contrôle de la gestion (B&CG)
- veiller à la transmission de ces dossiers
En tant quemédiateurdiffuser dans le service et en externe les instructions et pratiques nécessaires à la préparation des avis du ministre du Budget, en matière de contrôle administratif et budgétaire
afin de
transmettre les instructions et la "philosophie" budgétaires aux départements concernés, aux membres du service et à l'Administration elle-même
Exemples de tâches
- transmettre l'information relative aux contraintes budgétaires
- négocier auprès des services l'allocation des fonds et les modifications dans les demandes d'allocation des services internes
- organiser les réunions pré-bilatérales afin de défendre le budget et discuter des éventuelles modifications à y apporter avant de le défendre lors des bilatérales
- représenter le service et entretenir des relations avec les clients et partenaires internes et externes
- organiser des réunions avec les correspondants budgétaires
En tant quegestionnaire d'informationsfaire développer et maintenir un système d'information répondant aux besoins du service
afin de
bénéficier de l'instrumentation adéquate pour l'exécution d'analyses et de prévisions, de la planification et du suivi des prestations
Exemples de tâches
- poser des exigences en termes de données comptables nécessaires
- négocier sur la nécessité d'obtenir certaines informations
- vérifier le type d'informations obtenues
En tant quegestionnaire de connaissancesse tenir informé de la jurisprudence, de la législation et de la réglementation budgétaires et comptables, de la législation et de la réglementation sur les marchés publics, ainsi que des arrêtés ministériels
afin de
fournir des informations pertinentes
Exemples de tâches
- fournir des informations correctes aux auditeurs internes
- fournir des informations au comité de direction et/ou aux autres instances dirigeantes
- interpréter et communiquer des directives budgétaires horizontales au sein du SPF ou de l'institution
- assurer le rapportage régulier des dépenses au management
- présenter l'analyse du suivi du budget et prendre note des recommandations au comité de direction
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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questions, conseils, etc.
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lettre, e-mail, dossier, etc.
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quotidien
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collègues
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questions, conseils, etc.
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par contact perso, courriel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions, conseils, etc.
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par mail, circulaire, etc.
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hebdomadaire
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Inspection des Finances, Cour des comptes
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questions, conseils, rapport.
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dossier, accord, mail
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mensuel
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autres niv. de pouvoir
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questions, conseils, rapport.
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dossier, accord, mail
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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collègues
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questions, conseils, rapport.
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informel, formel, mail, etc
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quotidien
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management
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questions, conseils, rapport.
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formel, mail, dossier, etc.
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions, conseils, rapport.
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formel, mail, dossier, etc.
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quotidien
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Inspection des Finances, Cour des comptes
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questions, conseils...
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informel, formel, mail, dossier
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mensuel
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organisations/entreprises
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questions, conseils, rapport.
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formel, mail, dossier, etc.
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ad hoc
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autres niv. de pouvoir
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questions, conseils, rapport.
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formel, mail, dossier, etc.
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur Budget & Contrôle de la gestion
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- gestion optimale de l'organisation personnelle et des collaborateurs
- gestion du budget dans le cadre des options stratégiques dessinées par les instances dirigeantes
- remise d'avis liés à son domaine de compétences
- engagement des dépenses inférieures aux montants préalablement fixés
La fonction doit demander une autorisation pour
- validation des modifications d'allocation du budget de l'organisation par les instances dirigeantes
- défense de la politique budgétaire lors des bilatérales
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
budget variable car il dépend du budget octroyé au SPF ou à l'institution
Budget de travail propre
budget pour les frais de fonctionnement, avec l'accord de la direction
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législation comptable publique, générale, budgétaire et analytique
- réglementations en matière de contrôle budgétaire
- législation et réglementation sur les marchés publics
Quelles innovations
- outils de rapportage pertinents pour l'exercice de la fonction
- veiller à créer suffisamment de canaux de rapportage avec les services concernés
Sur base de quel cadre de référence
- la formation et l'expérience dans la fonction et les fonctions précédentes
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