Conseiller B&CG - Chef du service d'encadrement (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBB999
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
En accord avec la politique des chefs de division, déterminer les objectifs opérationnels d'une équipe d'une des divisions du service d'encadrement B&CG (SE B&CG) en ce qui concerne, par exemple, pour une équipe Comptabilité, assurer l'imputation correcte des bons de commandes ou factures sur les crédits comptables correspondants, pour une équipe Budget, préparer l'établissement du budget et assurer le suivi du budget définitif, pour une équipe Soutien aux utilisateurs/management, prévenir les infractions ou fraudes au sein du SPF Finances, assumer la responsabilité finale de ces objectifs et diriger l'équipe sur le plan opérationnel
afin de
atteindre les objectifs de ces équipes de façon effective et efficace
Finalités
En tant quespécialistedéterminer les objectifs d'une des équipes de la direction d'encadrement SE B&CG comme, pour l' équipe Comptabilité, tenir une comptabilité exacte et quotidienne, contrôler les notes de frais et enregistrer les factures rentrantes, pour l' équipe Budget, prévoir la répartition des listes civiles et des dotations royales déterminées, pour l'équipe Contrôle interne, intégrer tous les déclencheurs de risques inventoriés au sein du SPF Finances et proposer des solutions, pour l'équipe Contrôle de gestion, introduire un système de qualité au sein du SPF qui donnera le signal de départ pour l'adaptation et l'amélioration permanente de la qualité, pour l'équipe Soutien aux utilisateurs, canaliser les impulsions des services d'encadrement ou de ligne via un point de contact unique, pour l'équipe Analyse et reporting financier, faire minutieusement rapport, à temps, sur l'utilisation des crédits, etc.
afin de
les communiquer aux collaborateurs et faire contribuer les équipes au meilleur fonctionnement possible de la division
Exemples de tâches
- analyser les besoins des services extérieurs en matière de dépenses
- tirer des conclusions de ces analyses pour déterminer les objectifs et les priorités des équipes
- organiser des réunions avec les collaborateurs pour leur communiquer les objectifs
En tant queorganisateur déterminer les actions à mettre en oeuvre par les membres de son équipe en fonction des moyens disponibles
afin de
atteindre les objectifs fixés et de donner des directives claires au personnel
Exemples de tâches
- apprécier le volume de travail et/ou la disponibilité en personnel et en matériel
- expliquer les actions à mener
- établir l'inventaire des actions prioritaires à mener pour atteindre les objectifs
En tant queplanificateurrendre opérationnel le plan des chefs de division reprenant les actions concrètes à faire mettre en oeuvre par les membres des équipes
afin de
assumer la responsabilité de l'exécution du plan
Exemples de tâches
- organiser des réunions avec les membres de l'équipe
- attribuer des missions claires et précises aux membres de l'équipe
- assurer un contact continu avec les membres de l'équipe
En tant quedirigeantmotiver, évaluer et diriger les différents membres de l'équipe
afin de
susciter un investissement optimal de chacun d'eux
Exemples de tâches
- supprimer toutes les causes de démotivation
- impliquer les membres de l'équipe en déléguant
- participer à des séminaires de formation et d'encadrement individuel
- agir sur le plan individuel et sur le plan de l'équipe
En tant quesuperviseurassurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail produit par les membres de l'équipe
afin de
apprécier la réalisation des objectifs fixés par rapport aux moyens mis à disposition pour les atteindre
Exemples de tâches
- examiner régulièrement le tableau de bord de son équipe
- firer des conclusions et interroger les membres de son équipe
- inciter à trouver des solutions d'amélioration
- reconnaître et apprécier les efforts et résultats positifs
- veiller à l'éthique des collaborateurs et au respect des règlements et directives
En tant quepersonne de contactétablir les contacts formels et informels internes et externes nécessaires avec les institutions, comme par exemple, les instances
afin de
disposer de toutes les informations nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de son équipe
Exemples de tâches
- représenter son équipe lors de réunions internes et externes
- assurer la diffusion des informations reçues auprès des membres de son équipe
En tant querapporteurassurer le feed-back régulier et ponctuel sur les activités et les résultats de son équipe auprès du chef de division
afin de
lui permettre de les évaluer et de les intégrer dans sa politique de gestion
Exemples de tâches
- participer à des réunions
- provoquer des rencontres informelles avec le chef de division
- proposer des initiatives à son chef de division
- faire des propositions d'adaptation des objectifs de la division
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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SPF propre
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questions écrites
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en tant que dossier
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites
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en tant que dossier
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ad hoc
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management
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questions écrites
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en tant que dossier
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ad hoc
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chef d'equipe
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questions orales
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informel
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quotidien
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SPF propre
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décisions
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en tant que dossier
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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SPF propre
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avis écrits
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réunion, groupe de pilotage
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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décisions
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en tant que dossier
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ad hoc
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autres niveaux de pouvoir
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avis écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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management
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avis écrits
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réunion, groupe de pilotage
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
un chef de division du SE B&CG
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la répartition du travail entre les membres de l'équipe
- les méthodes de travail et missions au sein de l'équipe, dans le cadre de la réalisation de son plan d'action
- la prise de contacts externes et internes
- les méthodes d'évaluation du travail fourni par les membres de l'équipe
La fonction doit demander une autorisation pour
- engager des dépenses (personnel, matériel, etc.)
- faire apporter des adaptations au plan d'action élaboré par le chef de division en fonction des moyens matériels, du personnel disponible, des circonstances particulières dans le déroulement des activités de son équipe
- suivre des cours et des séminaires
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- le plan d'action élaboré par le chef de division
- les directives générales ou particulières pour le SPF Finances
- la législation et la réglementation, en ce compris les outils internationaux, européens et régionaux, les instructions et directives administratives en matière de budget, de comptabilité et de finances
Quelles innovations
- les méthodes de travail dans le cadre de la réalisation du plan d'action
- les directives et instructions opérationnelles internes à l'équipe
Sur base de quel cadre de référence
- la détermination et l'exécution des objectifs opérationnels des équipes
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