Afdrukken

Adviseur B&B - Chef van de stafdienst (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB999

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

De operationele doelstellingen van een team van een van de afdelingen van de stafdienst B&B (Budget & Beheerscontrole) bepalen in lijn met het beleid van het afdelingshoofd, bijvoorbeeld voor een team 'Boekhouding': de bestelbons/facturen correct boeken op de overeenkomstige begrotingskredieten; voor een team 'Budget': de begrotingsopmaak voorbereiden en de definitieve begroting opvolgen; voor een team 'Ondersteuning van de gebruikers / het management': voorkomen van misbruiken/fraude binnen de FOD Financiën; alsook de eindverantwoordelijkheid betreffende deze doelstellingen opnemen en het team leiden op operationeel gebied

teneinde

de doelstellingen van deze teams effectief en efficiënt te realiseren.

 

Resultaatgebieden
Als
deskundige
    de doelstellingen van een van de teams van de stafdienst B&B bepalen, bijvoorbeeld voor het team 'Boekhouding': een correcte en dagelijkse boekhouding bijhouden, de onkostennota's controleren, de binnenkomende facturen inschrijven; voor het team 'Budget': berekenen van de verdeling van de civiele lijsten en de vastgestelde koninklijke dotaties; voor het team 'Interne controle': alle beschreven risicofactoren binnen de FOD Financiën samenbrengen en oplossingen voorstellen; voor het team 'Beheerscontrole': de introductie van een kwaliteitssysteem binnen de FOD die het startschot vormt voor permanente bijsturing en kwaliteitsverbetering; voor het team 'Ondersteuning van de gebruikers': de impulsen van de stafdiensten of de lijndiensten kanaliseren via een uniek contactpunt; voor het team 'Analyse en financiële reporting': tijdig en accuraat rapporteren inzake het verbruik van de kredieten; enz.

teneinde

    ze mee te delen aan de medewerkers en de teams te laten bijdragen tot de best mogelijke werking van de afdeling

 

Voorbeelden van taken
  • de noden van de buitendiensten op het vlak van uitgaven analyseren
  • conclusies trekken uit deze analyses om de doelstellingen en prioriteiten van de teams te bepalen
  • vergaderingen met de medewerkers beleggen teneinde hen de doelstellingen mee te delen

 

Als
organisator
    de acties bepalen die, naargelang de beschikbare middelen, door de leden van het team moeten worden uitgevoerd

teneinde

    de gestelde doelstellingen te verwezenlijken en duidelijke richtlijnen te geven aan het personeel

 

Voorbeelden van taken
  • het werkvolume en/of het beschikbare personeel en materiaal beoordelen
  • de uit te voeren acties uitleggen
  • een inventaris van de uit te voeren prioritaire acties maken om de doelstellingen te verwezenlijken

 

Als
planningsdeskundige
    het plan van de afdelingshoofden, dat de concrete acties bevat die door de leden van de teams moeten worden uitgevoerd, operationaliseren

teneinde

    de verantwoordelijkheid op te nemen voor de uitvoering van het plan

 

Voorbeelden van taken
  • vergaderingen met de teamleden beleggen
  • duidelijke en precieze opdrachten toekennen aan de teamleden
  • een ononderbroken contact met de teamleden onderhouden

 

Als
leidinggevende
    de verschillende teamleden motiveren, evalueren en leiden

teneinde

    een optimale inzet van elk van hen op te wekken

 

Voorbeelden van taken
  • alle oorzaken van demotivatie aanpakken
  • de leden van het team bij het werk betrekken door te delegeren
  • deelnemen aan seminaries m.b.t. opleiding en individuele coaching
  • zowel op individueel niveau als op het niveau van het team handelen

 

Als
supervisor
    het werk van de leden van het team kwalitatief en kwantitatief opvolgen

teneinde

    de verwezenlijking van de vooropgestelde doelstellingen te beoordelen ten opzichte van de hiervoor ter beschikking gestelde middelen

 

Voorbeelden van taken
  • de boordtabel van het team regelmatig bekijken
  • conclusies trekken en de leden van het team ondervragen
  • aansporen om verbeteringen te vinden
  • de inspanningen en de positieve resultaten erkennen en appreciëren
  • waken over de gevolgde gedragslijn van de medewerkers en over de naleving van de reglementering en richtlijnen

 

Als
contactpersoon
    de vereiste interne en externe, formele en informele, contacten leggen met de instellingen, bijvoorbeeld, de instanties

teneinde

    over alle vereiste informatie te beschikken om de goede werking van het team te waarborgen

 

Voorbeelden van taken
  • het team vertegenwoordigen op interne en externe vergaderingen
  • de verkregen inlichtingen verspreiden onder de leden van het team
  • deskundigen ontmoeten

 

Als
verslaggever
    regelmatig en gericht feedback geven aan het afdelingshoofd over de activiteiten en de resultaten van het team

teneinde

    hem/haar de mogelijkheid te bieden om ze te evalueren en te integreren in zijn/haar managementbeleid

 

Voorbeelden van taken
  • verslagen opstellen
  • deelnemen aan vergaderingen
  • informele ontmoetingen met het afdelingshoofd beleggen
  • initiatieven aan het afdelingshoofd voorstellen
  • voorstellen tot aanpassing van de afdelingsdoelstellingen doen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

eigen FOD

schriftelijke vragen

als dossier

dagelijks

andere fed. overh. diensten

schriftelijke vragen

als dossier

ad hoc

management

schriftelijke vragen

als dossier

ad hoc

teamchef

mondelinge vragen

informeel

dagelijks

eigen FOD

beslissingen

als dossier

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

eigen FOD

schriftelijke vragen

vergadering, stuurgroep ...

dagelijks

andere fed. overh. diensten

beslissingen

als dossier

ad hoc

andere overheden

schriftelijke vragen

als dossier

ad hoc

management

schriftelijke vragen

vergadering, stuurgroep ...

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

een afdelingshoofd van de stafdienst B&B

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de verdeling van het werk onder de leden van het team
  • de werkwijzen en de taken die binnen het team moeten worden vervuld in het kader van de implementatie van zijn/haar actieplan
  • de externe en interne contacten
  • de methodes voor het evalueren van het door de leden van het team geleverde werk

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • het vastleggen van uitgaven (personeel, materiaal, enz.)
  • het laten aanbrengen van aanpassingen aan het actieplan dat door het afdelingshoofd werd opgesteld op basis van de materiële middelen, het beschikbare personeel, bijzondere omstandigheden tijdens het verloop van de werkzaamheden van zijn/haar team
  • het volgen van cursussen en seminaries

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • het actieplan van het afdelingshoofd
  • algemene of specifieke richtlijnen voor de FOD Financiën
  • de wetgeving en de reglementering, inclusief internationale, Europese en gewestelijke instrumenten, instructies en administratieve richtlijnen betreffende het budget, de boekhouding en de financiën

 

Welke vernieuwingen
  • de werkwijzen in het kader van de implementatie van het actieplan
  • de richtlijnen en interne operationele instructies, die van toepassing zijn op het team

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • de bepaling en de uitvoering van de operationele doelstellingen van de teams

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.