Identificatie van de functie

Functiecode : IBB025

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Als bemiddelaar tussen de stafdienst Budget en Beheerscontrole (dienst B&BC) en zijn eigen directoraat-generaal (DG) het verzekeren van de coördinatie, de ondersteuning en de uitvoeringscontrole van de verschillende taken in het kader van het budgettair en boekhoudkundig proces en van de beheerscontrole

teneinde

mee te werken aan de uitwerking van het budget en de uitgaven van de FOD of de instelling door de dienst B&BC

 

Resultaatgebieden

Als

budgettaire gecentraliseerde beheerder

het uitwerken van het jaarlijks budget van het DG en de bijhorende uitgaven in overleg met de dienst B&BC

teneinde

bij te dragen tot het verstandig financieel beheer van zijn/haar DG

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van de gegevens bij de medewerkers in verband met binnen het DG uitgevoerde inkomsten en uitgaven

• het centraliseren van de gegevens in de budgettaire programma's binnen het DG in het kader van de opstelling en de opvolging van het budget

• het voorbereiden van budgettaire fiches en verslagen die aan de dienst B&BC overgedragen worden opdat deze het gecentraliseerde budget van de organisatie zou uitwerken

• het regelmatig opvolgen van het budget in het kader van de budgettaire controle binnen het DG

• het uitwerken van de budgettaire voorstellen en ontwerpen inzake budgettaire aanpassing wanneer er afwijkingen vastgesteld worden

 

Als

intern adviseur

instaan voor de beleidsondersteuning, begeleiding en rapportering bij de verantwoordelijke van het DG over alles wat betrekking heeft op het budget en de uitgaven van het DG

teneinde

hem/haar de kans te geven om de beleidsdoelstellingen van het DG te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het ondersteunen van de verantwoordelijke van zijn/haar DG in de ontwikkeling van de beleidsdoelstellingen

• het begeleiden van de vernieuwende procedures tijdens de invoering van de nieuwe budgettaire cyclus en van de beheerscontrole voor zijn/haar competentiedomein

• het opmaken van rapporten die relevant zijn voor het managementbeleid

• het uitbrengen van verslag bij de verantwoordelijke van het DG over wat gezegd of beslist werd binnen de dienst B&BC

• het gebruiken van het budget als hulpmiddel bij de besluitvorming en het analyseren van de budgettaire gevolgen die het kan hebben op de beleidsdoelstellingen binnen het DG

 

Als

budgettaire bemiddelaar

het helpen van de dienst B&BC tijdens de opmaak en het beheer van het jaarlijks budget en de jaarrekening van de organisatie in samenspraak met de verantwoordelijke van het DG

teneinde

bij te dragen tot het verstandig financieel beheer van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van alle nodige rapporten en nota's op vraag van de dienst B&BC

• het geven van verantwoording aan de dienst B&BC over alle budgettaire vragen binnen zijn/haar DG (bv. het aantal kilometer bezorgen dat beroepshalve afgelegd werd door de medewerkers tijdens het eerste semester)

• het bijstaan van de verantwoordelijke van zijn/haar DG en de verantwoordelijken van de verschillende directies indien ze dit vragen, om hun budgettaire noden in te schatten en te rechtvaardigen teneinde het dossier over te dragen aan de dienst B&BC

• deelnemen aan maandelijkse vergaderingen van budgettaire correspondenten die door de dienst B&BC georganiseerd worden om de overdracht van de budgettaire informatie binnen zijn/haar DG te verzekeren

• deelnemen aan de budgettaire besprekingen die plaatsvinden tussen de verantwoordelijken van de DG's en de dienst B&B om zijn/haar directeur-generaal bij te staan tijdens de verdediging van de budgettaire aanvragen bij de dienst B&BC

 

Als

interne budgettaire ondersteuning/coach

het bieden van alle vormen van ondersteuning aan de medewerkers van het DG en tussenbeide komen als coach

teneinde

ervoor te zorgen dat deze laatste hun taken gemotiveerd kunnen uitvoeren overeenkomstig de richtlijnen inzake de invoering en de uitvoering van het budget en de uitgaven, alsook van de beheerscontrole

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op vragen van medewerkers binnen de dienst (bv. beschrijvingen geven van de toe te passen procedures, enz.) en indien nodig, het contacteren van andere diensten/ organisaties om een antwoord te vinden dat aangepast is aan hun vragen

• het coachen van de medewerkers opdat ze te gelegener tijd alle uitgaven die ze tijdens het jaar hebben gedaan, zouden overhandigen teneinde het budget op te stellen

• het overhandigen van de informatie of instructies van de dienst B&BC aan de medewerkers opdat deze binnen het DG zouden toegepast worden

• het geven van begeleiding en ondersteuning aan de medewerkers via zijn/haar kennis (bv. helpen om bepaalde budgettaire documenten in te vullen) en hen bijstaan in de moeilijke dossiers (bv. samen met de medewerker het budget van deze laatste bij de inspecteur van Financiën gaan verdedigen)

• Het verspreiden van budgettaire informatie en het geven van informatie die relevant is voor de samenstelling van correcte dossiers die het vastleggen van kredieten mogelijk maken

 

Als

controleur

het nakijken van de dossiers die door de collega's van zijn/haar DG voorgelegd worden op de legaliteit van de uitgaven en het opvolgen van het budget eigen aan zijn/haar DG

teneinde

een correct vooruit gepland beheer mogelijk te maken met de strikte naleving van de gerealiseerde vastleggingen en de vereiste termijnen

 

Voorbeelden van taken

• ervoor zorgen dat de inkomsten en uitgaven correct berekend worden en dus overeenstemmen met het budget van het DG en er verslag over uitbrengen aan de hiërarchie

• het actueel houden van de budgettaire documenten in spreadsheets of boekhoudsoftware en deze controleren

• het opmaken van de budgettaire voorstellen en de bijbehorende aanpassingen tijdens de budgettaire controle

• het nakijken van de dossiers die door de colega's ingediend zijn wat betreft de legaliteit van de uitgaven en dus nakijken of deze dossiers die bij de inspecteur van Financiën ingediend werden volledig en correct waren

• het vragen van uitleg en alle vereiste aanpassingen aan de medewerker die de

 

Als

adviseur

het verlenen van advies aan zijn/haar medewerkers en aan het management in het domein waarvoor hij/zij bevoegd is

teneinde

hen relevante informatie te bezorgen

 

Voorbeelden van taken

• gedetailleerd antwoorden op de vragen van medewerkers, van de verantwoordelijke van het DG, enz.

• het geven van technisch advies en het voorstellen van maatregelen voor een beter financieel beheer aan de directeur-generaal en aan de medewerkers

• het formuleren van advies om de dienst B&BC te adviseren

• het formuleren van advies om de externe entiteiten te adviseren (inspecteur van Financiën, Rekenhof, Controleur van de vastleggingen)

• het formuleren van advies om de andere correspondenten van de andere DG's te adviseren

 

Als

coördinator

het geven van instructies aan een kleine groep boekhouders en kredietbeheerders

teneinde

ervoor te zorgen dat ze de betaling van facturen aan leveranciers of dienstverleners zouden uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• op een functionele en niet-hiërarchische manier het geven van instructies aan een kleine groep boekhouders en kredietbeheerders

• het vertalen en omzetten van de richtlijnen die de correspondent van de dienst B&BC heeft ontvangen in een duidelijkere mededeling

• het nakijken van de uitgevoerde taken

• het geven van opleidingen aan de boekhouders en kredietbeheerders na een opleiding die de correspondenten gekregen hebben van de dienst B&BC om de nieuwe richtlijnen toe te passen, enz. (bv. binnen het DG de nieuwe codificatie van de betalingen toepassen)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
dienst B&BC	verslagen, richtlijnen, vragen	divers	dagelijks
DG	vragen, advies	divers	dagelijks
medewerkers	vragen	e-mail, persoonlijk contact,	dagelijks
Insp. van Fin., rekenhof	vragen , adviezen	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
andere correspondenten	vragen, adviezen	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	e-mail, verslag	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
dienst B&BC	verslagen, vragen enz.	divers	dagelijks
DG	budgettaire informatie	verslag, contact, e-mail	dagelijks
medewerkers	vragen, instructies	e-mail, persoonlijk contact	dagelijks
Insp. van Fin., rekenhof	vragen , advies	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
andere correcpondenten	vragen, advies	e-mail, persoonlijk contact	maandelijks
interne controle	vragen, validatie van dossiers	verslag	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

hiërarchisch gezien van de directeur van het DG

functioneel gezien van de budgetverantwoordelijke van de dienst B&BC

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het signaleren van de problemen en voorstellen om een uitgave te weigeren aan de verantwoordelijke van het DG

• de inhoud van de ingediende adviezen en raadgevingen

• de eigen werkorganisatie

• het signaleren van de budgettaire aanvragen en de uitvoeringsdossiers die duidelijk in strijd zijn met de instructies

• het geven van instructies in verband met het dagelijks terugkerend werk van de boekhouders en van de kredietbeheerders

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de verlofaanvraag

• de politieke aspecten van de dossiers

• alles wat voortvloeit uit de delegatie van bevoegdheid

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving en reglementering inzake overheidsboekhouding, algemene en budgettaire boekhouding

• reglementering inzake budgettaire controle

• wetgeving en reglementering aangaande de overheidsopdrachten

• specifieke wetgeving van de betrokken DG's

 

Welke vernieuwingen

• het ontwikkelen van relevante instrumenten voor rapportering

• zorgen voor de invoering van voldoende kanalen voor rapportering met de dienst B&BC of met het DG

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

• opleidingen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.