Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA302

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Soutenir la réalisation de projets dans l'organisation

afin de

contribuer à l'implémentation de certains projets transversaux et multidisciplinaires prévus par le management

 

assister le responsable de l'organisation

afin de

contribuer à soutenir le management dans la mise en oeuvre de l'orientation, l'administration et la promotion de certaines politiques et pratiques dans le cadre de l''organisation, ainsi qu'aider à une meilleure gestion, valorisation et dispersion de l'information au sein de l'organisation

 

Finalités

En tant que

coordinateur

superviser certaines activités, synthétiser et coordonner certains rapports des experts internes et externes

afin de

contribuer à l'implémentation de certains projets transversaux (plans d'amélioration, schéma informatique directeur, etc.) et multidisciplinaires, conformément aux directives de l'administrateur général

 

Exemples de tâches

• synthétiser et collecter les avis et les remarques sur les questions des services concernés par ces projets transversaux et multidisciplinaires

• stimuler et entretenir les contacts avec les personnes ressources impliquées dans ces projets

• réaliser les rapports d'activités de ces projets et collecter les contributions des services concernés

• analyser les propositions introduites (propositions de loi, rapports d'avancement, propositions d'adaptation opérationnelle) des différents services

• contribuer, par la formulation de propositions documentées, à la mise à jour du plan d'administration

 

En tant que

conseiller stratégique

animer la réflexion préparatoire aux séminaires stratégiques

afin de

contribuer à la définition d'une politique

 

Exemples de tâches

• planifier les étapes de la réflexion, élaborer une proposition de base concernant les orientations de cette réflexion, ainsi qu'intégrer et analyser les contributions des différents intervenants dans un document écrit

• suivre des réunions concernant la préparation des séminaires stratégiques

• rédiger ou faire réviser des documents (rapports, propositions) pour la cellule stratégique, le comité de gestion, etc.

 

En tant que

conseiller interne

assister l'administrateur général dans les projets transversaux mis en oeuvre au sein de l'organisation

afin de

apporter un soutien, qu'il soit ponctuel ou récurrent, dans la réalisation des objectifs (projets) généraux de l'organisation

 

Exemples de tâches

• rechercher des informations et en faire une synthèse utile pour l'administrateur général

• formuler des propositions pour réaliser les objectifs (projets) de l'organisation

• proposer des points à inscrire à l'ordre du jour des réunions du comité de gestion et de la cellule stratégique

 

En tant que

organisateur assistant

assurer le pilotage et la coordination de différents groupes de travail

afin de

réaliser l'implémentation du projet d'amélioration ('Business Process Re-engineering') et décrire le schéma informatique directeur

 

Exemples de tâches

• planifier, concevoir, organiser et veiller au bon fonctionnement de groupes de travail

• évaluer les résultats de l'implémentation

• assurer le secrétariat des réunions, préparer les documents nécessaires, rédiger les procès-verbaux et vérifier le suivi des décisions, de même qu'en rendre compte à la direction

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
administrateur général	questions, conseils ...	informel, mail...	ad hoc
collègues	questions, conseils...	informel, mail...	ad hoc
comité de gestion	questions, conseils...	lettre...	ad hoc
autres niveaux de pouvoir	questions, conseils...	lettre, mail...	ad hoc
organisations/entreprises	questions, conseils...	lettre, mail...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
administrateur général	questions, conseils...	informel, mail...	ad hoc
collègues	questions, conseils...	informel, mail...	ad hoc
comité de gestion	notes...	lettre...	ad hoc
autres niveaux de pouvoir	questions, conseils...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions, conseils...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organes stratégiques	conseils, notes	lettre...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

l'administrateur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la définition des procédures de travail, l'organisation du travail

• l'organisation de son temps de travail et la prise de toutes les initiatives ou contacts jugés utiles

• la coordination de ses actions avec celles de ses collègues

• la décision d'alerter la hiérarchie ou de prendre seul les mesures adéquates

• la gestion de ses dossiers et projets

• la préparation et l'organisation des réunions et des rencontres que l'agent estime opportunes et nécessaires

• la gestion de la forme et du format des rapports rédigés

• la participation à des réunions extérieures (représentation, engagement)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les relations avec la tutelle

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

pas d'application

 

Budget de travail propre

pas d'application

 

Autres données quantitatives

1. pas d'application

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives de l'administrateur général

 

Quelles innovations

• développement de procédures de travail plus adaptées

• suggestions de modifications au sein de son organisme en fonction des besoins spécifiques

 

Sur base de quel cadre de référence

• propre expérience personnelle, formation

• systèmes existants

• expériences dans des fonctions précédentes

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.