Identificatie van de functie

Functiecode : DSA302

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het ondersteunen van de realisatie van projecten in de instelling

teneinde

bij te dragen tot de implementatie van bepaalde transversale en multidisciplinaire projecten die door het management werden voorzien.

 

Het assisteren van de verantwoordelijke van de instelling

teneinde

enerzijds bij te dragen tot de ondersteuning van het management bij het realiseren van de oriëntatie, het bestuur en de bevordering van bepaalde beleidslijnen en -praktijken in het kader van de instelling, en anderzijds bij te dragen tot een beter beheer, een betere valorisatie en een betere verspreiding van informatie binnen de instelling.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het superviseren van bepaalde activiteiten, en het synthetiseren en coördineren van bepaalde rapporten van de interne en externe deskundigen

teneinde

bij te dragen tot de implementatie van bepaalde transversale projecten (BPR (Business Process Reengineering), het informaticastuurplan, ... en van bepaalde multidisciplinaire projecten, overeenkomstig de richtlijnen van de administrateur-generaal

 

Voorbeelden van taken

• het synthetiseren en inwinnen van adviezen en bemerkingen over de vragen van de diensten die betrokken zijn bij deze transversale en multidisciplinaire projecten

• het stimuleren en onderhouden van contacten met de contactpersonen die bij deze projecten betrokken zijn

• het realiseren van de activiteitenrapporten van deze projecten en het bundelen van de bijdragen van de betrokken diensten

• het analyseren van de ingediende voorstellen (wetsvoorstellen, voortgangsrapporten, voorstellen tot operationele aanpassingen) die afkomstig zijn van de verschillende diensten

• bijdragen tot het bijwerken van het bestuursplan door het formuleren van gedocumenteerde voorstellen

 

Als

beleidsadviseur

het begeleiden van de reflectiemomenten tot voorbereiding van de strategische seminaries

teneinde

bij te dragen tot het vastleggen van een beleid

 

Voorbeelden van taken

• het plannen van de reflectiemomenten, het uitwerken van een basisvoorstel over de oriëntaties van deze reflectie, het integreren en analyseren van de bijdragen van de verschillende interveniënten in een geschreven document

• het volgen van vergaderingen over de voorbereiding van de strategische seminaries

• het opstellen of laten nakijken van documenten (rapporten, voorstellen) voor de beleidscel, voor het beheerscomité, ...

 

Als

intern raadgever/adviseur

het bijstaan van de administrateur-generaal bij de transversale projecten die binnen de instelling worden ondernomen

teneinde

gerichte of terugkerende steun te verlenen bij het realiseren van de algemene doelstellingen (projecten) van de instelling

 

Voorbeelden van taken

• het opzoeken van inlichtingen en er voor de administrateur-generaal een nuttige synthese van maken

• het formuleren van voorstellen om de doelstellingen (projecten) van de instelling te realiseren

• het voorstellen van de punten die op de agenda van de vergaderingen van het beheerscomité en van de beleidscel moeten worden geplaatst

 

Als

organisator (assistent)

het verzekeren van de begeleiding en de coördinatie van de verschillende werkgroepen

teneinde

de implementatie te realiseren van de Business Process Reengineering en het informaticastuurplan te beschrijven

 

Voorbeelden van taken

• het plannen, ontwikkelen, organiseren en toezien op het goed functioneren van de werkgroepen

• het evalueren van de resultaten van de implementatie

• het verzekeren van het secretariaat van de vergaderingen: het voorbereiden van de nodige documenten, het opstellen van de notulen en het nakijken van de opvolging van de beslssingen en het geven van rekenschap aan de overste

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
administrateur-generaal	vragen, advies, ...	informeel, per e-mail	ad hoc
collega's	vragen, advies	informeel, per e-mail	ad hoc
beheerscomité	vragen, advies	per brief	ad hoc
andere beslissingsniveaus	vragen, advies	per e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen, advies	per e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
administrateur-generaal	vragen, advies	informeel, per e-mail	ad hoc
collega's	vragen, advies	informeel, per e-mail	ad hoc
beheerscomité	Nota's	per brief	ad hoc
andere beslissingsniveaus	vragen, advies	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	vragen, advies	per brief, e-mail ...	ad hoc
beleidsorganen	advies, nota's	per brief	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de administrateur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het vastleggen van de werkprocedures en de organisatie van het werk

• het organiseren van zijn/haar werktijd en het nemen van alle nuttig geachte initiatieven of contacten

• het coördineren van zijn/haar activiteiten met die van zijn/haar collega's

• de beslissing om de hiërachie te alarmeren of om zelf de geschikte maatregelen te nemen

• het beheer van zijn/haar projecten en dossiers

• het voorbereiden en organiseren van de vergaderingen en ontmoetingen die door het personeelslid opportuun en nuttig worden geacht

• het beheren van de vorm en van het formaat van de opgestelde rapporten

• deelname aan externe vergaderingen: vertegenwoordiging, betrokkenheid

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de contacten met de voogdijoverheid

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

niet van toepassing

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. niet van toepassing

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• richtlijnen van de administrateur-generaal

 

Welke vernieuwingen

• het uitwerken van meer passende werkmethodes

• suggereren om wijzigingen aan te brengen binnen de instelling en dit in functie van specifieke noden

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen beroepservaring, opleiding

• bestaande systemen

• ervaringen in de vorige functies

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.