Adviseur reglementering en verdragen - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DJU008
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 09. Juridische Normen en Geschillen (JU)
Doel van de functie
Instaan voor het beheer en de coördinatie van de dienst Verdragen
teneinde
bij te dragen tot het optimaal bereik van de doelstellingen van de dienst, dwz.(1) het geheel van procedures, formeel vereist voor het sluiten van verdragen door België tot een goed einde te brengen;(2) er over te waken dat België zijn verplichtingen nakomt als depositaris van een 90-tal verdragen;(3) de inventaris bij te houden van verdragen die België gesloten heeft, evenals van de lopende procedures teneinde informatie te kunnen verstrekken aan diensten en publiek over de stand van zaken mbt. verdragsrechtelijke relaties van België. De opdrachten vervullen met eerbied voor de bestaande wetgeving, en dit door optimaal gebruik te maken van de menselijke en materiële middelen die beschikbaar zijn teneinde de behoorlijke werking van de dienst en zijn interactie met andere interne en externe actoren te verzekeren.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendede werkzaamheden van de dienst plannen en coördineren
teneinde
te bereiken dat de normen en doelstellingen van de dienst verwezenlijkt worden
Voorbeelden van taken
- taken organiseren en opvolgen, voorrang bepalen
- concrete instructies, opdrachten of de verantwoordelijkheden aan de medewerkers bezorgen en informeren
- resultaten verbeteren en opvolgen
- het formuleren van de strategie van de dienst en de implementatie ervan
- hertalen van de strategie op operationeel niveau
Alscoachde medewerkers begeleiden en adviseren
teneinde
bij te dragen tot hun vorming
Voorbeelden van taken
- nieuwkomers begeleiden en de procedures toelichten
- de medewerkers begeleiden en constructieve feed-back over hun functioneren geven
- voorstellen voor de permanente opleiding van de medewerkers formuleren
- erop toezien dat in de dienst een teamgeest groeit
Alsdeskundige/specialisthet schriftelijk en mondeling beantwoorden van vragen van de diensten van de FOD, andere FOD's, onze ambassades, ambassades van andere staten, derden, m.b.t. verdragenrecht sensu lato, een parlementaire instemmings-en ratificatieprocedure
teneinde
aanvragers vooruit te helpen in hun eigen werkzaamheden
Voorbeelden van taken
- het in ontvangst nemen van vragen
- de nodige opzoekingen doen
- het formuleren van een mondeling of schriftelijk antwoord
Alscoördinatorhet opvolgen van zijn/haar verplichtingen als depositaris van verdragen en instaan voor het vervullen van de nodige en organisatorische handelingen dienaangaande
teneinde
te garanderen dat in elke fase de dossiers volledig zijn en de nodige documenten/gegevens beschikbaar zijn.
Voorbeelden van taken
- het uitvoeren van een veelheid aan taken met behulp van medewerkers m.b.t.zijn/haar verplichtingen als depositaris van verdragen (ontvangst van instrumenten van andere staten, opzeggingen en elke andere mededeling van verdragssluitende staten, notificatie hiervan aan andere partijen, het opstellen van PV's, publicatie in Staatsblad). Het zelf behandelen van ingewikkeldere problemen m.b.t. depositaris-verplichtingen.
- contact onderhouden of opnemen met verschillende interveniënten m.b.t.zijn/haar depositarisverplichtingen (ambassades van andere staten, diensten van de FOD, internationale organisaties, onze ambassades).
- bijstand verlenen aan medewerkers m.b.t. de hun toevertrouwde taken.
Alsdeskundige/specialistde formele procedures inzake het sluiten van verdragen door België stipt opvolgen en instaan voor het vervullen van de nodige en organisatorische handelingen dienaangaande
teneinde
te garanderen dat in elke fase van de instemmings-en ratificatieprocedure, de dossiers volledig zijn en de nodige documenten beschikbaar zijn.
- het uitvoeren van een veelheid aan taken m.b.t. de ondertekening van verdragen, de instemmings-en ratificatieprocedure met behulp van medewerkers volgens hun beschikbaarheid en competenties (de opstelling van de ondertekeningsvolmacht, de voorbereiding van de federale instemmingsprocedure, de samenstelling van het dossier voor de Ministerraad, de Raad van State, de Senaat, de voorbereiding van de ratificatie, publicatie in het Staatsblad, registratie bij de UNO, ...).
- Het zelf behandelen van ingewikkeldere problemen m.b.t. de instemmings-en ratificatieprocedure.
- contact onderhouden of opnemen met verschillende interveniënten m.b.t. de ondertekening van verdragen, instemmings-en ratificatieprocedure, (ambassades van andere staten, diensten van de FOD, andere FOD's, Gewesten en Gemeenschappen, het Kabinet van de Minister, het Secretariaat van de Ministerraad, ...). Het bijwonen van de Werkgroep Gemengde Verdragen, en elke andere vergadering m.b.t.. de op te volgen materie. Het bijwonen van ondertekeningsceremonie verdragen.
- bijstand verlenen aan medewerkers m.b.t. de hun toevertrouwde taken.
Alsinformatieverstrekkerinlichtingen verschaffen m.b.t. de stand van zaken van de lopende instemmings-en ratificatieprocedure en m.b.t. verdragen die voor ons land van toepassing zijn aan de diensten van de FOD, andere FOD's, Gemeenschappen en gewesten, burgers, advocaten, rechterlijke macht, bedrijven, ambassades van andere staten
teneinde
hen vooruit te helpen in hun werkzaamheden
Voorbeelden van taken
- Het in ontvangst nemen van vragen
- De nodige opzoekingen doen
- Het schriftelijk of mondeling formuleren van een antwoord.
Alsgegevensbeheerderinstaan voor de inventaris van verdragen en de stand van zaken van procedures.
teneinde
diensten en derden in te kunnen lichten en hen vooruit te helpen in hun werkzaamheden.
Voorbeelden van taken
- het bijhouden met behulp van medewerkers van een gegevensdatabank en van een inventaris van verdragen die België gesloten heeft evenals van de lopende instemmings-en ratificatieprocedures.
- bijstand verlenen aan medewerkers m.b.t. de hun toevertrouwde taken.
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Diensten van de FOD
|
voorbereidend instemmingsdossier
|
nota's, verbale nota's, depêches, mails en papieren doc...
|
wekelijks
|
de Ambassades
|
info m.b.t. procedure
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
ambassades van andere landen
|
info m.b.t. procedure/ontwerp
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Senaat
|
drukproef
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Staatsblad
|
drukproef
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
hiërarchische meerdere
|
op te sporen info, vraag om ondersteuning
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Externen + Diensten van de FOD
|
vraag om inlichtingen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Diensten van de FOD
|
verwerkte gegevens m.b.t. procedure
|
nota's, verbale nota's, depêches, mails en papieren doc
|
dagelijks
|
onze Ambassades
|
verwerkte gegevens m.b.t. procedure
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
ambassades van andere landen
|
verwerkte gegevens m.b.t. procedure/voorbereid verdrag
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Senaat
|
nagelezen drukproef
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Staatsblad
|
nagelezen drukproef
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
hiërarchische meerdere
|
info m.b.t. verwerkte gegevens van de procedure
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Externen + Diensten van de FOD
|
info m.b.t. verwerkte gegevens van de procedure
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
President N
Directeur-generaal Juridische Zaken N-1
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- Het gebruik van zijn/haar tijd
- de organisatie van het werk
- Mondelinge / schriftelijke antwoorden (info) m.b.t. de stand van zaken
- de opvolging en uitvoering van de dagdagelijkse taken van de dienst
De functie moet autorisatie vragen voor
- verlof, verminderde prestaties
- het versturen van bepaalde documenten
- acties met financiële implicaties
- acties ondernemen die het dagdagelijkse beheer van de dienst overstijgen en die mogelijk een politieke weerslag kunnen hebben
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1,223,389,000
Eigen werkbudget
0
Andere kwantitatieve gegevens
1. 0
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Bijzondere Wet inzake de hervorming der instellingen
- Verdragen van Wenen (inzake verdragenrecht)
Welke vernieuwingen
- de verbetering van de interne procedureregels om de procedure vlotter te laten verlopen
- databank voeden en meer gegevens ter beschikking stellen op de website
- meewerken aan het wegwerken van de achterstand m.b.t. instemming en ratificatie van verdragen
- verbetering van de werking van het team
Gebaseerd op welk referentiekader
- Veranderingen aan de reglementering van de UNO
- Veranderingen aan het Internationaal verdragsrecht
- Herziening van de Grondwet en wijzigingen aan de samenwerkingsakkoorden (nieuwe procedures, ...
|