Identificatie van de functie

Functiecode : DSA092

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het adviseren, informeren en bijstaan, vanuit strategisch en operationeel oogpunt, van de voorzitter van het directiecomité bij de verwezenlijking van zijn/haar taken

teneinde

bij te dragen tot de uitwerking en de realisatie van de doelstellingen in zijn/haar managementplan.

 

Instaan voor de coördinatie van de dossiers die opgemaakt zijn door de verschillende directies-generaal en stafdirecties van het departement (de behandelde materies zijn heel gevarieerd: internationaal beleid, ontwikkelingssamenwerking, buitenlandse handel, Europese zaken, de protocolkwestie, bilaterale en multilaterale relaties, het nationaal veiligheidsagentschap, de dienst adel, het beheer van juridische geschillen, personeelsbeheer, budgetbeheer, de veiligheid van de gebouwen, de personen en de informatie in Brussel en in de diplomatieke posten, enz.)

teneinde

de coherentie in het door en binnen de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking gevoerde beleid te garanderen.

 

Het behandelen van punctuele dossiers die toevertrouwd zijn aan de voorzitter (de behandelde materies zijn heel gevarieerd: internationaal beleid, ontwikkelingssamenwerking, buitenlandse handel, Europese zaken, de protocolkwestie, bilaterale en multilaterale relaties, het nationaal veiligheidsagentschap, de dienst adel, het beheer van juridische geschillen, personeelsbeheer, budgetbeheer, de veiligheid van de gebouwen, de personen en de informatie in Brussel en in de diplomatieke posten, enz.)

teneinde

de voorzitter te ondersteunen bij zijn/haar taken.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsadviseur

het informeren, adviseren en bijstaan, vanuit strategisch en operationeel oogpunt, van de voorzitter van het directiecomité

teneinde

hem/haar bij te staan bij de uitwerking van zijn/haar managementplan en bij het efficiënt beheer van het departement door een coherent en doeltreffend beleid te voeren

 

Voorbeelden van taken

• het voorstellen van beleidsrichtlijnen inzake het internationaal beleid, buitenlandse handel, ontwikkelingssamenwerking en Europese zaken; het vertalen ervan in doelstellingen die moeten worden toegevoeegd aan het managementplan en uitenidelijk in operationele doelstellingen

• instaan voor de opvolging van de dossiers en e-mails die aan de voorzitter of via de bemiddelaar van de voorzitter aan de minister worden voorgelegd, alsook adviseren hieromtrent; het controleren van de vorm en de inhoud

• het vertegenwoordigen van de voorzitter op interne of externe vergaderingen

• het uitwerken van nota's en instructies met betrekking tot het algemeen beleid van de FOD

• beroep doen op de expertise van de medewerkers, het geven van formeel en informeel advies

 

Als

coördinator

het informeren, bijstaan en adviseren van de voorzitter en het beleggen van de nodige coördinatievergaderingen

teneinde

bij te dragen tot een efficiënt en coherent beleid in een of meerdere essentiële domeinen en/of m.b.t. het beheer van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking

 

Voorbeelden van taken

• het detecteren en signaleren van problemen inzake de interne coördinatie en coherentie, en het nemen van initiatieven om deze op te lossen

• het verspreiden van informatie naar de directies-generaal en/of stafdirecties toe

• het verzamelen en synthetiseren van informatie die afkomstig is van de directies

• het coördineren en opvolgen van parlementaire vragen

• het superviseren en analyseren van de dossiers die opgesteld zijn door de directies-generaal en de stafdirecties

 

Als

secretaris van het directiecomité

het verzorgen van het secretariaat van het directiecomité

teneinde

de leden in staat te stellen om efficiënt en doeltreffend te vergaderen

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden, opstellen en versturen van de agenda van de wekelijkse zittingen, in overleg met de leden en de voorzitter

• het bewaken van de kwaliteit (vorm en inhoud) van de aan te leveren dossiers; zorgen voor het vlot verloop van de zittingen van het directiecomité (het tijdig oproepen van experts, enz.)

• het opstellen en verspreiden van het verslag van de zittingen

• het opvolgen van de genomen beslissingen

• het verzorgen van de communicatie van de genomen beslissingen

 

Als

dossierbeheerder

het voorbereiden en opstellen en opvolgen van de dossiers in de bevoegdheidsdomeinen van de FOD (de behandelde materies zijn heel gevarieerd: internationaal beleid, ontwikkelingssamenwerking, buitenlandse handel, Europese zaken, de protocolkwestie, bilaterale en multilaterale relaties, het nationaal veiligheidsagentschap, de dienst adel, het beheer van juridische geschillen, personeelsbeheer, budgetbeheer, de veiligheid van de gebouwen, de personen en de informatie in Brussel en in de diplomatieke posten, enz.)

teneinde

de voorzitter toe te laten zijn/haar mandaten uit te oefenen als vertegenwoordiger van de minister en de FOD en als vertegenwoordiger van de regering in openbare instellingen

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van beleidsnota's, synthesenota's en processen-verbaal

• het superviseren en analyseren van de standpunten en de dossiers van de directies-generaal en de stafdirecties, de diplomatieke posten en externe actoren; het opstellen van commentaren, adviezen en suggesties t.a.v. de voorzitter van het directiecomité

• het controleren van de stukken die ter ondertekening worden voorgelegd aan de voorzitter

• het verzekeren van de samenwerking met andere betrokken diensten; het coördineren van de overlegcontacten met de medewerkers/betrokkenen/interne en externe netwerken

 

Als

organisator

instaan voor de organisatie en opvolging van de contactdagen met het personeel, met name de jaarlijkse diplomatieke contactdagen

teneinde

de noodzakelijke informatie-uitwisseling tot stand te brengen voor het personeel, dat tewerkgesteld is in de diplomatieke en consulaire posten in het buitenland en in het hoofdbestuur

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van een programma in overleg met de voorzitter, de directies en de beleidscellen

• het coördineren en verzekeren van de goede uitvoering van het programma in overleg met de betrokken interne en externe diensten

• het opvolgen en communiceren van de resultaten van de contactdagen

• het voorbereiden van de presentaties en redevoeringen van de voorzitter

 

Als

veranderingsagent

het voorstellen, nemen of ondersteunen van veranderingsinitiatieven

teneinde

bij te dragen tot de modernisering van de FOD en tot de verbetering van de werking ervan

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan of het leiden van een verbeterproject

• meewerken aan projecten ter ondersteuning van het management van de FOD

• waken over de coördinatie en de ondersteuning van het management

• het volgen van opleidingen ad hoc

• het nemen of ondersteunen van communicatie-initiatieven in verband met de veranderingsprojecten binnen de FOD

 

Als

redactielid

het opstellen en vertalen van allerlei soorten teksten (verslagen, interne instructies, voorbereidende nota's voor een onderhoud, een bezoek, een officiële ontmoeting, enz.)

teneinde

bij te dragen tot een doeltreffende communicatie van de voorzitter

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van presentaties en toespraken voor de voorzitter

• het opstellen van verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten die geleid worden door de voorzitter

• het uitwerken of reviseren van de communicatie

• het opstellen of corrigeren van de interne geschreven communicatie (informatiebreif Egmont Flash, jaarverslag, enz.)

• het opstellen van administratieve teksten (instructies aan de directies, de diensten, het personeel, de posten, enz.)

 

Als

projectleider

het leiden van verbeterprogramma's die binnen de diensten van de voorzitter gerealiseerd worden

teneinde

erover te waken dat de projecten binnen de afgesproken termijn geïmplementeerd kunnen worden

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van het plan van aanpak en de opvolgingstabel

• het opvolgen van de verschillende stappen van het project

• het houden van coördinatievergaderingen met de betrokken diensten en het PMO-team (Program Management Office)

• het informeren van het directiecomité

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité: N

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.