Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA092

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Conseiller, informer et assister, d'un point de vue stratégique et opérationnel, le président du comité de direction dans l'accomplissement de ses missions

afin de

contribuer à l'élaboration et à la réalisation des objectifs figurant dans son plan de management.

 

Assurer la coordination des dossiers produits par les différentes directions générales et directions d'encadrement du département (les matières traitées sont très variées : politique internationale, coopération au développement, commerce extérieur, Affaires européennes, question du protocole, relations bilatérales et multilatérales, agence nationale de sécurité, service de la noblesse, gestion des contentieux juridiques, gestion du personnel, gestion budgétaire, la sécurité des bâtiments, des personnes et des informations à Bruxelles et dans les postes diplomatiques ....)

afin de

garantir la cohérence de la politique menée par et au sein du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.

 

Traiter des dossiers ponctuels confiés au président (les matières traitées sont très variées : politique internationale, coopération au développement, commerce extérieur, Affaires européennes, question du protocole, relations bilatérales et multilatérales, agence nationale de sécurité, service de la noblesse, gestion des contentieux juridiques, gestion du personnel, gestion budgétaire, la sécurité des bâtiments, des personnes et des informations à Bruxelles et dans les postes diplomatiques ....)

afin de

seconder ce dernier dans ses tâches

 

Finalités

En tant que

conseiller politique

informer, conseiller et assister, d'un point de vue stratégique et opérationnel, le président du comité de direction

afin de

l'aider à élaborer son plan de management et à gérer efficacement le département en menant une politique cohérente et efficace

 

Exemples de tâches

• proposer des lignes directrices de politique en matière de politique internationale, de commerce extérieur, de coopération au développement et d'affaires européennes, les traduire en objectifs à insérer dans le plan de management et, enfin, en objectifs opérationnels

• assurer le suivi des dossiers et des courriers électroniques soumis au président ou soumis au ministre par l'intermédiaire du président, de même que donner des conseils sur ceux-ci. En vérifier la forme et le fond.

• représenter le président à des réunions internes ou externes

• rédiger des notes et des instructions relatives à la politique générale du SPF

• solliciter les expertises auprès des collaborateurs, donner des avis formels et informels.

 

En tant que

coordinateur

informer, assister et conseiller le président, de même qu'organiser les réunions de coordination nécessaires

afin de

contribuer à une politique efficace et cohérente dans un ou plusieurs domaines fondamentaux et/ou relevant de la gestion du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement

 

Exemples de tâches

• détecter et signaler des problèmes de coordination et de cohérence internes, ainsi que prendre des initiatives pour les résoudre

• diffuser des informations vers les directions générales et/ou les directions d'encadrement

• collecter et synthétiser des informations émanant des directions

• coordonner et assurer le suivi des questions parlementaires

• superviser et analyser les dossiers de fond produits par les directions générales et les directement d'encadrement

 

En tant que

secrétaire du comité de direction

assurer le secrétariat du comité de direction

afin de

permettre aux membres de se réunir de manière efficiente et efficace

 

Exemples de tâches

• préparer, rédiger et envoyer les points à l'ordre du jour des séances hebdomadaires, en concertation avec les membres et le président

• veiller à la qualité (sur le fond et la forme) des dossiers à présenter et assurer le bon déroulement du comité de direction (appeler les experts à temps par exemple)

• rédiger et distribuer le compte rendu des séances

• assurer le suivi des décisions prises

• veiller à la communication des décisions prises

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

préparer, établir et suivre des dossiers dans les domaines relevant des compétences du SPF (les matières traitées sont très variées : politique internationale, coopération au développement, commerce extérieur, Affaires européennes, question du protocole, relations bilatérales et multilatérales, agence nationale de sécurité, service de la noblesse, gestion des contentieux juridiques, gestion du personnel, gestion budgétaire, la sécurité des bâtiments, des personnes et des informations à Bruxelles et dans les postes diplomatiques ....)

afin de

permettre au président d'exercer ses mandats en tant que représentant du ministre et du SPF et en tant que représentant du gouvernement dans les institutions publiques

 

Exemples de tâches

• rédiger des notes stratégiques, des notes de synthèse et des procès-verbaux

• supervision et analyse des positions et des dossiers de fond des directions générales et des directions d'encadrement, des postes diplomatiques et acteurs externes; rédaction de commentaires, d'avis et de suggestions à l'attention du président du comité de direction

• contrôle des pièces soumises à la signature du président

• assurer la coopération avec d'autres services concernés. Coordonner des contacts.concertation avec les collaborateurs / personnes concernées / réseaux internes et externes.

 

En tant que

organisateur

être responsable de l'organisation et du suivi des journées de contact avec le personnel, notamment les journées de contact diplomatiques annuelles

afin de

réaliser l'échange d'information nécessaire pour le personnel affecté aux postes diplomatiques et consulaires à l'étranger et à l'administration centrale

 

Exemples de tâches

• élaborer un programme en concertation avec le président, les directions et les cellules stratégiques

• coordonner et s'assurer de la bonne exécution du programme en concertation avec les services concernés, tant en interne qu'en externe

• suivre et communiquer les résultats des journées de contact

• préparer les présentations et discours du Président

 

En tant que

responsable du changement

proposer, prendre ou soutenir des initiatives en faveur du changement

afin de

contribuer à la modernisation du SPF et à l'amélioration de son fonctionnement

 

Exemples de tâches

• collaborer ou diriger un projet d'amélioration

• collaborer à des projets en soutien du management du SPF

• veiller à la coordination et au soutien du management

• suivre des formation ad hoc

• prendre ou soutenir des initiatives de communication en rapport avec les projets de changement au sein du SPF

 

En tant que

rédacteur

rédiger et traduire toutes sortes de textes (rapports, instructions internes, notes préparatoires en vue d'un entretien, d'une visite, d'une rencontre officielle, etc...)

afin de

contribuer à une communication efficace du président

 

Exemples de tâches

• élaborer des présentations et des discours pour le président

• rédiger des rapports de réunions et d'entrevues dirigées par le président

• élaborer ou réviser des actions de communication

• rédiger ou corriger les communications écrites internes (lettre d'information Egmont flash, rapport annuel, etc.)

• rédiger des textes administratifs (instructions aux directions, services, personnel, postes, etc.)

 

En tant que

responsable de projet

diriger des programmes d'amélioration réalisés dans les services du président

afin de

s'assurer que les projets puissent être implémentés dans les délais impartis

 

Exemples de tâches

• rédiger le plan d'action et le tableau du suivi

• suivre les différentes étapes du projet

• tenir des réunions de coordination avec les services concernés et l'équipe Programme Management Office

• informer le comité de direction

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	questions écrites	contact personnel	quotidien
cellules stratégiques	instructions, questions	note, e-mail, oral	quotidien
président	législation (loi, AR, AM ...	en tant que dossier	ad hoc
ambassades étrangères	décisions,questions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
postes belges à l'étranger	questions, propositions	réunion, groupe de pilotage	quotidien
autres directions et services	questions, propositions, candidatures	par lettre, e-mail ...	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres directions et services	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
autres serv. publ. féd.	avis écrits	contact personnel	quotidien
cellules stratégiques	propositions, questions ou décisions	note, mail	quotidien
président	questions orales	contact personnel	quotidien
postes à l'étranger	décisions	réunion, groupe de pilotage	quotidien
ambassades étrangères	décisions	circulaire, e-mail ...	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction : N

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation de son travail

• les informations, les questions et les réponses vers les autres directions générales et les directions d'encadrement

• faire modifier les dossiers et les courriers électroniques soumis au président dont il juge la qualité insuffisante

• l'organisation de réunions de coordination avec les représentants (hauts fonctionnaires) des différents directions générales et directions d'encadrement

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la diffusion ou la défense des positions qui ont des répercussions importantes

• les voyages de service

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation ou instructions spécifiques dans les domaines de base ou de gestion

• réglementation concernant l'utilisation du budget

• réglementations internes (ordres de service par exemple)

 

Quelles innovations

• amélioration interne sur le plan de l'approche et de l'organisation du travail

• coordination et conduite des projets (d'amélioration) au niveau des domaines à suivre

• suggestions au président pour l'amélioration de l'organisation et du fonctionnement du SPF dans le domaine respectif

• participation à des projets concrets ou collaboration à des projets transversaux des SPF comme chef de projet ou comme collaborateur (par exemple, émanant du SPF Personnel et Organisation)

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan de management du SPF, du président, des directeurs des services d'encadrement et des directeurs généraux

• décisions du comité de direction et du management

• politique du budget et du personnel de l'Administration fédérale

• projets d'amélioration ('business process management')

• réunions d'équipe, expérience personnelle

 

Profil de compétences génériques

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